FUNCIONES REGISTROS

1. La recepción de solicitudes dirigidos a cualquier órgano o entidad de cualquier Administración pública

2. La expedición de recibos

   
   

3. La anotación de asientos de entrada o salida

4. La remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones a las personas, órganos o unidades destinatarias;

5. La expedición de copias selladas de los documentos originales que los ciudadanos deban aportar junto con una solicitud, así como el registro de dicha expedición.
6.  La realización de cotejos y la expedición de copias compulsadas de documentos originales aportados por los interesados.

7. Cualesquiera otras que se les atribuyan legal

   Operaciones

   1. Sobre el escrito se estampará el sello de registro correspondiente, de recepción o de salida, así como la fecha y el número de registro de la serie que le corresponda. Debe existir una serie para los recibidos y otra para los emitidos.

   –  La asignación del número debe ser correlativa en su serie y respetar el orden de presentación o emisión

   –  La estampación debe realizarse en el espacio reservado para ello o en la primera hoja del escrito, donde no dificulte la lectura de su contenido, pudiendo ser sustituida por una impresión mecánica que recoja, como mínimo, la misma información que el sello.

   –  Los controles internos no pueden producir nuevos estampillados de sellos o impresión mecánica de los mismos

   2. En el caso de que el escrito vaya acompañado de copia, se estampará sobre ésta el sello, la fecha, y en caso de requerimiento, la hora de presentación.

   3. En el caso de que la copia no se acompañe, siempre que se solicite por el interesado, se emitirá certificación de la presentación.

   4. Posteriormente se realizará el asiento registral, que, en el caso de los escritos recibidos, debe comprender:

8. Fecha de presentación o de entrada, en su caso

Unidad u órgano de destino

Epígrafe expresivo de su naturaleza

Interesado u órgano remitente

Descripción sucinta del asunto

Órgano donde fue presentado

Hora de presentación

Forma de presentación

Número de registro de recepción

Escritos emitidos debe comprender:

Fecha de salida

Interesado u órgano de destino

Epígrafe expresivo de su naturaleza

Descripción sucinta del asunto

Forma de salida

Número de registro de salida

CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

Documentos administrativos emitidos en el marco de los procedimientos administrativos

Documentos de decisión: resoluciones y acuerdos

Documentos de transmisión: notificaciones, publicaciones, oficios y notas interiores

Documentos de constancia: actas y certificados

Documentos de juicio: informes

Documentos administrativos de constatación de otro anterior (copias)

DOCUMENTOS DE CONSTANCIA

como aquellos que contienen una declaración de conocimiento de un órgano administrativo cuya finalidad es la acreditación de actos, hechos o efectos jurídicos.

Se clasifican en actas y certificados

Las actas son los documentos que acreditan hechos, circunstancias, juicios o acuerdos

Los certificados acreditan hechos o situaciones de carácter administrativo que pueden surtir efectos en un procedimiento administrativo o en las relaciones jurídico privadas

DOCUMENTOS DE DECISIÓN

Contienen una declaración de voluntad de un órgano administrativo sobre materias de su competencia

Se clasifican en acuerdos y resoluciones

 

El acuerdo:

es el documento administrativo que recoge las decisiones adoptadas por los órganos competentes sobre la iniciación y las cuestiones que se suscitan en la tramitación de un procedimiento antes de la resolución del mismo.

Las resoluciones

Contienen las decisiones del órgano competente que pone fin al procedimiento administrativo, resolviendo todas las cuestiones que se han planteado en el mismo.

DOCUMENTOS DE TRANSMISIÓN O Remisión

Documentos que comunican la existencia de hechos o actos a otras personas u órganos

– Documentos dirigidos a los ciudadanos o a entidades privadas: notificaciones y publicaciones.- Documentos dirigidos a órganos o unidades administrativas: oficio y nota interior.-Las notificaciones son los documentos por los que la Administración comunica a un interesado una resolución o un acuerdo.

Las publicaciones: consisten en insertar un acto administrativo en un diario oficial, tablón de anuncios o medio de comunicación para su conocimiento por los interesados.

El oficio :es el documento que se utiliza para la comunicación entre órganos o unidades pertenecientes a diferentes Administraciones Públicas, a diferentes entidades o departamentos, y dentro de éstos, a diferentes órganos superiores.

La nota interior :es el documento que se utiliza para la comunicación entre órganos o unidades que pertenecen a un mismo órgano o unidad.