Sistema
De ventas y cuentas a cobra

1. Objetivos:
   Tiene por objetivo administrar la gestión comercial de la empresa;
   Se
   Trata de la emisión de la documentación que ampara las operaciones
   (fundamentalmente remitos y facturas), la actualización de los registros
   Que se ven afectados por ellas (Ctas. Ctes. Y documentadas y stock). En
   Base a los mismos generar subdiarios más le respectivo asiento resumen
   Para el libro diario.
2. Aspectos
   Importantes: ciertos aspectos con convenientes para el análisis de un
   Sist. De ventas y cuentas a cobrar.

A-Que el sistema admita tanto operaciones en moneda
Nacional como en moneda extranjera

B-Integración de sus módulos componentes

C-Facturar sin nota de pedido

D-Opciones de facturación en línea o en lote, que
Permita facturar:

-Sobre la base
De Notas de Pedido previamente confeccionadas;

-ante la
Recepción de una Orden de Compra del cliente;

-para casos
Que el cliente solicite y retire la mercadería en el momento.

3. Al facturar se puedan incluir
Adicionales como fletes, impuestos, descuentos, etc

4. Opciones para consignar un domicilio de entrega
Distinto del domicilio comercial del cliente, datos del expreso de transporte
Por el cual se va a realizar.

5. Facturación en línea, se debe contar con un módulo de
Administración de pedidos que permitan facturar aquellos que quedaron
Pendientes una vez que se solucione los impedimentos de los mismos.

6. Posibilidad de liquidar comisiones a los vendedores,
Según zonas comerciales y productos distintos

7. Generar informe para la gestión

Emisión
De documentos

Facturas,
Facturas proforma, recibos, notas de débito y crédito, en nuestro país estos
Formularios deben regirse por medio de lo establecido en la Administración
Federal de Ingresos Públicos.

Se
Recomienda la utilización de Hojas de Ruta, en el caso de facturación en línea
Los listados de pedidos con los detalles que este conlleve.

Archivossistema hará uso de una serie
De archivos:

-Lista de precios-Clientes-Vendedores-Pedidos-Saldos
En cta.
Cte., Transacciones

Módulos
Adicionales

Ventas y cuentas a cobrar cuentan
Con módulos optativos para administrar, como documentos a cobrar y cheques
Diferidos; en caso de cancelarse una deuda en cta. Cte. Con alguno de estos dos
Tipos de doc. El sistema genera automáticamente la cancelación de la deuda o el
Alta del doc.

Estructura
Del sistema

Actualmente los proveedores de
Software agrupan (ventas, ctas. Cte. Ctas., 
Documentadas) en subsistemas o módulos, por ejemplo en Administración de
Clientes, Adm. De Vendedores, Cuentas documentadas, etc. Los archivos de
Artículos como los de existencia en stock, se encuentran en el Sistema de
Stocks. El motivo es que estos archivos estarán afectados, serán consultados
Y/o actualizados; en el sector de ventas, compras o producción.

Módulos
Del sistema

-Módulo
De Administración de Clientes: tiene por objeto  la adm. De datos fijos de los clientes, como
Nº de cliente, apellido y nombre, domicilio, teléfono, etc. La correcta
Administración permitirá realizar adecuadamente las funciones principales del sistema
De ventas y cuentas a cobrar. En gral. Este módulo trabaja con archivos que
Contienen información poco volátil. Archivo poco volátil es aquel que sufre
Pocas variaciones en la tarea de mantenerlo permanentemente actualizado.

Los
Archivos de estas carácterísticas generalmente forman parte de los denominados
Maestros.

Muchos
Archivos Maestros contienen Info relativamente fija y estable, son
Frecuentemente consultados y debe evitarse su desactualización. Listados que
Emite: altas, bajas y modificaciones, padrón de clientes, etiquetas para el
Envío de correspondencia a clientes.

