¿Qué información debemos solicitar?

Una vez confeccionado el listado de los posibles proveedores, debemos contactar por carta o personalmente para solicitarles la información que necesitamos conocer. La información gira en torno a tres aspectos:

-Condiciones económicas (precio por unidad y por lote, descuento comercial, rappels y su aplicación, gastos de envases y embalajes, gastos de transporte y seguro, forma de pago, y recargo de aplazamiento de pago)

-Condiciones técnicas (carácterísticas técnicas, calidad, embalajes especiales, instalación y montaje, tiempo de garantía, formación de los usuarios, y repuestos y mantenimiento posventa

-Servicios posventa (plazo de entrega, devolución de excedentes, revisión de precios, y otros servicios)

Selección de proveedor

El proceso de valoración de ofertas permite hacer una preselección entre los proveedores que transmiten en su oferta con solidez financiera y productos de calidad.

Los factores del producto y el proveedor están relacionadas con:

• Las carácterísticas técnicas y la facilidad de uso
• La formación ofrecida por el suministrador y el tiempo requerido para ello.
• La flexibilidad del proveedor para adaptarse a las necesidades del cliente.
• La confianza y entendimiento entre comprador y vendedor, que aseguran la comodidad en el suministro pedido.

Una vez elegido un proveedor o proveedores, debemos responder a todas las empresas que enviaron su oferta. A los proveedores no seleccionados les indicaremos las causas por las que no hemos aceptado sus condiciones, porque pudieran realizar nuevas ofertas, siendo conveniente dejar alguna puerta abierta para posibles negociaciones comerciales.

Carácterísticas por las que se puede evaluar a los proveedores

1.- Reputación general del proveedor

2.-

Condiciones financieras

3.- Flexibilidad del suministrador para adaptarse a las necesidades de la empresa

4.- Experiencia con el suministrador en situaciones análogas

5.- Servicio técnico ofrecido

6.- Confianza con el vendedor

7.- Comodidad en el suministro del pedido

8.- Datos sobre la adecuación del pedido

9.- Precio

10.- Especificaciones técnicas

11.- Facilidad de uso

12.- Preferencias del usuario principal del producto

13.- Formación ofrecida por el suministrador

14.- Tiempo de formación requerido

15.- Confianza en la fecha de entrega prometida

16.- Facilidad de mantenimiento

17.- Servicio posventa

Análisis de las necesidades

El departamento de compras, una vez recibidos los boletines, procede a su clasificación. El proceso suele ser el siguiente:

• Dar preferencia a as solicitudes de materiales cuyas existencias se encuentren bajo mínimos.
• Comprobar  si el artículo se utiliza con regularidad o se trata de un artículo que se compra por primera vez.
• Clasificar los boletines por materiales homogéneos, por artículos, por materiales que suministran varios proveedores o por productos importados.
• Consultar con el futuro usuario antes de hacer el pedido.

El siguiente paso será decidir la calidad que deben reunir los materiales, la cantidad que hay que solicitar, el plazo de entrega, las condiciones financieras, etc. Cuando en e aprovisionamiento están implicadas las secciones de fabricación, almacén y ventas, la respuesta a preguntas del tipo qué cantidad comprar, cuándo solicitar el pedido, a qué precio, generalmente se resuelven en el departamento técnico o en el de ventas.

Las condiciones que se toman respecto a la cantidad de cada pedido, o si conviene hacer un solo pedido en varias entregas, afectarán al resto del proceso de compras, por eso se utiliza información de los archivos de la empresa, junto con el sistema de almacenaje, la política de compras y la situación económica.

Solicitud de ofertas y presupuesto

La fase de petición de ofertas y presupuesto se realiza en los casos siguientes:

-Cuando inicia por primera vez la actividad.

-Cuando tiene que comprar un producto nuevo.

-Cuando no estamos contentos con los proveedores habituales.

-Para ampliar la cartera de proveedores.

-Para responder a la publicidad recibida.

Debido a que el proceso de de petición de ofertas supone un coste económico, nos aseguraremos de enviar la solicitud sólo a los proveedores cuya respuesta incluya una oferta de nuestro interés.

Dependiendo de la política de compras que adopte la empresa también existen varios factores que influyen cuando se decide comprar al fabricante, al mayorista o a ambos, los cuales son:

-El tipo de producto.

-La cantidad solicitada en cada pedido.

-La ubicación de la tienda.

-Los servicios ofrecidos por el proveedor.