Centros de Tratamiento, Gestión y Acceso a la Información: Documentación y Bibliotecas

Gestión de la Información en Trabajo Social

El Documento y el Análisis Documental

Un documento es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, películas, fotografías, etcétera) en lengua natural o convencional. Es el testimonio de una actividad humana fijada en un soporte. Toda fuente de información registrada sobre cualquier soporte, sea un disco compacto (CD), un DVD, papel, papiro o incluso una piedra o trozo de madera.

Los documentos pueden clasificarse de acuerdo a:

• El soporte material usado para consignar la información.
• Las características informacionales.

Clasificación de los Documentos según su Soporte

En cuanto a la naturaleza de los documentos, pueden ser textuales y no textuales.

• Textuales: Son los documentos que contienen información escrita sobre papel.
• No textuales: Son documentos que, aunque pueden contener información escrita, suelen estar en otros tipos de soportes diferentes al papel porque están hechos para verse, oírse y manipularse.

Clasificación de los Documentos según sus Características Informacionales

Tienen que ver con el carácter informativo. Las características intelectuales son el contenido, la finalidad, el tema, etc. Podemos hacer la siguiente clasificación:

• Documentos primarios: Contienen información original del autor/a y no han pasado por ninguna clase de tratamiento.
• Documentos secundarios: Resultado de aplicar tratamiento a los documentos primarios.
• Documentos terciarios: Resultado de aplicar tratamiento a los documentos secundarios.

Cadena Documental o Proceso Documental

Es el conjunto de operaciones a los que son sometidos los documentos en una unidad de información para que, a través de éstas, la información que contiene el documento pueda llegar al usuario que lo necesite.

Fases del proceso documental:

1. Entrada:
   • Selección
   • Adquisición
   • Donación
2. Tratamiento documental: Es el resultado de aplicar técnicas normalizadas a un conjunto documental con el fin de hacerlo más controlable y utilizable. Incluye el análisis documental.
   • Análisis externo
   • Análisis interno
3. Salida:
   • Difusión Selectiva de la Información (DSI)
   • Recuperación

Referencia bibliográfica: TORRES RAMÍREZ, Isabel de y MUÑOZ MUÑOZ, Ana Mª. Fuentes de información para los Estudios de las Mujeres. Granada: Universidad de Granada, Servicio de Publicaciones, 2000.

Resumen: Se analiza la bibliografía y fuentes de información especializada en Estudios para los Estudios de las Mujeres. Su objetivo es dar a conocer los conceptos y las obras orientadas a aplicar la perspectiva de género a todos los objetos del conocimiento, y proporcionar el desarrollo de una ciencia no androcéntrica.

Descriptores: FUENTES DE INFORMACIÓN, BIBLIOGRAFÍA ESPECIALIZADA, ESTUDIOS DE LAS MUJERES

La Biblioteca

Se trata del sistema de información más clásico. La biblioteca es:

• Un conjunto interactivo de personas, tecnología y documentos.
• Un sistema de información que no crea sus propios materiales, selecciona lo que otros editan de acuerdo con los objetivos concretos que deben cumplir.

Los fondos suelen ordenarse por temas, siguiendo alguna pauta normalizada, como puede ser la CDU. Independientemente de la ordenación, existen catálogos que envían al lector a la ubicación exacta de cada obra.

Podemos considerar que la biblioteca cumple estas funciones básicas:

• Función educativa: La principal razón para que existan bibliotecas universitarias y escolares es el apoyo a la educación. También la biblioteca pública cumple con el objetivo de educar, ya sea colaborando con el sistema educativo o por sí misma, formando a la gente a la que atiende.
• Función de custodia: Nos referimos a la preservación y conservación de los impresos y documentos que formen parte de su colección/fondo documental. Son las bibliotecas nacionales principalmente las encargadas de preservar y conservar todo lo publicado en el ámbito nacional. No obstante, la custodia de los materiales documentales, para ofrecerlos en el futuro al que lo solicite, es una función común a todas las bibliotecas.
• Función recreativa: El entretenimiento es una función primordial de las bibliotecas públicas. También podemos considerarla como una función complementaria de las bibliotecas escolares e incluso las universitarias.
• Función social: La biblioteca es un lugar de encuentro social.
• Función utilitaria: Las bibliotecas, a través de la información bibliográfica y de referencia, permiten a los usuarios obtener respuestas de tipo práctico: encontrar datos de instituciones, de personas, entender cómo son determinadas costumbres, etc.
• Función de difusión de la información: Las bibliotecas proporcionan conocimiento mediante la difusión de documentos, datos, etc.; es decir, todo tipo de información a quién la necesite. Cualquier asunto encuentra respuesta en algún tipo de biblioteca. El bibliotecario actual es cada vez más mediador entre la información y el usuario. De esto se deriva que el suministro de información, y no de documentos, se ha convertido en uno de los principales fines de las bibliotecas. La figura del bibliotecario erudito/conservador está en regresión frente al bibliotecario informador/referencista.

