Comunicación Escrita

Soportes: papel, digital

Ventajas e inconvenientes: V: permanencia, comunicación múltiple y rápida difusión. In: impersonal, no verbal, difícil elaboración, más lenta retroalimentación.

Normas de la Comunicación

Ortografía y gramática: concordancia, signos de puntuación, mayúsculas, reglas generales de acentuación, diptongo (Á, É, Ó+I,U) (I+Ú), hiatos (AEO+AEO), tilde diacrítica. Principios de Redacción: Adecuación, claridad, concisión, corrección, cortesía, coherencia, riqueza de vocabulario.

Presentación: papel: 80g/m2, márgenes: 3-4 cm arriba y abajo, 2-3 cm izquierda y derecha, interlineado: sencillo 1,5 líneas, alineación: justificada. Párrafo: 1 por idea. Tipografía: definida por la empresa, tamaño y color: 11-12 negro.

Encabezado: membrete, destinatario, lugar y fecha, asuntos y referencias, saludo.

Cuerpo: introducción, desarrollo, conclusión.

Cierre o pie: despedida, cierre firma, anexos.

Elaboración de Cartas Comerciales

Planificación: recopilar datos, establecer objetivos, organizar las ideas.

Redacción: introducción, desarrollo, o conclusión.

Revisión de Texto: claridad, ortografía, presentación, vocabulario, redundancia, cumplir objetivos.

Tipos de Cartas

Presentación y ofertas, solicitud de información (presupuesto), respuesta a solicitud, de pedido, reclamación, respuesta a reclamación, reclamación de pago.

Carta Circular: confección, seleccionar los destinatarios, filtrar los destinatarios, insertar campos de combinación, reglas vista previa finalizar la combinación.

Documentos Profesionales

Comunicaciones Internas

Aviso: se inicia con un encabezado que ponga aviso, logo a la izquierda, y fecha firma y nombre al final.

Memorando: parecido al aviso pero poner de quien y para quien y en vez de la firma el sello de la empresa.

Convocatoria: membrete entero, lugar fecha y hora en la que se celebra la Reunión, orden del día fecha y firma.

Acta: membrete, asistentes, desarrollo dos firmas.

Comunicaciones con la Administración

Instancia o Solicitud: es un documento que se utiliza para pedir algo a las administraciones públicas.

Oficio: es un documento que utilizan las administraciones públicas para comunicar a particulares o empresas hechos o asuntos que les afectan.

Recurso: es un documento que se dirige a un órgano de la administración que ha dictado una resolución con la que el interesado no está de acuerdo.

Otros Documentos

Informe: características: objetividad, lenguaje especializado, orden cronológico, estilo impersonal, y confidencialidad. Según contenido: personales, empresariales. Según la evaluación: descriptivo, interpretativo. Según ámbito: internos, externos. Estructura: portada, índice, desarrollo o exposición, conclusiones y recomendaciones y anexos.

Certificado, membrete y dos firmas. Declaración: sin membrete y firma. Saluda: logo y sin firma. Invitación: tamaño A5, diseño atractivo, fecha hora y lugar. Nota de Prensa: Encabezado, titular, entradilla, cuerpo y datos de contacto. Tarjeta de Visitas: Nombre, logo, dirección y datos de contacto.

Soportes de Documentos

Papel: tamaño A4, Tipo offset, estucado o satinado, reciclado. Gramaje: 80g/m2 sobre: en concordancia al papel.

Digital.

Gestión de la Correspondencia

Entrada de la Correspondencia

Recepción y Clasificación: recepción, apertura y clasificación.

Registro de Entrada: N.º fecha remitente clase anexos asunto destinatarios observaciones.

Distribución: 1.º urgente, privadas en mano fotocopias cuando afecta a muchos, planificar recorrido.

Salida de Correspondencia

Preparación: elaboración, firma y recogida.

Registro de Salida: N.º, fecha, destinatario, clase, anexos, asunto, origen, observaciones.

Expedición: franqueo: sello postal, F. pagado, F. en destino F. a máquina privada.

Servicio de Mensajería y Paquetería

Correos: correspondencia

Carta Ordinaria: para sobres de 2-4 días en España

Carta Urgente: -24 horas en España y de 1-3 días Unión Europea.

Carta Certificada: bajo firma en el domicilio del destinatario.

Burofax: envío urgente y seguro con firma del destinatario.

Valija: para correo interno entre empresas.

Trámites con la Administración Telemáticos

Registro Electrónico: certificado hardware o tarjeta, certificado software.

Configuración Previa: instalar el programa, realizar la solicitud, acreditar tu autenticidad y mantener nombre de usuario y contraseña. Firma digital características: te identifica, es íntegro, no repudio.

Sistema Clave: Clave PIN=(PIN + código SMS), Clave Permanente=(código+DNI+contraseña), Clave Firma=(con la firma)