Dirección de la Empresa y sus Funciones

Función Directiva

La dirección coordina los recursos materiales y humanos de la empresa. Su función es organizar dichos recursos, dirigiéndolos hacia objetivos comunes a través de sus funciones.

Niveles de Dirección

La organización de una empresa no puede ser llevada a cabo por una sola persona. Se tiene una visión piramidal de la dirección, distinguiéndose tres niveles:

• Alta Dirección: Presidencia, CEO, etc. Fijan los objetivos generales y se aseguran de que la empresa funcione. Sus decisiones (la misión, en qué mercados venderán, etc.) son a largo plazo.
• Dirección Intermedia: Transforman los objetivos establecidos por la alta dirección en planes asequibles para cada nivel de la empresa. Además, supervisan que todo funcione correctamente en sus áreas.
• Dirección de Primera Línea: Directivos que están en contacto directo con los trabajadores. Asignan trabajos concretos a cada empleado y supervisan sus resultados.

EJEMPLO: Carlos es el dueño/CEO de una pizzería (alta dirección). En una de sus sucursales, Carlos tiene a Lucía como jefa de esa sucursal (dirección intermedia). Pedro es el jefe de cocina y organiza a los camareros (dirección de primera línea).

Funciones de la Dirección

• Planificación: Establecer con anticipación qué se quiere lograr, cómo y qué recursos se utilizarán.
• Organización: Distribuir el trabajo para cumplir los objetivos previstos de manera eficiente.
• Dirección de Recursos Humanos: Selección, formación y motivación de los empleados para que, a través del liderazgo, los trabajadores estén motivados para lograr los objetivos.
• Control: Comprobar si los resultados son los esperados. En caso de no ser así, descubrir qué parte falla para subsanar el error.

Función de Planificación: Implantación de la Estrategia

Para lograr los fines de la empresa, esta debe identificar los medios necesarios.

Planificación Estratégica (Grandes objetivos que afectan a toda la empresa)

• Diagnóstico de situación: Análisis DAFO para ver en qué punto se halla la empresa.
• ¿Hacia dónde vamos?: Se establece la misión (propósito dentro de la sociedad, valores, etc.) y la visión (imagen que se quiere dar a futuro) de la empresa; y también los objetivos/metas concretos que la empresa pretende alcanzar.
• ¿Qué camino elegimos?: Se debe elegir la estrategia competitiva (diferenciación, liderazgo en costes, etc.).

Planificación Táctica (Planes concretos para cada parte de la empresa)

• ¿Cómo vamos a hacerlo?: Se deben establecer los objetivos operativos (resultado final que se espera conseguir, que deben ser realistas y claros) y presupuestos (resultados esperados expresados en cifras, ya sea en términos reales o monetarios).
• Controlar que vamos bien: Evaluación y control de la ejecución del plan.

La Función de Control

Fases de la Función de Control

1. Establecer estándares: Se establecen indicadores de logro: metas cuantitativas y aspectos vitales (recursos físicos/financieros, innovación, etc.).
2. Medición de resultados reales: Se mide lo que ha ocurrido en la realidad.
3. Comparación: Comparar los estándares con los resultados reales para ver el margen obtenido (positivo o negativo). Se deben hacer con periodicidad.
4. Análisis de diferencias: Determinar las causas en caso de desviación.
5. Corrección de desviaciones: Tomar medidas oportunas para subsanar el fallo cometido.

Función de Organización

Propósito de la Organización (División del Trabajo)

1. Definir las tareas necesarias para cumplir los objetivos.
2. Dividir el trabajo.
3. Diseño de la distribución del trabajo (quién hará cada tarea, relaciones necesarias, etc.).

Principio de División del Trabajo y Especialización

Consiste en descomponer el trabajo global en distintas actividades y, a su vez, estas en distintas tareas. Cuantas más tareas deba realizar un empleado, menos especializado estará su puesto de trabajo. Al tener tantas tareas especializadas, se necesita coordinación entre ellas para que la empresa funcione adecuadamente.

Principios Organizativos

Además del principio de especialización, existen principios de:

• Autoridad: Se establece una cadena jerárquica para que haya autoridad en todos los niveles.
• Unidad de mando: Cada persona depende de un único jefe para recibir sus órdenes.
• Delegación de autoridad: Se asignan tareas a subordinados dándoles libertad para realizarlas.
• Centralización/Descentralización: Si el poder se halla en un punto (o pocos), el control es centralizado. Si hay un reparto amplio de poderes, el control es descentralizado. En la segunda vía, se dota a más personas con poder de decisión, de manera que las decisiones se toman en el nivel en el que han de ejecutarse.
• Motivación: Cuanto más motivados estén los trabajadores, mayor compromiso tendrán con la empresa (comunicación, grupos de trabajo, etc.).

