1. Documentos Societarios

1.1 Convocatorias

Son anuncios o escritos mediante los que se convoca a los miembros de la sociedad a participar en actividades comunes como reuniones o juntas ordinarias y extraordinarias.

Es necesario que se informe del lugar, día y hora en que se va a llevar a cabo la reunión, así como de su orden del día.

Orden del día: Es la relación detallada de los asuntos que se van a tratar en una reunión. Suele comenzar con la lectura y aprobación de lo acordado en la sesión anterior y termina con un apartado denominado “ruegos y preguntas”.

1.2 Actas

Documentos que sirven para certificar o dejar constancia oficial de todo lo que se ha tratado y acordado en una junta. Las más utilizadas en las sociedades son las actas de reuniones: las del Consejo de Administración y las de la Junta de Accionistas.

En todas las reuniones debe haber una persona encargada de redactar el acta, que recibe el nombre de secretario. Esta persona autorizará el acta con su firma, dando fe de lo que en ella se recoge.

En su redacción es conveniente utilizar un lenguaje formal pero sencillo, ya que debe ser un resumen de la reunión.

Las actas deberán transcribirse en un Libro de Actas en el que constarán todos los acuerdos tomados por las juntas generales y los demás órganos de la sociedad. Este libro deberá ser legalizado, antes de su uso, por el registrador mercantil.

Estructura de las actas:

Encabezamiento: Título del acta con indicación del nombre de la sociedad, de la reunión a que se refiere y de la fecha y, en su caso, lugar de celebración.

Asistentes: Listado de los convocados presentes y ausentes.

Acuerdos: Decisiones adoptadas, resultado de las votaciones realizadas, propuestas presentadas, personas que intervienen, resoluciones aprobadas.

Cierre: Momento y hora de finalización de la sesión.

Pie: Firma del secretario. En determinados casos deberán firmar, además, todos los asistentes.

1.3 Libro de Registro

Anotan todos los hechos acaecidos en la empresa con relevancia legal. Según la normativa que exige la llevanza de los distintos libros de registro, podemos distinguir los siguientes:

Libros exigidos por el Código de Comercio

Obligatorios para todas las sociedades, anotar sus operaciones en determinados libros, que deben ser llevados con claridad, sin espacios en blanco, ni interpolaciones.

Los libros que deberá llevar todo empresario, sea cual sea su forma jurídica, son los siguientes:

1.- Libro de Inventario y Cuentas Anuales: Se abrirá con el balance inicial. En este libro se transcribirán trimestralmente los balances de comprobación de sumas y saldos y, anualmente, el Inventario de cierre del ejercicio y las cuentas anuales.

2.- Libro Diario: Registrará día a día todas las operaciones de la empresa. Será válida la anotación conjunta de operaciones no superiores al mes, con la condición de que estas operaciones aparezcan detalladas en otros libros registros concordantes.

3.- (NO OBLIGADO) Libro Mayor: Aunque no es obligatorio, es muy útil, por lo que casi todas las empresas lo llevan. Recoge de forma detallada los movimientos de cada una de las cuentas, a partir de la información proporcionada por el Diario.

Las sociedades mercantiles, además, llevarán los siguientes:

4.- Libro de Actas: En el que constarán, al menos, todos los acuerdos tomados por las juntas generales y especiales y los demás órganos colegiados de la sociedad, con expresión de los datos relativos a la convocatoria y a la constitución del órgano, un resumen de los asuntos debatidos, las intervenciones de las que se haya solicitado constancia, los acuerdos adoptados y los resultados de las votaciones.

5.- Libro de Socios: Dependiendo del tipo de sociedad:

• Libro Registro de Acciones Nominativas: Sociedades anónimas y comanditarias por acciones.
• Libro Registro de Socios: Sociedades de responsabilidad limitada.

Los empresarios deberán presentar los libros obligatorios en el Registro Mercantil del lugar donde tuvieren su domicilio antes de su utilización, para su legalización. También se pueden legalizar cualesquiera otros libros que lleven en el ámbito de la actividad empresarial, aunque no sean obligatorios.

Legalización de registros en soportes distintos a los libros

Además de en los libros encuadernados, se podrán realizar en hojas sueltas que, una vez encuadernadas, se deberán llevar al Registro para ser legalizadas. También se pueden llevar libros en soporte informático, que se pueden presentar para su legalización de forma telemática.

Libros exigidos por la normativa tributaria

Los empresarios o profesionales que sean sujetos pasivos del IVA deberán llevar los siguientes libros:

1.- Libro Registro de Facturas Emitidas: Registrará las facturas emitidas por los sujetos pasivos del impuesto, reflejando el número, fecha, destinatario, base imponible y, en su caso, el tipo impositivo y cuota tributaria.

2.- Libro Registro de Facturas Recibidas: Registrará las facturas recibidas correspondientes a bienes adquiridos y a los servicios recibidos en el ejercicio de su actividad, reflejando su número de recepción, fecha, nombre y apellidos o razón social del expendedor, base imponible y, en su caso, el tipo impositivo y cuota tributaria.

3.- Libro de Registro de Bienes de Inversión: Se registrarán individualmente cada uno de los bienes de inversión, sus facturas, la fecha de conocimiento de su utilización, prorrata y regularización anual, si procede, de las deducciones.

4.- Libro Registro de Determinadas Operaciones Intracomunitarias: Deberán constar la operación y su fecha de realización, la descripción de los bienes objeto de esta, el destinatario y el Estado miembro de origen o destino de los bienes.

