Puntos Clave para un Outsourcing Exitoso

1. Revisar la Estructura de la Empresa

A- Contar con una buena administración del proceso de abastecimiento: El proceso de outsourcing debe tener una misión definida: aumentar el valor del producto percibido por los consumidores.

B- Determinar habilidades principales e identificar cuellos de botella: Identificar cuáles de las actividades que realiza son las centrales o principales para el negocio.

C- Cambiar la cultura organizacional: Lograr que los integrantes de las organizaciones entiendan los fundamentos de esta separación de actividades, así como los motivos que llevan a ella y los beneficios que puede traer para la compañía.

D- Contar con la tecnología de información adecuada: Es importante que la empresa cuente con la tecnología necesaria para poder mantener una relación de este tipo.

2. Determinar a Cuáles Actividades Aplicar Outsourcing y a Cuáles No

1- Actividades que hacen uso intensivo de recursos: Mediante esta técnica las compañías pueden entrar en un nuevo mercado sin la necesidad de incurrir inmediatamente en inversiones considerables de equipo.

2- Actividades que usan servicios especializados: La subcontratación ofrece a las empresas gran flexibilidad en sus sistemas, ya que pueden contar con el apoyo de un tercero especializado.

3- Actividades relativamente independientes: Una forma de identificar actividades que no formen parte de las habilidades centrales de una empresa, es observar aquellas tareas que tienen una relativa independencia con respecto a las demás funciones de la compañía.

3. Seleccionar al Proveedor

• Analizar la relación coste/beneficio: Si se obtiene un resultado positivo, quiere decir que la empresa ha logrado identificar una actividad que no forma parte de sus habilidades principales.
  Cuando el resultado es negativo, se pueden deducir dos cosas:
  • La empresa intenta desintegrar una actividad que forma parte de sus habilidades centrales.
  • La selección del proveedor es deficiente y éste no tiene las capacidades suficientes para ofrecer el servicio a la empresa.
• Seleccionar cuidadosamente a los proveedores: Las empresas deben buscar proveedores que se enfoquen en la industria en la que ellos se encuentran, además deben comprender el manejo de los productos que se van a subcontratar.
• Elaborar un contrato escrito y estricto: Uno de los puntos básicos al buscar subcontratar es el contar con un contrato por escrito, que sea claro en establecer todos los puntos necesarios para que el tercero cumpla con la entrega del producto y/o servicio, así como con las características requeridas por la empresa. Una vez escogido el proveedor adecuado para la desintegración, la empresa debe establecer las metas y los costos del proyecto de subcontratación.

Los Riesgos del Outsourcing

• No negociar el contrato adecuado.
• No adecuada selección del contratista.
• Puede quedar la empresa a mitad de camino si falla el contratista.
• Incrementa el nivel de dependencia de entes externos.
• Inexistente control sobre el personal del contratista.
• Incremento en el costo de la negociación y monitoreo del contrato.
• Rechazo del concepto de outsourcing.

Metodología para la Evaluación de Outsourcing de una Compañía

Fase «0» – Inicio

• ¿Qué hace? Identificar el alcance para el outsourcing.
• ¿Cuánto tiempo? Tiempo aproximado de entrega.
• ¿Quién participa? Esta fase es iniciada por el gerente.
• ¿Qué se entrega? Un documento que establece el alcance del proyecto.
• ¿Qué se decide? Examinar (o no) los beneficios estratégicos.

Fase «1» – Evaluación

• ¿Qué hace? Examina la factibilidad del outsourcing.
• ¿Cuánto tiempo? De cuatro a seis semanas.
• ¿Quién participa? Un pequeño equipo encabezado por el patrocinador.
• ¿Qué se entrega? Un estudio de factibilidad o de otro.
• ¿Qué se decide? Decisión acerca de proceder o no.

Fase «2» – Planeación Detallada

• ¿Qué hace? Establece los criterios para la licitación.
• ¿Cuánto tiempo? De ocho a diez semanas.
• ¿Quién participa? El equipo formado durante la fase 1, más 1 representante.
• ¿Qué se entrega? Un plan de proceso de licitación.
• ¿Qué se decide? A quién se invita a concursar.

Fase «3» – Contratación

• ¿Qué hace? Selecciona a un contratista preferido.
• ¿Cuánto tiempo? De tres a cuatro meses.
• ¿Quién participa? El equipo central de la fase de planeación.
• ¿Qué se entrega? Invitación a concursar.
• ¿Qué se decide? La concesión del contrato.

Fase «4» – Transición al Nuevo Servicio

• ¿Qué hace? Establece los procedimientos para la administración.
• ¿Cuánto tiempo? De dos a tres meses.
• ¿Quién participa? El equipo central y el gerente de función.
• ¿Qué se entrega? Un plan de transición.
• ¿Qué se decide? Procedimientos de terminación.

Fase «5» – Administración y Revisión

• ¿Qué hace? Revisa el contrato de forma regular.
• ¿Cuánto tiempo? De uno a cinco años.
• ¿Quién participa? Representante del contratista responsable de la entrega.
• ¿Qué se entrega? Un servicio administrado.
• ¿Qué se decide? Verificación anual de la validez de la evaluación original.