Departamentalización de la Empresa

La empresa se divide en varias áreas (departamentos), facilitando la organización y la coordinación.

• Funcional: Se agrupan según las funciones básicas de la empresa (por áreas). Es el más común.
• Geográfica: Es útil en grandes empresas, sobre todo para el marketing. Cada departamento se divide en zonas geográficas.
• Por Productos/Servicios: Un departamento para cada línea de productos. Es útil para empresas que hacen productos muy variados.
• Clientes y Canales de Distribución: Lo usan empresas que tienen clientes muy variados (mayoristas, consumidores directos, etc.).
• Por Proceso: Se agrupan en torno a las fases del proceso productivo.

En realidad, las empresas suelen hacer departamentalización combinada entre varios de estos tipos.

Organización Formal e Informal

En las empresas, la organización real está compuesta por la organización formal y la informal. La informal, pese a no ser dirigida directamente por nadie, es una fuente de aprendizaje.

Organización Formal

La establece la dirección y la muestra a través de un organigrama. Se establecen las actividades que se deben realizar, los departamentos, etc. Es oficial y conocida por todos.

Organización Informal

Es una red de relaciones espontáneas no establecidas por la organización formal. Para regularlas, se crean normas de grupo y canales de comunicación informales. A través de estos, surgen líderes informales que consiguen el reconocimiento del grupo.

Organigrama

Es una representación gráfica esquematizada de la estructura organizativa de la empresa.

Función del Organigrama

• Informar a los miembros de la empresa sobre su posición en la misma.
• Carta de presentación para agentes exteriores: bancos, proveedores, etc.

Requisitos del Organigrama

• Exactitud: Debe representar la estructura de la empresa sin errores.
• Actualización: Debe actualizarse periódicamente.
• Claridad: Debe ser sencillo de comprender para que cualquiera pueda entenderlo.

Tipos de Relación y Representación Gráfica

Puede haber tan solo líneas continuas, las cuales indican relaciones de dependencia en orden jerárquico. Pero también, puede haber asesores aislados de la jerarquía que se indican con una línea de puntos discontinuos.

Diseño de la Estructura Organizativa

Modelos Tradicionales

• Lineal/Jerárquica: Autoridad directa del jefe sobre los subordinados. Cada trabajador está a cargo de un solo jefe. Es la más sencilla.
  • Ventajas: Claridad.
  • Inconvenientes: El responsable no es experto en todas las áreas de las que es encargado; no es fácil adaptarla a los cambios.
• Funcional: Los subordinados reciben órdenes de varios jefes. Cada jefe es especializado en un ámbito determinado.
  • Ventaja: Asesoramiento de alguien entendido en cada ámbito.
  • Inconveniente: Compleja coordinación entre mandos.
• Lineal-Funcional: Combina los modelos anteriores.
  • Ventaja: Mantiene la unidad de mando y hay especialización de los asesores.
  • Inconveniente: Toma de decisiones lenta e incremento de costes.
• Matricial: Combina la departamentalización con una estructura de doble entrada. Los especialistas de cada área se unen para trabajar en ámbitos comunes (I+D+i). Cada miembro recibe dos órdenes: del jefe de proyecto y de su jefe de departamento.
  • Ventaja: Facilidad para afrontar proyectos que necesitan distintos departamentos.
  • Inconveniente: Problemas de coordinación por la estructura de doble autoridad. Rompe el principio de unidad de mando.

Otros Modelos

(Sin jerarquía rígida)

• Organización en Red/Virtual: Nace debido a la cooperación empresarial del mundo actual (subcontratación). La empresa solo mantiene las funciones esenciales y las demás las subcontrata.
• Modelo en Trébol: Variante del modelo virtual. Se divide en 3 grupos: el primero es el grupo estable y reducido de miembros esenciales de la empresa; el segundo son aquellas actividades subcontratadas; y en el último, los trabajadores con contratos flexibles (ejemplo: Benetton).

Tendencias Actuales

En la actualidad, se necesitan modelos ágiles y fácilmente adaptables a los cambios. Esto es debido a la digitalización, la innovación, etc. Para ello, se tienen en cuenta tres ideas:

• Estructuras organizativas flexibles: Permiten la agilidad de comunicación, la cooperación, etc.
• Red de equipos de trabajo: La estructura jerárquica se queda obsoleta. Hace falta buscar el potencial y el talento de cada uno de los miembros de la empresa.
• Aprendizaje organizativo: Se deben implementar estrategias novedosas para lograr ventajas competitivas frente a otras empresas.