La Importancia de la Comunicación Interna

La comunicación interna de una empresa es una pieza fundamental, ya que una buena comunicación facilita el trabajo, al mismo tiempo que todos y cada uno de los empleados se sienten motivados porque son escuchados por los demás (incluido el director). Esta función lleva implícita la escucha activa del director a sus empleados, algo clave para que estos se sientan cómodos en su puesto de trabajo y se obtenga la máxima eficacia. Tiene que haber buena comunicación incluso cuando se trate de una crisis, ya que los empleados, si no son correctamente informados, crearán sus propios juicios, naciendo así los rumores. Aunque eso sí, el director debe primero saber cuál es el problema, poner soluciones ante ello y después comunicarlo abiertamente, sin prejuicios y sin tapujos, ya que así los medios de comunicación, los ciudadanos y los propios empleados no perderán la confianza en la empresa.

El Entorno Empresarial

Otra tarea importante del director de comunicación es tener controlado su entorno, tanto el general como el específico, ya que ambos son la clave para el buen funcionamiento de una empresa.

Entorno General

Por una parte, encontramos el entorno general, el cual se refiere al conjunto de factores que afectan a todas las empresas de una determinada sociedad o ámbito geográfico, como son el aspecto económico, el político, el tecnológico, el sociocultural y el global, siendo estos dos últimos los más importantes.

• Aspecto sociocultural: el director de comunicación debe observar las creencias, los valores, las modas, las actitudes frente al consumo, el volumen de población, etc., y en base a ello crear unas vías de comunicación que se apliquen perfectamente a dicha sociedad.
• Aspecto global: todo director de comunicación tiene que tener claro que su principal objetivo es la venta local y debe atenerse a dichas características para destacar en ella. Teniendo en cuenta, al mismo tiempo, la venta a escala supranacional, es decir, tener en mente siempre la globalización de la empresa, pero sin descuidar a los posibles clientes más cercanos.

Entorno Específico

Por otra parte, también tiene que atender al entorno específico, el cual se refiere a aquellos factores que influyen de forma directa e inmediata sobre un grupo específico de empresas que tienen unas características comunes y concurren en un mismo sector de actividad. Por ello, el director tiene que prestar especial atención a la evolución de su sector, ya que el cambio es fundamental, entre otras muchas cosas.

La Cultura Empresarial y la Estrategia de Comunicación

Todas estas funciones hacen que el director de comunicación deba estar presente en el comité de dirección. Tal presencia es defendida en el artículo por Michel Ogrizek, vicepresidente mundial de Edelman y exdirector de Comunicación del Foro Económico Mundial de Davos, ya que es algo básico e indispensable por el simple hecho de que, para poder comunicar, ha de conocer la estrategia que va a desarrollar la empresa.

Ogrizek también cuenta que para construir una estrategia global de comunicación hay que construir una gran cultura y valores corporativos, por lo que hay que tener un sistema de gobierno corporativo muy sólido. Y, según el libro, la cultura empresarial es básica, porque determinará en gran medida el proceso y desarrollo de la comunicación interna, llegando a ser, por lo tanto, uno de los factores determinantes.

Y para que exista esa comunicación interna, la cultura empresarial tiene que intentar hacer lo posible creando siempre una identidad propia donde la imagen interna y externa de la empresa confluyan dentro de un mismo método de actuación empresarial.

Reputación, Organigrama, Rumores y Liderazgo

Otro aspecto importante es la reputación. Según Ogrizek, esa reputación se consigue únicamente con una propuesta de valor clara e intentando ver por qué la empresa existe como tal. Y para ganarse esa reputación, lo mejor es tener los valores claros con una única propuesta que sea clara y concisa, teniendo un sistema de gobierno corporativo muy estricto. Además de atender al control del entorno general y específico y a la comunicación interna de la empresa, todo director tiene que hacer especial hincapié en el control de los rumores, en el organigrama y en el liderazgo.