El Centro de Documentación

En principio, se conoce al centro de documentación como aquel sistema de información que se centra en los procesos que Chaumier denominó cadena documental. Su objetivo principal consiste en ofrecer a los usuarios la información que éstos hayan pedido:

• Búsquedas concretas.
• Búsquedas permanentes (DSI).

Para ello, se sirve de unas operaciones mediante las cuales los documentos:

1. Ingresan en el centro (selección).
2. Se analizan y preparan para ser recuperados (tratamiento/procesamiento).
3. Se les da salida hacia los usuarios (difusión).

Estas funciones y operaciones son realizadas por otros sistemas de información, por lo que resulta difícil establecer las particularidades que distinguen a un centro de documentación de los restantes sistemas de información. Una de sus características es que se dedica a un área temática específica, pues, por la naturaleza de sus funciones, no sería posible realizarlas en un área temática muy amplia o general.

Los centros de documentación someten a los materiales documentales a un análisis más profundo que las bibliotecas. En este sentido, es interesante comentar la diferencia:

• Información como producto
• Información como servicio

Información como Producto

Se considera a la información como producto cuando únicamente se produce la transferencia de documentación, sin juzgar su valor o sin validar la información contenida. Por ejemplo, la venta de documentos completos, o de sus referencias o resúmenes. El vendedor o suministrador de este tipo de información no aporta ningún “valor añadido” a la mercancía que distribuye o vende, en este caso la información.

Información como Servicio

Se caracteriza porque la información ha sido sometida a un tratamiento intelectual. De esta forma, la información se convierte en algo más fácil de explotar, más útil, más comprensible. Entre los posibles tratamientos o procesos intelectuales a los que puede ser sometida la información, podemos destacar:

• Valorar la actualidad de la información, ver si está obsoleta o no.
• Traducción de la información para que pueda ser utilizada por el usuario.
• Elaboración de informes (estudios monográficos sobre un tema concreto, explicar el estado de la cuestión sobre un tema, etc.).
• Disponer los datos o informaciones de forma que sea más fácil ver lo que es esencial (gráficos, diagramas, imágenes, bases de datos, etc.).
• Puesta al día de la información (DSI).

Tipos de Información según su Tratamiento

Utilizando esta diferenciación (información como producto / información como servicio) como punto de partida, es posible establecer tres tipos de información:

• Información bruta: Es aquella información no sometida a ningún tipo de tratamiento intelectual. Estará constituida tanto por información primaria como secundaria. Y resultaría asimilable al concepto de información como producto.
• Información elaborada: Se diferencia de la anterior en que, para servirla, se la somete a una serie de operaciones intelectuales: bancos de datos, estudios técnico-económicos multicliente, etc. Todo esto es relativo. Por ejemplo, si un usuario (centro de documentación, biblioteca, etc.) compra información elaborada a otro centro y la vende sin ningún tipo de proceso intelectual, será información bruta en esa segunda venta, pero era elaborada en la primera.

Aquí se podría establecer una de las diferencias clásicas entre una biblioteca y un centro de documentación: no es lo mismo ofrecer información elaborada por otros (papel tradicional de las bibliotecas) que elaborar información (aplicando procesos intelectuales) a partir del documento primario (papel de los centros de documentación).

• Inforservicio: Se trata de un servicio de información hecho a medida, según las características específicas y concretas de cada usuario. Responderá siempre a un objetivo o necesidad concreta que puede ser de tres tipos fundamentalmente:
  1. Puntual: una búsqueda bibliográfica, un informe, una traducción, un resumen crítico, etc.
  2. Tipo suscripción: una puesta al día sobre un tema concreto (DSI).
  3. Asesoría en información documental: organización de una base de datos, ayuda para crear una infraestructura de información documental que le sea útil al usuario para la toma de decisiones, etc.

El Movimiento Open Access

El llamado acceso abierto (en inglés, open access) es el acceso libre, inmediato e irrestricto a material digital educativo y académico, principalmente artículos de investigación científica de revistas especializadas con peer review (‘revisión por pares’).

Acceso libre (AL) significa que cualquier usuario individual pueda leer, descargar, copiar, distribuir, imprimir, buscar o enlazar los textos completos de los artículos científicos, y usarlos con cualquier otro propósito legítimo, como hacer minería de datos de su contenido digital, sin otras barreras económicas, legales o técnicas que las que suponga Internet en sí misma. Es una manera gratuita y abierta de acceder a la literatura científica. Se extiende a otros contenidos digitales que los autores desean hacer libremente accesible a los usuarios en línea. El acceso libre es una necesidad primariamente hecha evidente por el advenimiento de Internet.

El movimiento Open Access promueve eliminar las barreras económicas, legales y tecnológicas, y trata de obtener a cambio, como beneficios, una mayor accesibilidad para los documentos y una mayor visibilidad para los autores. Los documentos que están disponibles libremente son más consultados y tienen más posibilidades de ser citados. Son diversas las iniciativas, propuestas y declaraciones sobre el Open Access para el material científico, que, con pequeñas diferencias, sostienen la necesidad de la disponibilidad en Internet de la información científica, para toda la humanidad, sin restricciones. En líneas generales, las coincidencias entre los diversos documentos parten del uso de Internet como sistema de difusión y la disponibilidad sin costos.