Portada » Formación y Orientación Laboral » Auditoría en Prevención de Riesgos Laborales: Evidencias, Pruebas y Proceso
EVIDENCIA SUFICIENTE: Se entiende por tal, aquel nivel de evidencia, que el auditor debe obtener a través de sus pruebas de auditoría, para llegar a conclusiones razonables sobre los elementos del sistema de prevención que se someten a su examen. El auditor no pretende obtener toda la evidencia, por lo que puede llegar a la conclusión sobre un procedimiento, una medida preventiva, o un aspecto de la evaluación de riesgos mediante pruebas analíticas o de muestreo.
El nivel de evidencia sobre el sistema de prevención y otras circunstancias debe estar razonado y debe darle al auditor toda la información sobre circunstancias para que el auditor lo tenga a juicio profesional y le permita llegar a una opinión.
El auditor considerará para decidir el nivel; Los riesgos presentes en la empresa, los identificados en la evaluación de riesgos y los riesgos probables de error.
El juicio del auditor se ve afectado por:
El riesgo de que existan errores en los registros del sistema.
La falta del suficiente nivel de evidencia sobre un hecho de relevante importancia que se examinen, obliga al auditor a expresar las salvedades que correspondan o, en su caso, a denegar su opinión.
EVIDENCIA ADECUADA: El auditor debe valorar que los procedimientos que aplica para la obtención de la evidencia, sean los convenientes en aquellas circunstancias. Estos criterios deben servir, asimismo, para la formación de su juicio profesional.
La “importancia relativa” de la naturaleza de un error, hace probable que el juicio de una persona razonable, que confía en la información, se hubiera visto influido o su decisión afectada, como consecuencia del error u omisión. Este concepto habrá de ser contemplado por tanto en el desarrollo del plan global de auditoría, como en el proceso de formación de la opinión técnica del auditor independiente y, consecuentemente, en las normas reguladoras de la profesión de auditoría.
La consideración del “riesgo probable” supone la posibilidad de que el auditor no detecte un error significativo que pudiera existir en el sistema de prevención, por la falta de evidencia respecto a un determinado elemento o por la obtención de una evidencia deficiente o incompleta sobre el mismo. Para la evaluación del “riesgo probable” debe considerarse el criterio de importancia relativa y viceversa, al ser también interdependientes, deben juzgarse y evaluarse en forma conjunta y acumulativa.
La finalidad de las pruebas de cumplimiento es proporcionar al auditor una seguridad razonable de que el sistema de prevención y los procedimientos de gestión están siendo aplicados tal como fueron establecidos.
El auditor podrá omitir parte o toda la comprobación de los registros del sistema de prevención cuando ese trabajo no fuese efectivo en términos de coste – eficacia. A tal efecto debe tomarse en consideración la naturaleza de los riesgos, y los procedimientos de gestión.
El auditor tiene que basar fundamentalmente la toma de evidencias en pruebas substantivas (control de condiciones de seguridad en lugares de trabajo).Dependiendo de la no existencia o fiabilidad de los procedimientos y de los controles, el auditor extenderá o no el alcance de cada una de los tipos de pruebas.
Dependiendo del grado de confianza, de los resultados que paulatinamente se vayan obteniendo y del análisis previo del sistema de prevención; el auditor realizará un muestreo más o menos amplio de los registros del sistema y los centros de trabajo.
La determinación de la extensión de las pruebas de cumplimiento y substantivas, se realizará sobre bases estadísticas o sobre bases subjetivas. Cuando se utilicen bases subjetivas, se deberá dejar constancia en los papeles de trabajo de las razones que han conducido a tal elección, justificando los criterios y bases de selección, y determinando el grado de confianza a depositar en el control interno.
El auditor deberá realizar al menos un muestreo del 10% de los registros del sistema y de las condiciones de seguridad de los centros de trabajo.
Las pruebas deberán aplicarse a los registros de los diferentes procedimientos durante el período que se está revisando. Deben seleccionarse del conjunto de elementos del sistema, a los cuales deben aplicarse las conclusiones resultantes. Deberá dejarse constancia, en los papeles de trabajo, del criterio utilizado en la selección de la muestra.
El auditor deberá obtener evidencia mediante pruebas substantivas contenidas en el sistema de prevención:
“La reunión de cierre, presidida por el líder del equipo auditor, debería realizarse para presentar los hallazgos y las conclusiones de auditoría de tal manera que sean comprendidos y reconocidos por el auditado, y para ponerse de acuerdo, si es necesario en el intervalo de tiempo para que el auditado presente un plan de acciones correctivas y preventivas.”
