La Comunicación: Elementos, Tipos y Estrategias en el Entorno Laboral

Elementos Lingüísticos de la Comunicación

• Emisor: Persona que emite el mensaje (verbal o no verbal).
• Mensaje: Objeto de la transmisión (lo que se quiere transmitir).
• Receptor: Quien recibe el mensaje y lo decodifica. Una vez recepcionado el mensaje, puede convertirse en emisor.
• Canal: Medio a través del cual se transmite el mensaje.
• Código: Sistema de signos y reglas conocidos por emisor y receptor.
• Contexto: Situación real en que se da la comunicación.
• Retroalimentación: Confirmación de que el receptor ha comprendido el mensaje y el emisor lo sabe.

Registros Lingüísticos

Se refiere a los usos lingüísticos, la variedad geográfica y el lenguaje específico de una profesión.

Dificultades y Obstáculos en la Comunicación

• Obstáculos Semánticos: Centrados en el código. Ejemplo: «La empresa ha decidido prescindir de tu puesto de trabajo.» (Pregunta: «¿Cuál es mi nuevo puesto?»)
• Obstáculos Físicos: Centrados en el canal. Ejemplo: Un corte de luz en una comunicación por Internet o varias voces hablando a la vez en un debate.
• Obstáculos Psicológicos: Centrados en el emisor y el receptor. Son obstáculos que se producen en las personas que intervienen en la comunicación. Se destacan:
  1. Percepción
  2. Emociones (triste, alegre, motivado, deprimido…)
  3. Personalidad (tímida, agresiva…)
  4. Ideologías distintas
  5. Posición jerárquica dentro de la estructura de una empresa (superior o compañero)
  6. Actitudes: responder positiva o negativamente.
  7. Falta de atención, que impide que el mensaje llegue o llegue deformado.
  8. Cualquier diferencia entre emisor y receptor que pueda provocar una mala interpretación.

La Percepción de la Personalidad en el Mundo Laboral: Influencias y Juicios

• Prejuicios: Juzgar a los demás antes de conocerlos.
• Estereotipos: Juzgar por la apariencia. Ejemplo: Si alguien lleva ropa desordenada, se asume que también será desordenado en el trabajo.
• Efecto Halo: La impresión que tenemos de una persona influye en cómo juzgamos su actitud.
• Expectativas: Lo que nos cuentan de una persona influye en el juicio que nos formamos de ella.

Tipos de Comunicación en la Empresa

A) Comunicación Ascendente

• Origen: De empleados a directivos. Permite a los directivos conocer problemas, ideas, sugerencias o quejas de los empleados.
• Es menos usual en el mundo laboral. Se canaliza a través de encuestas, informes, buzones de sugerencias, etc.
• Barreras:
  • Los mandos no escuchan.
  • Los operarios no transmiten la información por considerarla irrelevante, por temor a perjudicar a compañeros, o por no encontrar el lugar y momento adecuados.
  • Se restringe o filtra la información, transmitiendo solo lo que tendrá una reacción favorable y ocultando lo que podría tener efectos adversos.

B) Comunicación Descendente

• De directivos a operarios (más frecuente que la ascendente).
• Se utiliza para informar al trabajador sobre la tarea a realizar, los objetivos y la política de la empresa.
• Aparece en folletos, cartas, boletines, correo interno, etc.
• Barreras:
  • Estilo de liderazgo autoritario.
  • En empresas grandes con muchos mandos, se dificulta la fluidez.
  • Se retiene información para no perder poder.
  • La sobrecarga de información puede llevar a errores.
  • Utilización de un canal inadecuado.

C) Comunicación Horizontal

• Coordinación entre distintos departamentos o equipos.
• Se da entre personas del mismo nivel jerárquico o entre personas de distinto nivel que no tienen dependencia directa y se encuentran en diferentes departamentos.
• Es la más directa y sincera, ya que la comunicación entre iguales suele ser más fluida.
• A veces, se fomentan rivalidades entre departamentos para aumentar la productividad.
• Barreras:
  • Lenguajes técnicos diferentes (vendedores, informáticos, etc.).
  • Competitividad.
  • Fomento de la rivalidad entre departamentos por parte de la empresa.

