Activo Circulante

El activo circulante se compone de: efectivo, bancos, inversiones temporales, clientes, caja chica e inventarios.

Conciliación Bancaria

La conciliación bancaria es un proceso crucial para verificar la exactitud de los registros contables de una empresa en relación con sus movimientos bancarios. Se pueden presentar discrepancias entre el saldo del banco y el saldo de la compañía. A continuación, se detallan las causas más comunes:

1. Cuando el saldo del banco no concuerda con el saldo de la compañía:

• a. Depósitos en tránsito: Son los depósitos que se hicieron posteriores a la fecha de corte del estado de cuenta o que aún no son aplicados por el banco por estar dentro del plazo.
• b. Cheques pendientes de cobro: Son los cheques que giró la empresa y que no se han cobrado por parte del beneficiario.
• c. Errores del banco: Pueden ocurrir por cargar o abonar una cuenta con un cheque de otra compañía.

2. Cuando el saldo contable de la compañía no coincide con el saldo del banco:

• a. Cargos por servicios bancarios: Se dan cuando el banco carga comisiones y no se han registrado contablemente.
• b. Depósito de cheques sin fondos: Ocurre cuando se depositaron cheques que no tenían fondos y fueron devueltos por el banco.
• c. Cobro de documentos: Son honorarios por el servicio de cobro de documentos de la empresa.
• d. Pago de documentos: Se refiere al cargo de servicios o documentos que la empresa autorizó al banco a efectuar a la fecha de vencimiento y no se ha registrado contablemente.
• e. Errores en libros: Son errores en los registros contables de la compañía.

Formas de realizar la conciliación bancaria:

1. Partiendo del saldo de los registros contables del negocio hasta llegar al saldo del estado de cuenta del banco.
2. Partiendo del saldo del estado de cuenta del banco hasta llegar al saldo de los registros contables del negocio.
3. Por conciliación cuadrada: Partiendo de ambos saldos para llegar a un saldo conciliado.

Inversiones Temporales

Las inversiones temporales son valores negociables o cualquier otro instrumento de inversión que es convertible en efectivo en el corto plazo. Por ejemplo:

• Sociedades de inversión: Valores (acciones) que emitieron las sociedades anónimas.
• Instrumentos gubernamentales: Instrumentos de inversión emitidos por el gobierno.

En ambos casos, el registro contable es un cargo a la cuenta Inversiones Temporales y un abono a la cuenta Bancos, cuando se adquieren. Cuando se venden los instrumentos gubernamentales y existe ganancia, se hace un cargo a la cuenta Bancos, con un abono a Inversiones Temporales (por el monto inicial de la inversión) e Ingreso por Intereses (por la ganancia obtenida). Pero si existe pérdida, se hace un cargo a la cuenta Bancos (por el importe recibido) e Inversiones Temporales (por la pérdida), con abono a Inversiones Temporales (por el monto inicial de la inversión).

Para cada inversión temporal se debe mostrar:

• El costo de adquisición.
• La fecha de adquisición.
• El número de acciones, obligaciones, certificados o valores poseídos.
• El costo por unidad.
• Información necesaria para determinar la ganancia o pérdida al vender cada inversión.

Clientes, Cuentas y Documentos por Cobrar

La clasificación de Clientes, Cuentas y Documentos por Cobrar es la siguiente:

• Clientes: Son las cuentas pendientes de cobro, por la venta a crédito de mercancías o servicios de la actividad principal del negocio. Su característica principal es que no generan intereses si se pagan en tiempo.
• Documentos por cobrar: Son los documentos pendientes de cobro, derivados de la venta de mercancías o servicios. Su característica principal es que generan intereses por el plazo del crédito.
• Funcionarios y empleados: Es el saldo pendiente de pago de los empleados, funcionarios o accionistas de la empresa.
• Deudores diversos: Son documentos o cuentas pendientes de cobro por operaciones distintas a las normales del negocio.

También existen los intereses por cobrar, dividendos por cobrar, rentas por cobrar y otros conceptos.

Todas las ventas a crédito tienen el riesgo de que algunos clientes no paguen y se conviertan en una cuenta incobrable.