El Organigrama

El organigrama de una empresa es la representación estructural de esta, por lo que nos proporciona la información sobre las divisiones, los departamentos, las secciones, etc., en las cuales está dividida una empresa. Hay muchos tipos de organigramas, pero, tal y como se dice en el capítulo dos del libro, la mejor organización es la horizontal y, a su vez, en vertical, es decir, el modelo clásico, ya que permite que la dirección de una empresa esté formada por un conjunto de personas encargadas de gestionar y dirigir diversos recursos productivos, con la finalidad de alcanzar los objetivos marcados con la mayor eficacia y eficiencia posible.

Los Rumores

Por otro lado, dentro de las empresas también nos podemos encontrar con los rumores, es decir, transmisión de información por canales no oficiales. Pueden surgir por falta de comunicación o de información, falta de motivación e inseguridad dentro del ámbito laboral o por el conflicto entre los distintos departamentos. Controlarlos es una tarea difícil pero importante, ya que el director debe interesarse por sus trabajadores y por sus comunicaciones interpersonales. Existen dos formas de controlarlos: por un lado, erradicar el rumor surgido y evitar su continua difusión, o bien controlando directamente las causas por las cuales ese rumor se ha creado, es decir, encontrar el porqué de ese rumor y poner una solución al problema o confusión que lo ha creado.

El Liderazgo

Evidentemente, la comunicación es muy importante para la buena marcha de la empresa, pero el liderazgo es una actitud clave para todo buen director de comunicación. Un líder es quien ejerce su poder de influencia para conseguir los objetivos que la organización le ha marcado. Por lo tanto, el director de la empresa debe trabajar en ello para mejorar en su puesto de trabajo y no solo ser admirado profesionalmente, sino personalmente. Debe atender a ciertos valores personales como son la autoestima, la visión, la creatividad, el equilibrio y la capacidad de aprender; y también debe intentar mejorar sus relaciones personales, dominar la comunicación y aprender a dirigir, entregar poder y trabajar en equipo.

La Escucha Activa y los Retos del Director de Comunicación

Por lo tanto, una de las mayores responsabilidades de los directivos dentro de una empresa es poder desarrollar e integrar a todos los trabajadores y entes públicos en los objetivos de la empresa para poder crear la cultura empresarial y favorecer así el desarrollo potencial de los trabajadores, delegando responsabilidades y facilitando y favoreciendo la cooperación y la participación de todos. Para conseguir esto hay que tener en cuenta la escucha activa, una escucha atenta y sensible a la intencionalidad del mensaje que hace que sea más efectiva para un cambio en las actitudes individuales de los trabajadores y para el desarrollo de los diferentes equipos.

Por último, Ogrizek defiende que las empresas deben conectar con la sociedad local y ser responsables de dar respuesta a sus necesidades para intentar operar de una manera correcta y eficaz, teniendo siempre en cuenta que la falta de confianza de la opinión pública es algo que hay que intentar revocar a la hora de gestionar la comunicación interna de un ente empresarial. En conclusión, los nuevos retos del director de comunicación son tener una estrategia global que se pueda aplicar al ámbito local, por otro lado, encargarse de asegurar la buena reputación recuperando la confianza perdida, teniendo un sistema de gobierno óptimo y cumpliendo con todas las promesas de sus valores fundamentales.

La Importancia de la Comunicación en la Era Digital

Finalmente, se debe destacar que el mayor reto de todos es hacer ver a los propios trabajadores de la entidad la importancia de la comunicación, tanto a nivel interno como externo. La mayor parte de las empresas nunca ha sido consciente de la importancia real que tiene la comunicación y las relaciones humanas. Igualmente, el director de comunicación debe ser el impulsor de los avances, debe conocer la prensa actual y liderar el camino hacia la innovación y la adaptación a las nuevas tecnologías, que serán una gran herramienta para superar todos los retos anteriores.