Libros exigidos por la normativa laboral

1.- Libro de Visitas: Sirve para que, cuando la Inspección de Trabajo visita la empresa, anote en él las diligencias oportunas. Estará habilitado por el jefe de Inspección de Trabajo y Seguridad Social de la provincia en la que radique el centro de trabajo y debe conservarse durante 5 años contados a partir de la fecha de la última diligencia.

2. Documentos Contables

Se elaboran aplicando el denominado método contable, que consiste en un conjunto de principios e hipótesis que permiten garantizar el cumplimiento de los objetivos de la contabilidad. Los principales son:

– Principio de partida doble: Supone que todo suceso contable afecta como mínimo a dos cuentas (debe y haber), ya que, contablemente, no puede haber partida sin contrapartida.

– Principio de valoración: Todas las operaciones contabilizadas deben expresarse en unidades monetarias para poder ser valoradas.

Cuentas anuales:

1.- Balance: Recoge el activo, pasivo y patrimonio neto de la empresa.

2.- Cuenta de pérdidas y ganancias: Recoge el resultado del ejercicio, separando los ingresos y gastos imputables a este, y distinguiendo los resultados de explotación de los que no lo sean.

3.- Estado de cambios en el patrimonio neto:

• La primera parte refleja los ingresos y gastos generados por la empresa durante el ejercicio, distinguiendo entre los reconocidos en la cuenta de pérdidas y ganancias y los registrados directamente en el patrimonio neto.
• La segunda parte contiene todos los movimientos en el patrimonio neto. También informa de los ajustes al patrimonio neto debidos a cambios en criterios contables y correcciones de errores.

4.- Estado de flujos de efectivo: Pone de manifiesto los cobros y los pagos realizados por la empresa para informar acerca de los movimientos de efectivo producidos en el ejercicio.

5.- Memoria: Completa, amplía y comenta la información contenida en los otros documentos que integran las cuentas anuales. Incluye la información medioambiental.

¿Quién es el responsable de hacerlo en nombre de las sociedades?

Los administradores de las sociedades que, en virtud de disposiciones legales, estén obligados a dar publicidad a sus cuentas anuales han de presentar estas para su depósito en el Registro Mercantil de su domicilio, dentro del mes siguiente a su aprobación.

Deberán presentarse:

1.- Solicitud firmada por el presentante.

2.- Certificación del acuerdo de aprobación de las cuentas.

3.- Un ejemplar de las cuentas anuales.

4.- Un ejemplar del informe de gestión.

5.- Un ejemplar del informe de los auditores de cuentas, en su caso.

Dentro de los 15 días siguientes de la presentación, el registrador calificará.

Consecuencias: Transcurrido un año desde la fecha de cierre del ejercicio social sin que se hayan depositado las cuentas, se cerrará la hoja registral para aquellos documentos presentados con posterioridad a aquella fecha, excepto para algunos supuestos.

Conservación de la documentación:

Las diferentes normas reguladoras de la actividad empresarial establecen que la documentación debe conservarse durante unos determinados plazos.

– Código de Comercio establece 6 años.

– Ley General Tributaria: prescribirán a los 4 años.

– Ley del Impuesto de Sociedades establece 15 años inmediatos y sucesivos.

– Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social establece 4 años.

– Facturas por medios electrónicos establece que deben conservarse en el PC.

3. Protección de Datos de Carácter Personal

Los datos de carácter personal son cualquier información concerniente a personas físicas identificadas o identificables.

Fichero: Todo conjunto organizado de datos de carácter personal, cualquiera que fuere la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso.

Tratamiento de datos: Operaciones y procedimientos técnicos que permitan la recogida, grabación, conservación, modificación, cancelación, cesión, etc.

Afectado o interesado: Persona física titular de los datos que sean objeto de tratamiento.

Obligaciones de las empresas:

1.- Inscribir los ficheros en el Registro de Protección de Datos, existente en la AEPD.

2.- Informar a los afectados de que sus datos figuran en el archivo.

3.- No ceder los datos sin el expreso consentimiento de sus titulares.

4.- Guardar secreto y mantener la confidencialidad de los datos recogidos.

5.- Adoptar, en la conservación de los datos, las medidas de seguridad exigidas por la legislación.

6.- Permitir a los titulares de los datos el ejercicio de sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición.

Encargado: AEPD, que puede imponer sanciones desde 900€ a 600.000€.

Derechos de las personas:

1.- Derecho de información y consentimiento del afectado (inequívoco).

2.- Consulta gratuita al Registro General de Protección de Datos sobre la existencia de ficheros con sus datos, sus finalidades y la identidad del responsable del tratamiento.

3.- Acceso a sus datos para informarse de su tratamiento y las posibles cesiones de estos.

4.- Rectificación y cancelación.

5.- Derecho a indemnización cuando sufran daño o lesión en sus bienes o derechos.

Protección especial:

1.- Ideología, afiliación sindical, religión (se requiere el consentimiento por escrito del afectado).

2.- Origen racial, salud, vida sexual (solo se permite por interés general).

3.- Comisión de infracciones penales o administrativas (solo se permite a las Administraciones Públicas).

4. Normativa de Protección y Conservación del Medio Ambiente

1.- Todos tienen derecho a disfrutar de un medio ambiente adecuado para el desarrollo de la persona, así como el deber de conservarlo.

2.- Los poderes públicos velarán por la utilización racional de todos los recursos naturales, con el fin de proteger y mejorar la calidad de la vida y defender y restaurar el medio ambiente, apoyándose en la indispensable solidaridad colectiva.

3.- Para quienes violen lo dispuesto en el apartado anterior, en los términos que la ley fije, se establecerán sanciones penales o, en su caso, administrativas, así como la obligación de reparar el daño causado.