EL ARCHIVO DE LA INFORMACION EN SOPORTE DE PAPEL

Cuando hablamos del archivo, entendemos que se trata de: [CUADRO]-Un conjunto ordenado de documentos. -Que se guardan. -Siguiendo unas normas y criterios previamente establecido en el lugar determinado. [CUADRO]*¿Porque las empresas disponen de archivo?
–

Por imperativo legal

La ley les obligan a guardar determinada documentacion relacionada con su actividad. –

Por interes propio:

La imformacion es la base y el fundamento de muchas decisiones empresariales; y esta, muchas veces, se encuentra en los documentos.[CUADRITO] (EL ARCHIVO ES LA MEMORIA DE LA EMPRESA, Y , COMO TAL, HAY QUE ATENDERLO Y CUIDARLO CON ESMERO.)

FUNCIONES DEL ARCHIVO FISICO

: Funciones

:  1.Guardar, conservar y custodiar la documentacion. 2.Facilitar la localizacion rápida y eficiente de los documentos. 3.Contituir un centro activo de informacion. 4.Cumplir con las disposicones legales.

Ciclos del archivo

1.Nacimiento:Cuando nos llegan, comienza su existencia. 2.Madurez: Durante el tiempo que lo manejamos o trabajamos con ellos. 3 Declive: comienza cuando ya no se necesita, pero hay que conservarlos. 4.Muerte: Cuando desaparecen, porque ya no sirven y se elimina.

¿SE PUEDEN DESTRUIR LOS DOCUMENTOS¿ Que dice la legislación mercantil?:

[Cuadro]-Existe obligacion de conservar durante seis años los libros y la documentacion.

-La documentacion a que se refiere de Codigo de Comercio, es la relacionada con operaciones que originan derechos y obligaciones de la empresa frente a otras personas, (facturas, nominas, libros contables….etc) – Dicha obligacion persiste aun despues de cesar la actividad empresarial. *

*La eliminacion de documentos inservivbles se puede hacer por dos metodos: –
Venta a empresas dedicadas al reciclado de papel. –
Destruccion de maquinas que los convierte en fina viruta. Este sistema esel mas recomentdable en los casos de documentación confidencial o la relacionada con asuntos importantes aunque hayan perdido vigencia.

LA ORGANIZACION DEL ARCHIVO FISICO:

Ser personalizada:

Cada empresa establecerá el sistema de archivo que le resulte más adecuado a sus necesidades. –

Estar planificada:

Evitar la improvisacion y precipitacion. Es necesario saber que hacer con cada papel en cada momento. –

Sera metodica:

Debe responder a unas normas inequivocas y concretas. –

Debe ser adecuada y eficaz

La mejor organizacion es aquella que sirve para gestionar el archivo de forma óptima, de acuerdo a cada necesidad concreta. Una organizacion del archivo que resulte muy eficaz para un banco, puede ser un mal sistema para un periodico o para una empresa de transportes. –

Darse a conocer:

Las personas que trabajan con los documentos tienen que conocer, respetar y aplicar las normas y metodos establecidos. –

Iniciarse con el nacimiento del documento

No hay que esperar a estar inundados de papeles para empezar a organizarlos.

–

Ser constante

Recuerda que un empleado tiene que dedicar tiempo cada jornada a la búsqueda y manejo de documentacion. Si eso no se lleva a cabo con orden, y de manera constante, llegara el caos de los papeles. HAY QUE SEGUIR DOS REGLAS BASICAS:- Clasificar y archivar los documentos cuando no se necesiten de forma continua. -Seleccionar y conservar en el puesto de trabajo solo necesarios.

EL ARCHIVO CENTRALIZADO:

(VENTAJAS Y DESVENTAJAS)

Ventajas:

El archivo puede ser atendido por profesionales especialestas en las tareas relacionadas con la clasificacion y custodia de documentos. -Pueden establecerse criterios únicos para la clasificacion. -Los documentación está concentrada en un solo lugar, y se comparten instalaciones, equipos y materiales. -Se necesita menos tiempos para las tareas de búsqueda de documentos.

Desventajas

-Todos los departamentos dependen del archivo central, y tienen que acudir a él para cualquier consulta. -La dependencia de una central de archivo puede hacer que las gestiones se demoren. -Es necesario disponer de algún sistema para controlar la documentacion que se entrega a los departamentos.*** Unos de los puntos débiles del sistema centralizado es la necesidad de arbitral algun metodo para controlar cuando y a quien se entrega documentos.

