Documentos de la actividad comercial

Un documento es una información estructurada en papel o medios electrónicos, cuyo objetivo es dejar constancia de las operaciones realizadas y las personas que han intervenido en las mismas.

Flujo de documentos

1. Pedido: Documento o carta que refleja las mercancías solicitadas.
2. Albarán: Justifica la entrega de las mercancías.
3. Factura: Refleja el importe de los géneros servidos.
4. Documento de pago-cobro: Recibo, cheque, transferencia, letra de cambio.
5. Factura de gastos: Incluye los gastos asociados a la compraventa.
6. Factura rectificativa o nota de abono: Refleja devoluciones o rectificaciones de importe facturado.

Documentos relacionados con el stock

De carácter externo: Sirven para que el cliente y el proveedor puedan justificar la operación de compraventa o servicio.
De carácter interno: Contienen información de utilidad para la empresa que los emite.
Los documentos que reflejan las operaciones comerciales:
Documentos de compraventa: Pedido, albarán, carta de portes, factura de gastos, nota de abono y tique de caja.
Documentos de cobro-pago: Recibo, cheque, letra de cambio, transferencia bancaria.

Transmisión electrónica de documentos

El EDI o intercambio de datos es un sistema estándar y universal para la transmisión electrónica de información y documentos.

Solicitud de mercancías. El pedido

El pedido es un documento que expide el comprador cuando solicita en firme materiales o artículos a su proveedor.
Se puede enviar por correo ordinario, fax, correo electrónico, y se debe conservar una copia para cotejar la mercancía recibida con la solicitada.
Según el compromiso nos podemos encontrar ante un pedido en firme o un pedido condicional. El primero se emite cuando el comprador conoce las condiciones del vendedor y las acepta sin ningún tipo de reserva. Y lo segundo está pendiente de una confirmación por parte del comprador o el vendedor.

Contenido del pedido

Datos del comprador, número de orden, fecha de expedición y referencias, datos del vendedor, relación de los artículos solicitados y condiciones comerciales.

1 Registro de pedidos emitidos

Número de pedido, fecha de emisión, importe del pedido, proveedor, código o NIF, fecha de entrega, almacén, fecha de recepción, número de albarán y observaciones.

Albarán y nota de entrega

Es un documento que confecciona el vendedor y lo envía al comprador junto con la mercancía. Su función principal es servir como justificante para acreditar que los productos han sido entregados al cliente y también de guía para emitir la factura.
Se hacen varias copias de diferentes colores y cada una de ellas se envía a un departamento o sección para informar de la operación realizada.
El original y la primera copia, se remite al cliente una vez comprobada la mercancía, devuelve la copia firmada.
La segunda copia, se queda en el almacén.

La tercera se remite al departamento de ventas.

Formato y contenido del albarán

Datos del vendedor, número de orden y fecha de emisión, datos del cliente, referencia, formato de envío, descripción de la mercancía, observaciones y recibo.
Albarán valorado: Se expide cuando el comprador no exige factura y el importe se paga al contado, al retirar la mercancía. El impreso se formaliza incluyendo todos los requisitos legales exigidos para las facturas.

Hoja de recepción

Es un documento de carácter interno, se confecciona para demostrar que se han recibido los materiales solicitados y para controlar el cumplimiento de los plazos de entrega o roturas que pueda presentar la mercancía. El contenido del documento debe reflejar la orden de compra o el número de pedidos; el albarán o nota de entrega; el resultado del control de calidad; el almacén o la sección de destino; la descripción y el código de la mercancía; las cantidades recibidas, solicitadas y pendientes de servir.

Factura: Concepto y contenido

La factura es un documento que acredita legalmente la operación de compraventa o prestación de servicios.
Contiene lo siguiente: Datos del vendedor, número de la factura, lugar, fecha de emisión y ciudad, datos del comprador, descripción de la operación y otros datos como pedido o albarán.
Principales normas: Obligación de expedir factura, completas y simplificada, expedición por terceros, contenido de la factura, legibilidad, autenticidad e integridad, C V régimen especial, conservación y plazos.

Factura recapitulativa

Es aquella que incluye las operaciones realizadas en distintas fechas por un mismo destinatario.
Deben expedirse como máximo en el último día del mes natural en el que se hayan efectuado las operaciones.
Cuando el destinatario sea una empresa o profesional autónomo, la expedición se podrá realizar antes del día 16 del mes siguiente que se inicie la expedición o el transporte de los bienes con destino al comprador.

Factura rectificativa

Causas que obligan a expedirla:
– Cuando el documento o factura no cumpla con los requisitos.
– Cuando las cuotas aplicadas del IVA sean incorrectas.
– Cuando se den circunstancias que modifican la base imponible.
– Cuando existe devolución de mercaderías, envases y embalajes.
– El vendedor liquida descuentos que corresponden a varias compras realizadas durante un determinado periodo de tiempo.
– Cuando se detectan errores después de haber expedido una factura.

Factura proforma

Es un documento que refleja una oferta detallada de venta o presupuesto, este tipo de factura la emite el exportador. No tiene validez fiscal ni contable.
Un requisito muy importante es que en su encabezado debe contener el título ‘Factura Proforma’ de forma muy visible, se debe incluir un plazo o tiempo de validez.