La finalidad fundamental de la reunión final es presentar las conclusiones de la auditoría sobre los hallazgos de auditoría, de forma que permita una clara compresión por parte del auditado de los resultados de la auditoría, con lo que se abre el camino para la definición de las acciones correctivas.
Una vez finalizada la fase de examen de la auditoría debe haber a la salida una reunión final de auditoría con el auditado, con la misma asistencia que se tuvo en la reunión inicial de auditoría.
Puede que por algunos buenos motivos a alguno de los miembros de la dirección del auditado le sea imposible asistir a la reunión final planificada. Si no es posible cambiar el momento de la reunión debe intentarse por todos los medios celebrar una reunión privada con ellos en algún otro momento, a fin de que cualquier punto o tema conflictivo pueda discutirse, solucionarse o conducir a una postura, antes de la reunión final.
Si no se hace así se corre el riesgo de exponer los resultados a unos miembros del auditado de menor jerarquía que pueden verse sin autoridad suficiente para discutir ciertos aspectos, incluso pueden asustarse y negarse a aceptar los hallazgos más graves. Éstos desearán comunicárselo a sus superiores para la toma de decisiones y la reunión final puede terminar con un cierto desorden.
El informe de auditoría representa la salida del proceso de ejecución de la auditoría y constituye, de este modo, el registro documental que recoge las conclusiones de la auditoría.
Los objetivos fundamentales del informe de la auditoría son los siguientes:
Cualquier comunicación que se realice durante el tiempo que medie entre la reunión final y la emisión del informe, debería realizarse a través del auditor jefe.
Atendiendo a la finalidad de la auditoría, se hace necesario gestionar un programa de auditoría que asegure que las auditorías son realizadas de forma repetida de manera que se mantenga la confianza en el sistema de gestión a lo largo del tiempo y se identifiquen los puntos problemáticos ante los cambios producidos, favorables o desfavorables con el fin de que se puedan aplicar las acciones correctivas oportunas.
El programa de auditorías debe asegurar que las auditorías se realizan de forma eficaz, en los intervalos de tiempo marcados y contando con los recursos humanos y técnicos necesarios. Para ello, el proceso de gestión de un programa de auditorías debería contemplar que:
La programación de las auditorías debe conjugar los recursos disponibles junto con el grado de confianza en el desempeño de los distintos procesos.
Así, cuanta mayor confianza se posea en el desempeño de los procesos, mayor puede ser el intervalo de programación de las auditorías. Sin embargo, procesos complejos o con problemas detectados repetidos pueden requerir una disminución en el intervalo de auditoría.
De este modo, las auditorías deberán programarse con una frecuencia mayor en casos tales como:
Por tanto, es necesaria una programación en la que la frecuencia de las auditorías quede ponderada en función del estado y la importancia de los procesos a auditar así como del resultado de auditorías anteriores.
La reunión previa es aquella que se realiza en la fase de iniciación de la auditoría, junto a la definición del alcance de la misma, realización del contrato de encargo de auditoría y el análisis previo del sistema de gestión de la prevención existente.
La reunión inicial es la primera toma de contacto entre la parte auditora y auditada, con la organización y la gestión de la prevención existente. En ella el principal objetivo en empezar a definir cuáles serán las condiciones de la auditoría (tipo y plazos) y recoger información básica general de la organización (actividad, estructura y organización, centros de trabajo, riesgos comunes, legislación aplicable, número de trabajadores, equipos de trabajo tipo, etc.).
La reunión inicial es la reunión de apertura de la ejecución de auditoría, el objetivo final de la cual es evitar problemas durante el transcurso, realización de la misma. La reunión, de tipo formal, se realiza entre la Dirección de la organización y/o con aquellos responsables de los procesos o áreas a auditar.
En la reunión inicial se presentará el equipo auditor a la dirección de la organización auditada y el representante de la dirección durante la auditoría al equipo auditor. En este punto puede hacerse un pequeño recorrido por las áreas a auditar; se repasarán los diferentes puntos del Plan de auditoría:
La reunión final es la reunión de cierre de la ejecución de auditoría, el objetivo de la cual es presentar por parte del auditor líder a los mismos asistentes a la reunión inicial (la dirección de la organización y/o responsables de procesos/áreas auditadas) los principales resultados/hallazgos y conclusiones de la auditoría realizada. Así, se pretende el conocimiento y comprensión por la parte auditada de los resultados antes de la elaboración del informe final de auditoría, permitiendo una posible discusión, aclaración, acotación de los mismos, y a fin de no presentar ninguna sorpresa respecto a los resultados en el informe final.