Esto conlleva una, serie de tareas burocraticas: -Cuando una seccion o departamentos necesita algun documento, lo solicita por escrito al archivo central, que disponen de un modelo estándar en el que figuran datos sobre el departamento y la persona que hace la solicitud, el tipo de documento. -Una vez entragado, se firma un > que permanece en la central y permite llevar un control de la documentacion. -Cuando los documentos vuelven al archivo central, la ficha de solicitud puede ser eleminada.

EL ARCHIVO DESCENTRALIZADO:

(VENTAJAS Y DESVENTAJAS)

Ventajas: –

Mayor proximidad y accesibilidad de cada una de las secciones a la documentacion que manejan con frecuencia. -La localizacion es mas rapida. -Evita los tramites de peticion de documentos.

Desventajas:

Se repiten las tareas de archivo. -Tambien se multiplican los espacios, equipos, materiales y personal relacionados con los diferentes archivos. -El personal que maneja los archivos, realiza tambien otra tareas y ni es especialista. 

EL ARCHIVO MIXTO:

Combina lo mejor de centralizado y descentralizado. *Concentrar la documentacion de caracter general en un archivo central y mantener archivos especificos de cada departamento o seccion. *Descentralizar el archivo por departamentos para aquellos procesos que estan vigentes o en marcha, y una vez finalizados los mismos, toda la documentacion se traslada a un archivo central. -Rquiere tres niveles de archivo

1.Nivel basico: archivo individual. -Documentacion que consulta y maneja cada persona en su trabajo diario. -Situado cerca del lugar de trabajo. A veces se trata de un fichero colocadoen la propia mesa de trabajo
. 2.Nivel intermedio: archivos departamental: -Cada seccion guarda la documentacion que se maneja habitualmente. -Contiene documentos que interesan a diferente personas del área. -Situado en un lugar accesible para las personas que lo manejan.
3.Nivel superior: archivo general: -Guarda documentacion procedente de todas las secciones, una vez que deja de estar vigente o al finalizar los procedimientos en los que intervienen. -Situado en lugar accesible para todo el personal. Funciona como archivo centralizado.

EL ARCHIVO ACTIVO:

Lugar donde se guardan los documentos que se consultan con frecuencia, porque son recientes o porque se refieren a procesos en marcha. una vez que dejan de estar activos se llevan a otro lugar.

EL ARCHIVO SEMIACTIVO:

Para la documentacion procedente al archivo activo, que ha dejado de estar vigente, pero que todavia no se puede eliminar, porque la ley obliga a conservarlo durante 6 años.

EL ARCHIVO DEFINITIVO O INACTIVO:

Para guardar los documentos que, aunque hayan perdido su vigencia o actualidad, siguen teniendo un valor historico o documental para la empresa. Puede ocurrir que, pasado determinado tiempo, estos documentos dejen de tener interes, y haya que eliminar los más antiguos para liberar espacio.

EQUIPOS Y MATERIALES NECESARIOS PARA GUARDAR LOS DOCUMENTOS

: Necesitamos estos materiales; -Guardar los documentos en perfecto estado de conservación y Facilitar la búsqueda y rápida localizacion de los mismos. Materiales y equipos mas utilizados:(Materiales):

*Carpetas: –

Simples;Consisten en una cartulina doblada por la mitad, los documentos estan sueltos dentro de la misma. –Con sistema de sujecion:para que los documentos queden fijos. –Carpeta de suspension:Esta dotada de unos pequeños enganches laterales para poder colgar de unas guias en los armarios o cajones.

*Cajas de archivo

-Guardar en el archivo en el archivo difinitivo la documentacion que ha dejado de tener vigencia. -Contener varias carpetas simples correspodientes al mismo asunto o al mismo expediente

.*Fichas

-Son piezas de cartulinas que pueden encontrarse en diferentes tamaños. Pueden considerarse como material auxiliar del archivo, complementario de las carpetas o expedientes

.*Guias

-Igual que las fichas, complementan a otros materiales del archivo. Se utilizan como seoaradores para diferenciar grupos de documentos o grupos de fichas. Disponen de una pestaña o saliente en el que se indica la categoria a la que corresponden. (Mobiliario

):Estanterias y Carpetas

-Estanterias abiertas para colocar carpetas en posicion horizontal. -Estanterias abiertas para colocar carpetas en posicion vertical. -Armarios con distintos tipos de cierre:puertas con bisagras, puertas plegables y puertas correderas. : -Armarios preparados para contener:archivadores A-Z Cajas de archivos y carpetas suspendidas.

