Auditoría de la Información en las Organizaciones

1. Definición y Objetivos

La auditoría de la información es un diagnóstico del uso de la información en la organización y una metodología de gestión que todo profesional de la información debería integrar en la administración de sus unidades. Evalúa la efectividad y eficiencia del sistema de información, las necesidades de información por área o departamento, recursos nuevos de información, puntos débiles y oportunidades del sistema.

La práctica de la auditoría se sitúa en el marco de los procesos de control interno y diagnóstico global de la organización, dejando al margen la información contable. Esta auditoría de la información es aplicable a cualquier tipo de organización y ámbito de actividad.

Pretende averiguar:

• La información de la organización en cualquier soporte (explícita) o en la mente (tácita) de los empleados.
• Los recursos para hacer accesible la información a quien necesita convertirla en conocimiento.
• Las formas en que se usa la información con el fin de alcanzar los objetivos.
• Las herramientas que hay que usar para interactuar con la información.

2. Auditorías de Activos Informacionales

Otras auditorías relacionadas con el intangible «información» son:

• La auditoría de la comunicación: Contrasta la situación de la comunicación de la información en la organización con criterios óptimos.
• La auditoría de los sistemas de información: Valora el procesamiento de la información, el uso de las tecnologías de la información, etc.
• La auditoría del conocimiento: Una revisión del conocimiento requerido por una organización para alcanzar sus objetivos de forma efectiva. Incluye el análisis de las necesidades de información, competencias y auditoría de la comunicación.
• Auditoría de la inteligencia: Relaciona la auditoría de la información y la gestión del conocimiento, descubriendo los recursos de información y conocimiento escondidos en la organización.

Entre los beneficios de las auditorías de activos informacionales se encuentran: presentar información válida y exacta sobre el entorno informativo, puntos fuertes y débiles; involucrar al personal en el proceso de auditoría. Los beneficios se resumen en dos: operacionales y educacionales. Los primeros se relacionan con la posibilidad de identificar las necesidades de la organización, los activos de conocimiento y las lagunas informativas, y los beneficios educacionales son aumentar la comprensión sobre el alcance y las actividades de la gestión de la información o el reconocimiento del personal de los beneficios de la información como un activo corporativo.

3. Fases de la Auditoría de la Información

Podemos decir que es una auditoría administrativa, de gestión, operativa, de sistemas o interna. En general, las fases que debe incluir son las siguientes:

Fase Previa

Determinar los criterios para auditar:

Cuando se hace una auditoría interna por primera vez, es aconsejable no hacer una total sino parcial por áreas que estén bien delimitadas, donde se puedan aplicar soluciones rápidas. La auditoría global o total (estratégica) prevé todos los elementos relacionados con la información dentro de la organización y la parcial (operativa) se circunscribe a algún proceso o función.

Formalizar en un documento la justificación de la auditoría (objetivos, calendario, recursos necesarios, etc.).

Seleccionar el auditor:

El auditor debe ser personal con nivel de responsabilidad dentro de la organización; personas con cierta experiencia dentro de la organización; la presencia adicional de un consultor externo puede aportar cierta experiencia.

Para Vasconcelos Carvalho (2012) las fases propiamente dichas son:

Planificación

Conocer el ambiente organizacional; definir los objetivos y alcance del proceso (total o parcial); obtener el respaldo de la dirección para auditar; decidir los métodos a usar para la auditoría y los instrumentos a desarrollar para recoger la información; determinar los auditores y explicarles el proceso y desarrollar un programa escrito para guiar el proceso.

Los métodos a usar para desarrollar la auditoría: coste-beneficio (análisis comparativo de los productos y servicios de información en función del coste y beneficio percibido); aproximación geográfica (identifica los principales elementos del sistema de información estableciendo la relación entre ellos. Estos elementos son: el análisis de las necesidades de los usuarios, de los recursos de información, de los servicios existentes); Infomap (localizar organismos de recursos de información y su ubicación en un mapa de información corporativo. Es importante porque aclara dónde se encuentran los recursos informativos dentro de la organización, de dónde vienen, su valor coste-beneficio).