-Módulos
De adm. De los artículos: El objeto es administrar la Info relativa a diversos
Atributos de los productos que la empresa comercializa, útiles para realizar
Las tareas de Ventas. Estos atributos se refieren al stock, precios, impuestos,
Etc.Entre las funciones se destacan altas, bajas y modificaciones
Referidas a la descripción de artículos, depósitos y listas de precios.
Listados que emite: Maestro de artículos, lista de precios, precios de las
Ultimas compras, listados por excepción. Archivos: art. Stock. Lista de
Precios.

-Módulo
De adm. De vendedores: tiene por objeto liquidar comisiones ganadas por los
Vendedores de la empresa, originadas por ventas o cobranzas.

Entre
Sus funciones destacamos altas, bajas, modificaciones de vendedores,
Liquidaciones de comisiones por ventas o cobranzas, condiciones contractuales.

El archivo
Maestro es Vendedores; contiene cód. De vendedor, apellido y nombre, zona, etc.
Listados que emite: comisiones por vendedores. Comisiones liquidadas en
Determinados periodos. Maestro de vendedores, altas, bajas y modificaciones.

-Módulo
De Adm. De Pedidos y Fact.: el objetivo es calcular y emitir los
Comprobantes (remitos, fact, ND, NC, hoja de ruta) que se originan durante la
Gestión comercial de la empresa, también mantener actualizados los registros
Relativos al procesamiento de los pedidos de los clientes y su estado.
Funciones más importantes: Administración de las cuentas a cobrar, Control formal (Consisten en la
Verificación de la existencia del cliente, como correcciones en los precios,
Que los códigos de artículos coincidan con su descripción, condiciones de pago,
Plazos de entrega, garantías, etc, es decir, control de que las formas de la
Operación se realicen dentro de los marcos previamente delimitados por la
Dirección) Control de créditos
(Fija un límite de crédito máximo a otorgar a cada cliente , de forma tal de
Proteger a la empresa del riesgo de insolvencia. Este control persigue el
Objeto de otorgar crédito solo a aquellos clientes que se encuentren en
Condiciones operativas de pagarlo en cantidad y oportunidad adecuada. Verifica la
No existencia de atrasos en las cobranzas de ventas anteriores que signifiquen
La no aprobación de pedidos, y que el límite de crédito no sea vulnerado.)
Control de Stock (Tiene por objeto permitir efectuar, una vez que el pedido
Se encuentre aprobado en cuanto a crédito y a sus aspectos formales, la
Correspondiente reserva de mercaderías en los registros de stock que impida que
Estos denoten una situación de disponibilidad distinta a la real. La baja
Física de stock solo será realizada ante la emisión de remito.)

Una
Carácterística de este módulo es la de generar y utilizar archivos de
Transacciones, no trabaja con archivos maestros, aquellos que nacen con la
Carga de los datos de los pedidos de los clientes y luego de un proceso de
Control, permiten generar remitos, fact, ND, NC, hoja de ruta, etc.  Integración con otros módulos: Actualiza luego
De la emisión de comprobantes los archivos de los módulos. A) Ctas.Ctes. B) Admin. De artículos

Listados de operaciones realizadas: a)
Pedidos pendientes b)Pedidos despachados c) remitos pendientes de facturación
D) ítems facturados

–Modulo de cobranzas y ctas. Ctes.:
Tiene por objeto administrar las ctas. Ctes. De la empresa, manteniendo
Actualizados sus saldos y su composición en función de los comprobantes
Pendientes de cancelación. Los tipos de comprobantes que generalmente permiten
La aplicación de débitos y créditos con los recibos y las NC. Este modulo recibe
Información de del modulo de admin. De pedidos y facturación, relativos a
Facturas, ND y NC emitidas. Operaciones que se realizan bajo su ámbito:
Emisión y procesamiento de R, captura de datos necesarios para su
Funcionamiento de los archivos de operaciones emitidas a través del modulo de
Admin de pedidos y fact. Admin de las cuentas a cobrar en cta. Cte. De la
Empresa. Salidas que emite: RC, Resumen de cuenta, analítico de cuenta,
Antigüedad de deuda, proyección de cobranzas.