LA MICROFILMACION :

Por medio del microfilmado se pueden trasladar los documentos físicos a las microfichas de una pelicula. Es un metodo recomendado para la informacion que se consulta poco y que ocupa mucho volumen. Se utiliza en el caso de archivos definitivos, ya que se pueden guardar en muy poco espacio. La duracion del soporte esta garantizada por mas de 300 años. Se necesita un equipo tecnico especial para el microfilmado de la documentacion, así como para el visionado de las microfichas. Si no se dispone de esta tecnologia pueden contratarse los servicios de algunas de las empresas expertas en estos trabajos.

LA DIJITALIZACION:

Está tecnica consiste en convertir los socumentos en papel de imagen digitales, empleando la tegnologia del escaneado. La imagen digital se puede almacenar en cualquiera de los medios electronicos. De ese modo, su gestion, archivo, consulta y conservación es mucho más facil, barata y segura que cuando se maneja los papeles. Esta forma de tratamiento de la informacion es adecuada para los documentos que se consultan con frecuencia, o que son utilizados por más de un usuarios, lo que conocemos por gestion compartida.

LOS ARCHIVOS INFORMATICOS

Se generan en procesos en los que se emplea el ordenador como herramienta de gestión. 

ARCHIVO O FICHERO:

Es un conjunto de datos que se reúnen y almacenan con un nombre que permite distingir unos de otros la forma en que se muestra la información en la pantalla varia dependiendo de la versión de Windows que estemos utilizando.

CARPETA:

Es un lugar de la unidad de almacenamiento del ordenador donde se guardan documentos, programas, o bien otras carpetas. Cada carpeta se identifica por el nombre que le asignamos.

OPERACIONES CON ARCHIVOS Y CARPETAS:

Gestionar la información contenida en soporte informatico es muy  rápido, fácil y barato.las acciones que podemos llevar a cabo con simples movimientos de teclado y raton: .crear .nombrar y renombrar .copiar y duplica . mover de lugar  .proteger  .ordenar.examinar su contenido .comprimir para liberar espacio .buscar.borrar y eliminar.

EL ADMINISTRADOR DE ARCHIVOS:

Es un programa del sistema Windows, en cualquiera de sus versiones ,que se conoce como explorador, por medio del cual se pueden organizar y controlar los archivos y carpetas.

LA PAPELERA DE RECICLAJE:

Es el espacio que se reserva en el disco duro del ordenador para almacenar los elementos que, en principio, se han eliminado. Antes de borrar elementos, el sistema solicita confirmación, como primera medida de seguridad, para protegernos de acciones involuntarias que nos hagan perder información útil.

LAS BASES DE DATOS EN EL TRATAMIENTO  DE LA INFORMACIÓN:¿QUÉ ES UNA BASE DE DATOS?:

Es un programa informático de tratamiento de información:

Relación entre las bases de datos y los elementos del archivo convencional
Gestión informatizada	Elementos del archivo
Base datos:conjunto de datos relacionados entre si	Equivale al armario archivador donde se guardan las diferentes carpetas con documentación.
Toda base de datos esta formada por uno o varios bloques o ficheros
Fichero Conjunto de información que participa de la mismas caracteristicas	Su equivalente es cada uno de los cajones,o apartdado del archivo
Cada uno de los ficheros de la base de datos esta compuesto por regristros.
Registro Es la unidad mas elemental de un fichero de base de datos.	Se corresponde con la ficha,como unidad mas elemental de un fichero convencional.
Los regristros contienen uno o mas campos
Campo Es la unidad mas elemental de información	Cada uno de los datos de una ficha: . nombre .numero de expendiente .domicilio etc …

FUNCIONAMIENTO DE LAS BASES DE DATOS

Una vez creados los registros de un fichero,se pueden relizar consultas que pueden tener como objetivo un solo registro o un grupo de ellos,para lo cual introducimos algunas condición que deban cumplir los datos  que buscamos.

¿PODEMOS PRESCINDIR DE ARCHIVAR LOS PAPELES?:

La utilización de estos medios informaticos no exime ala empresa de la obligación de guardar la documentación,tal como establece el articulo 30 del código de comercio. La información esta muy acesible,sin necesidad de buscarla físicamente en los archivos y esto conlleva:. Ahorro de tiempo . mayor eficacia y eficencia en el manejo de datos .disminucion de los errores que se producen en el manejo de papeles.