D) Comunicación Formal e Informal

• Formal: Establecida por la empresa de forma estructurada, teniendo en cuenta la jerarquía.
• Informal: Surge espontáneamente mediante relaciones interpersonales y supera los niveles jerárquicos (hora del café, cursos de formación, comidas, etc.).
• Funciones de la comunicación informal:
  • Ofrece información que no ha sido transmitida por canales oficiales (rumores).
  • Se transmite con rapidez.
  • Crea satisfacción social.
  • Aporta personalidad a la cultura de la organización.
  • Contribuye a formar grupos con ideas, valores o actitudes similares.
  • Puede dar lugar a rumores que distorsionen el mensaje original.

Ambas comunicaciones (formal e informal) se complementan y son necesarias en una empresa.

Comunicación Interna: Puntos Clave

1. Cuanto más alto es el líder del proyecto, mayores garantías de éxito.
2. Es importante involucrar desde el principio a la línea jerárquica.
3. Descentralizar todo lo posible.
4. Prever necesidades de formación en comunicación para directivos y mandos intermedios.
5. Evitar la manipulación de los mensajes, la saturación informativa y los «saltos en el vacío».

Comunicación Oral: Técnicas y Estrategias

En la comunicación oral, debemos tener en cuenta:

• Situación de la comunicación: Conocer a los destinatarios (quiénes y cuántos son), sus conocimientos del tema y el tiempo disponible.
• El mensaje y sus dificultades: Para que la comunicación oral sea eficaz, las ideas deben ser interesantes para el oyente. El emisor debe sentirse interesado y el receptor, implicado. Es normal sentir intranquilidad al hablar en público; esto puede deberse a la falta de costumbre, de confianza o de preparación.
• Estrategias de exposición:
  • Pronunciación, intensidad, timbre, entonación y ritmo de la voz.
  • Vocalización y pronunciación claras.
  • Conseguir que el receptor nos siga:
    • Comenzar explicando brevemente los puntos a tratar y su porqué.
    • No usar tópicos. Evitar disculpas y muletillas («¿sabes?»).
    • Mirar al público el mayor tiempo posible.
    • Ponerse en el lugar del auditorio.
    • Cuidar el lenguaje corporal (ropa, gestos, posturas, tics…).
    • Seguir un orden en la exposición, con frases cortas y vocabulario adaptado.
    • Utilizar medios audiovisuales.
    • Aceptar comentarios y críticas, evitando enfrentamientos.
    • Utilizar anécdotas para resultar ameno.
    • Ajustar la exposición al guion elaborado previamente.
    • Controlar el tiempo.
    • Finalizar con una síntesis y conclusiones. Evitar un final brusco.
• El receptor: Su edad, sexo, intereses, estado anímico, motivación y nivel cultural influyen en la comunicación. El receptor debe estar atento, dejar hablar y saber preguntar.

La comunicación oral es fundamental en las relaciones laborales. Son importantes:

• La utilización correcta del lenguaje.
• El contexto en que se produce la comunicación.
• Las dificultades del mensaje.
• Las formas de transmitirlo.

Estrategias de la Comunicación Asertiva

La asertividad es un método de comunicación que busca transmitir información, pedir lo que se desea o expresar lo que se piensa, teniendo siempre en cuenta los derechos de los interlocutores (respetando).

Técnicas de comunicación asertiva:

1. Disco rayado: Repetir insistentemente lo que se desea (o no se desea) hacer, nuestros derechos, o un aspecto importante. La petición debe ser justa.
2. Aserción negativa: Responder a una crítica manifestando que es razonable o tiene parte de verdad, hasta que la persona deje de criticar.
3. Crear confusión: Generar dudas en quien critica cuando sabemos que no tiene razón, situándolo en una posición de desconcierto.
4. Pregunta negativa: Responder a una crítica pidiendo una aclaración.