–Modulo de cuentas documentadas y de cheques diferidos:
Generalmente se presentan como opcionales en los sistemas de ventas y cuentas a
Cobrar. Sus objetivos son los de administrar las carteras de documentos a
Cobrar y cheques diferidos de las empresas, y su funcionamiento es muy similar
Al del módulo de cuentas corrientes. Los listados que generan estos módulos se
Refieren a la existencia de ingresos y egresos de documentos y cheques,
Permitiendo clasificaciones como cliente, fecha de vto. Numero interno de
Operación, etc. También los archivos de estos módulos pueden ser objeto de
Proyecciones financieras que permitan conocer el cash flow. Algunos sistemas
Permiten armar detalles de cheques a depositar.

–Modulo de subdiarios y contabilidad:
Tiene por objeto capturar las operaciones realizadas en otros módulos del
Sistema y proceder a: Listar los subdiarios correspondientes a dichas
Operaciones realizadas; emitir los correspondientes asientos de diario;
Clasificar las operaciones y emitir listados para cumplir con requerimientos
Impositivos. Emite informes: Subdiario de ventas IVA; Subdiario de cobranzas;
Asientos resumen de Diario; resumen para el imp a los IIBB.

–Modulo de estadísticas y operaciones especiales: Tiene
Por objeto hacer uso de la información generada por los otros diversos del
Sistema a fin de generar estadísticas útiles a los distintos niveles de la
Empresa, fundamentalmente a la gerencia media. Emite: Estadísticas referidas a
Las ventas, cobranzas, saldos pendientes de cobro. Entre las operaciones
Especiales se observan algunas tales como la generación de gráficos a partir de
Las estadísticas disponibles, y la posibilidad de exportación de datos de los
Archivos para ser utilizados por PEC y bases de datos.

Diagrama
De Flujo de Datos (DFD)

Es
Una de las herramientas utilizadas tanto por el análisis como por el diseño
Estructurado.

Es
La representación de funcionamiento del sistema. El DFD representa el sistema
Como una sola burbuja y sus vinculaciones con el medio ambiente.

Se construye para saber quiénes
Son los usuarios. Los niveles superiores muestran las tareas particulares del
Sistema.

Los DFD considera el flujo de
Datos, los procesos y los almacenamientos como factores centrales a describir.
Aquí los datos están tratados a nivel lógico, independientemente del elemento
Físico que lo soporta.

En el análisis primero se realiza
A nivel físico y luego lógico; en el diseño el orden se invierte, primero
Diseñados lógicamente para luego pasar al nivel físico.

Si el sistema contiene módulos
Totalmente integrados entre sí, no se requieren procesos adicionales de
Actualización de otros módulos, que hacen ineficiente la tarea, además agregar
La posibilidad de cometer errores.

-Módulo de
Cobranzas y Ctas. Ctes: tiene por objeto administrar las ctas ctes de la
Empresa, manteniendo actualizados sus saldos y su composición en función de los
Comprobantes pendientes de cancelación.

Los tipos de comprobantes que
Gralmente. Permiten la aplicación de débitos y créditos, son los Recibos
Oficiales y las Notas de Crédito.

Este módulo recibe flujos de Info
Del módulo de Adm. De Pedidos y Facturación.

-Módulo de Ctas. Documentadas
Y de Ch. Diferidos: administrar carteras de doc a cobrar y ch. Diferidos de
Las empresas.

Los listados que generan estos
Módulos se refieren tanto a la existencia como al ingreso y egreso de doc y ch.
Y además permiten clasificaciones por distintos atributos como cliente, fecha
De vto., nº de operación, etc.

-Módulo de Subdiarios y
Contabilidad: capturar las operaciones realizadas en otros módulos del
Sist. Fundamentalmente las ventas y las cobranzas, y proceder a listar los
Subdiarios, emitir asientos de diario, clasificar operaciones, etc.

-Módulo de Estadísticas y Op.
Especiales: hacer uso de la Info generada por los otros diversos del sist.
A fin de generar estadísticas útiles a los distintos niveles de la empresa.

Los listados o informes que emite
Se refieren a distintos tipos de estadísticas referidas a las ventas, las
Cobranzas, saldos pendientes de cobro, etc.