Métodos para calcular las cuentas incobrables:

• Método del porcentaje de ventas (del estado de resultados): En este método se aplica un porcentaje a las ventas a crédito del periodo, mismas que se muestran en el estado de resultados. Este porcentaje se obtiene por medio de un análisis de las pérdidas experimentadas en periodos anteriores y se registra con un cargo a Gasto por Cuentas Incobrables y un abono a Estimación por Cuentas Incobrables. En el estado de situación financiera, la cuenta Estimación por Cuentas Incobrables aparece como parte del activo circulante disminuyendo Cuentas por Cobrar/Clientes, para presentar Cuentas por Cobrar/Neto. Si después de algunos periodos la estimación de cuentas incobrables se acumula de manera importante (ya que el resultado de aplicar el porcentaje se acumula con el saldo de la cuenta Estimación por Cuentas Incobrables), la administración puede decidir corregir el dato mediante un cargo a Estimación por Cuentas Incobrables y un abono a Gasto por Cuentas Incobrables.
• Método del porcentaje de Cuentas por Cobrar (del estado de situación financiera): En este método se aplica un porcentaje al saldo de Cuentas por Cobrar, mismo que se muestra en el estado de situación financiera o balance general. A diferencia del anterior, esta cantidad no es acumulativa, sino que representa el nuevo saldo que debe mostrar la cuenta Estimación por Cuentas Incobrables, por lo que el asiento tendrá que hacerse restando el saldo acreedor existente de dicha cuenta al resultado de aplicar el porcentaje. El asiento es igual que en el método anterior.
• Método de cancelación directa: En este método, a diferencia de los dos anteriores, no se realizan las provisiones, sino que se espera hasta recibir la notificación de que dicha cuenta es incobrable y ahí se aplica el asiento contable, cargo a Gasto por Cuentas Incobrables con abono a Clientes.

Ejemplo de documento por cobrar: El pagaré

El pagaré es una promesa escrita que hace una persona a otra de pagar cierta cantidad de dinero en una fecha determinada.

Para calcular los intereses en el pagaré se utiliza la siguiente fórmula:

Interés = Principal x Tasa x Tiempo

Donde:

• Principal: Valor del préstamo.
• Tasa: Tasa de interés representada como porcentaje que se aplicará al principal.
• Tiempo: Número de días o meses que transcurrirán hasta el vencimiento del préstamo.

Cabe mencionar que la tasa y el tiempo deben estar expresados en la misma unidad de medida; es decir, si el tiempo está en meses, el porcentaje debe expresarse en meses para poder aplicar la fórmula, la cual es para aplicar el interés simple. Temas como el interés compuesto, el cual incluye periodos de capitalización, se salen del objetivo de este curso.

El registro contable cuando se firma el pagaré por parte del cliente es un cargo a la cuenta Documentos por Cobrar con un abono a Clientes (si es el caso de que el cliente pidió un plazo extra para pagar) y cuando el cliente liquida el pagaré, es un cargo a la cuenta Bancos, con abono a Documentos por Cobrar e Ingreso por Intereses.

Inventarios

Los inventarios son los bienes de la empresa destinados para la venta o producción para su venta posterior. Son la principal fuente de ingresos de la compañía.

El valor de los inventarios incluye todos los costos en que se incurre para su compra y transformación, así como los necesarios para darle su condición y ubicación actual. Incluye el precio de compra, los aranceles, otros impuestos no recuperables, transporte, almacenamiento y otros costos atribuibles a la adquisición; sin embargo, deberán descontarse los descuentos, rebajas y otras partidas similares.

Métodos de valuación de inventarios:

• Costos específicos: Aquí se requiere que se lleve un registro detallado de la información relacionada con cada operación de compra, con el fin de identificar las facturas específicas a que corresponden las mercancías disponibles al final del periodo y poder tener el costo de cada una. Es el más útil para las compañías que compran productos que se identifican con facilidad y/o manejan un número limitado de mercancías o lotes identificables.
• Primeras entradas, primeras salidas (PEPS): Aquí las primeras mercancías que se compran son las primeras que se venden, consumiendo el costo de las transacciones correspondientes. Por lo que las existencias al final del periodo serán las últimas que se adquirieron, que son las de compra más reciente, valoradas al precio de la última compra. Esto provoca que al final se tenga un mayor saldo en inventarios (sobrevalorado) y un costo de ventas menor (subvalorado).
• Últimas entradas, primeras salidas (UEPS): Aquí las últimas mercancías que se compran (las más recientes) son las primeras que se venden, consumiendo el costo de las transacciones correspondientes. Por lo que las existencias al final del periodo serán las primeras que se adquirieron, que son la compras más antiguas, valoradas al precio de las primeras compras. Esto provoca que al final se tenga un menor saldo en inventarios (subvalorado) y un mayor costo de ventas (sobrevalorado).
• Promedio ponderado: Aquí se reconoce que los precios varían conforme se van adquiriendo mercancías durante el periodo. Las unidades del inventario final deben ser valoradas al costo promedio por unidad de las existencias durante todo el periodo.