Recogida

Obtención de información relevante sobre los elementos considerados en la auditoría utilizando diferentes instrumentos (entrevistas, cuestionarios, inventarios). Pueden ser muy variados, pero es imprescindible que la información recogida permita descubrir las necesidades de información de los usuarios, los recursos de información que permitan atender estas necesidades y los canales de comunicación para transmitirla. Si la población de estudio es muy grande, se puede escoger una muestra para realizar el análisis de auditoría.

Análisis

Incluye el examen de los distintos elementos sobre los que se ha recogido información. Es importante el análisis de la relación entre el coste y el valor de los recursos de información.

Informe (con recomendaciones)

Incluye los resultados, las recomendaciones y plan de acción. Hay que dejar claro lo que es y lo que debería ser. Debe mostrar las oportunidades y amenazas en relación al uso de la información y debe presentar propuestas de mejora y sugerir soluciones.

Comunicación

Se debe realizar en varios momentos de la auditoría: al inicio, para discutir la versión preliminar del informe con el personal de la organización; para informar de los principales hallazgos.

Seguimiento

Presenta un programa para implantar las recomendaciones del informe y medir los cambios que ocurren tras su implantación. Pero es la organización quien decide cuándo y cómo implementar las recomendaciones resultado de la auditoría.

Una auditoría de la información tendrá éxito: si está respaldada por una gestión de calidad, si hay acceso libre a la información relevante y si hay métodos estandarizados para gestionar la investigación y analizar y mostrar los resultados.

Auditorías en Unidades de Información

En una UI, la auditoría de la información es fundamental puesto que ésta es su materia prima.

a) La práctica de la auditoría contable (externa) en UIs es poco habitual por los siguientes motivos:

• Instituciones o centros pequeños no autónomos, ubicados en instituciones madre.
• Si son grandes UIs, como lo son las públicas, son auditadas por los Órganos de la Administración habilitados para tal fin.
• No tienen ánimo de lucro, por lo que no tienen que ser auditadas.
• Aunque sean privadas y funcionen de modo independiente gestionadas como organizaciones con ánimo de lucro, su tamaño y volumen de negocio no las obliga a una auditoría de cuentas.

b) La práctica de la auditoría de control interno (interna) casi no existe por los motivos siguientes:

• No está regulada por ley y no se penaliza si no se realiza.
• El control interno tradicionalmente no ha formado parte de la cultura de muchas UIs.
• La planificación, gestión y evaluación de los servicios de información se va imponiendo en las UIs.

Auditoría del Marketing

Una auditoría de mercadotecnia es un examen detallado, sistemático, independiente y periódico del entorno de una compañía, así como sus objetivos, estrategias y actividades, que permite determinar áreas problemáticas y oportunidades y sugerir un plan de acción para mejorar la eficiencia mercadotécnica de la compañía. Se aplica a las cuatro variables del marketing-mix: producto/servicio; precio; distribución; y comunicación (publicidad y promoción).

Teniendo en cuenta que las UIs son organizaciones de servicios, la mercadotecnia que se aplica a las mismas es un marketing de servicios y un marketing informativo es un conjunto de actividades organizadas para difundir mensajes a través de productos [servicios] informativos, que promuevan o favorezcan relaciones de cambios de ideas y de intereses tangibles [intangibles] en beneficio de personas, instituciones o empresas.

La auditoría del marketing se centra en evaluar la situación de determinados factores que forman parte de la entidad. Se realiza como respuesta a resultados insatisfactorios o ante situaciones nuevas o desafíos importantes para la organización.

1. Factores a Evaluar en la Auditoría del Marketing

Los instrumentos que se pueden usar para la recogida de información para la evaluación de cada factor es el cuestionario.

Factores:

1. Aspectos generales de la entidad
2. Investigación de mercado o entorno
3. Productos/servicios y precio
4. Publicidad y promoción
5. Precio y canales de distribución