Al introducir información en un fichero

. tener mucho cuidado de no cometer ningún error de transcripción,ya que los datos se graban tal como lo hemos escrito,incluyendo los posibles errores en que podemos incurrir. .adoptar criterios únicos y utilizarlos siempre. .tener en cuenta los criterios de clasificación y ordenación estudiados en la unidad 10,y transcribir los datos en la forma y secuencia correctas. Criterios alfabeticos ……nombres Criterio cronológico……fechas Criterio alfanumérico…….clavees Criterio geográfico…..lugares geograficos

VENTAJAS DE LA GESTIÓN INFORMATIZADA DE LOS DATOS:

Ventajas que aportan las bases de datos en el tratamiento de la informacion

-permiten guardar mucha información en muy poco espacio.Piensa que un lápiz de memoria,mas pequeño que un mechero,podemos realizar la información equivalente a toda una biblioteca. – el acesso a la información contenidad en soporte informatico es rápido,eficaz y proceso -empleando muy poco tiempo y esfuerzo,podemos realizar tareas como: Actualizar la información Realizar consultas o búsquedas de datos concretos Seleccionar los datos que nos interesan de todo el conjunto de información Ordenar los datos de acuerdo con diferentes criterios,etc . .las bases de datos relacionales pueden combinar datos de varios ficheros,lo que multiplica su potencia y eficacia .es posible el intercambio de información entre programas diferentes:bases de datos,procesadores de textos,hojas de calculo,etc ..  asi como enviar esa información a través de redes como internet.

ORGANIZACIÓN Y GESTIÓN DE ARCHIVOS DEL CORREO ELECTRÓNICO:

Todos los servidores de correo funcionan de manera similiar en cuanto a los archivos o carpetas disponibles.

Contactos

Es un directorio de direcciones de email,en el que podemos incluir  otros datos como teléfono,nombre completo ,etc.
Bandeja de entrada. donde se almacenan los correos que llegan,hasta que se eliminan o se mueven a otra carpeta.

Mensajes enviados

Para guardar una copia de los correos generados.

Mensajes recibidos

Fichero para guardar las comunicaciones recibidas.

Papelera

Donde se almacenan,durante un tiempo,los mensajes que borramos.Siempre que estén en la papelera ,los correos electrónicos se pueden restaurar o recuperar enviándolos a otra carpeta.

Correo no deseado

para los mensajes de remitentes con los que queremos tener contacto

*En la mayoría de estos ficheros o carpetas podemos crear subcarpetas para organizar mejor la información.Y con todas ellas se pueden llevar a cabo operaciones como:.Ver contenido .Crear nueva .nombrar y renombrar.mover .borrar.restaurar.

EL CÓDIGO DE COMERCIO,LA LOPD Y LOS DATOS INFORMATICOS:

codigo de comercio sobre la custodia y conservación de los documentos mercantiles relacionados con las operaciones empresariales.
ley organica de protección de datos personales sobre la conservación,modificación,acceso ,custodia y destrucción de los datos de carácter personal.

Amenzas o riesgos	Medidas de seguridad a adoptar
Perdida accidental de la información,eliminación involuntaria de carpetas,ficheros,o de datos por parte de las personas que trabajan con los mismos	Hacer con frecuencia copias de seguridad de modo que las perdidas sean las menos posibles
Utilización  incorrecta de la información contenida en nuestros archivos por parte de personas que trabajan con los mismos,creación de ficheros no deseados,modificaciones no autorizadas,borrado de datos etc .	Proteger los archivos con claves o contraseñas,autorizando a modificar o borrar,o bien marcarlos como solo lectura para que únicamente se puedan consultar pero no cambiar o eliminar. Uso de firma digital
Personas de la empresa que acceden o manejan información contenida en los soportes informaticos,sin que tengan autorización para hacerlo.	Establecer restricciones de acceso a los datos. Otro posibilidad:ocultar archivos,a través de una utilidad del sistema operativo que permite hacerlo invisibles,manteniendo el resto de características.

Infección por virus informaticos,u otros programas que destruyen datos o abren las puertas a usuarios no autorizados	Disponer de un programa antivirus actualizado,capaz de detectar y destruir estos programas dañinos.
Intrusiones del exterior que espían nuestra forma de trabajar y nuestras preferencias,con fines perversos	Disponer de  programa cortafuegos elemento de hardware o software que impide la comunicación de nuestro equipo con otros no deseados
Intrusión y lectura de nuestros correos electronicos	Disponer de un programa de cifrado o encriptación de los mensajes