Los resultados se podrán presentar esquematizados de diversa manera, así por ejemplo por orden de importancia, priorizando aquellas no conformidades de mayor a menor importancia (en base a gravedad, alcance, frecuencia) junto a los criterios de auditoría no satisfechos.
En el caso de tratarse de no conformidades de semejante nivel se esquematizarán en función de requisitos o aspectos del SGSST.
Tras la explicación de los resultados se presentará cómo continuará el proceso de auditoría: 1) plazos y canal de distribución del informe de auditoría; plazo y responsables para presentar alegaciones al contenido del informe; y plazos y responsabilidades para presentar planes de acción correctiva, si se requiere y plazos para su revisión y evaluación por el cliente de auditoría.
Se deberá tener especial cuidado en no realizar propuestas de acciones correctoras, asesoramiento u orientación sobre las mismas sobretodo en auditorías externas o certificación, pues la misma entidad certificadora podría auditar tales acciones.
La normativa en el RD 39/97 establece dentro de la definición de auditoría, 3 características que debe cumplir toda evaluación de cumplimento legal o auditoría legal:
Estos informes recogerán:
El equipo auditor es el conjunto de personas que trabajando bajo el control del auditor líder llevan a cabo la auditoría. El número de auditores no está establecido pues estará en función de los objetivos, el alcance, la complejidad de la auditoria.
En general hay dos tipos de figuras: el auditor líder y el auditor. Después hay un conjunto de figuras de apoyo al equipo auditor como puede ser el experto técnico, los auditores en prácticas, la intérprete o los observadores.
El auditor líder es el responsable máximo y final de toda la auditoría, de todas las fases y actividades que la conformen. El auditor líder podrá participar de la decisión del resto de equipo de auditores, elaborará el plan de auditoría, representará al equipo auditor ante la dirección de la organización auditada y presentará el informe final.
En el caso del resto de equipo de auditores, actuarán de acuerdo a los requisitos aplicables a la auditoría, preparar y realizar con eficacia las responsabilidades asignadas, recoger por escrito los hallazgos de auditoría y elevar un informe con las conclusiones de auditoría, conservar y guardar los documentos de auditoría para presentarlos según el plan de auditoría, mantener la confidencialidad, cooperar con el auditor líder y ayudarle en la misión, verificar las acciones correctivas después de la auditoría si el cliente lo solicita.
En cuanto al experto técnico asesorará al equipo auditor en aquellos aspectos con un mayor nivel técnico que se encuentren por encima de los conocimientos requeridos al auditor.
El auditor becario, será aquel en formación bajo la supervisión del auditor líder, prácticas que les permitan acreditar la experiencia requerida para actuar como auditor.
Los observadores podrán ser terceras partes por ejemplo para llevar a cabo una supervisión del proceso de auditoría, para evaluar su grado de adecuación y mantenimiento de la cualificación del equipo, no debiendo ni participar ni influir en la relación auditor, auditado y sin tener ninguna responsabilidad en la propia auditoria.
Los intérpretes se utilizarán en aquellos casos que se deban emplear idiomas diversos que no domine el equipo auditor.
El propósito de los documentos de trabajo es ayudar en la planificación y realización de la auditoría, en la supervisión y revisión de la misma, y en suministrar evidencia del trabajo llevado a cabo para respaldar la opinión del auditor.
Los auditores deben conservar todos los documentos de trabajo que puedan constituir las debidas pruebas de su actuación, encaminadas a formar su opinión sobre el sistema de prevención que haya examinado.
Los documentos de trabajo deben:
Puede decirse, en términos generales, que los documentos deben prepararse a medida que se completa el trabajo de la auditoría, y han de ser lo suficientemente claros comprobar que la auditoría se ha realizado conforme a lo establecido en la legislación aplicable. incluirán lo siguiente:
Para llevar a cabo funciones de auditor de sistemas de prevención es contar con una titulación universitaria oficial y poseer una formación mínima acreditada por una universidad con el contenido especificado en el programa.
En consecuencia, debe estar actualizado y estudiar, comprender y aplicar las nuevas disposiciones sobre seguridad y salud y procedimientos de auditoría. Este deberá:
Las personas que hayan de realizar esta función han de ser personas abiertas, maduras, poseer sentido común, capacidad de análisis, tenacidad, aptitud para percibir situaciones de forma realista, comprender operaciones complejas desde un punto de vista general, así como comprender la función de elementos individuales en el seno del conjunto de una organización (Aptitudes profesionales, intelectuales y físicas además e un comportamiento social).