1.ORGANIZACIÓN
E IMAGEN CORPORATIVA

La organización
Es el instrumento utilizado por las personas en sus tareas diarias para
Conseguir un determinado fin.

También,
Una organización está formada por un
grupo de personas con un objetivo en común
A conseguir.
Esta organización sólo puede funcionar y ser real si entre las
Personas que la componen, existe comunicación y coordinación para conseguir las
Metas y los objetivos marcados por la misma, haciéndolo a través de una serie
De normas que les ayudarán en el logro de la misión.

La importancia de una
Adecuada organización
Reside en:

1)Saber
Adaptarse a los continuos cambios que se produce, no solamente, en las
Empresas, sino también en la sociedad.

2)Favorecer
El logro de los objetivos marcados

3)Ayudar
A utilizar y obtener un mejor rendimiento de los medios a los que tienen acceso
Los trabajadores para el buen desarrollo de sus tareas o actividades.

4)Establecer
La mejor manera de que los trabajadores logren los objetivos que se les ha marcado

5)Ayudar
A tener una mejor comprensión y comunicación entre los miembros de la
Organización

6)Suministrar
Los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con
Un mínimo de esfuerzos

7)Evitar
La lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e
Incrementando la productividad

8)Reducir
O eliminar la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones o
Responsabilidades

1.1.IMAGEN
CORPORATIVA

La imagen
Corporativa de una empresa es el
Conjunto de cualidades que los distintos stakeholder le atribuyen a ella, es
Decir la opinión que tiene sobre la empresa y como la perciben en general.

La empresa ha de ser coherente con los valores que
Pretende representar y debe mostrar una actitud que convenza a los clientes.

Cada persona puede tener una imagen de una empresa en
Función del tipo de contacto o relación que haya tenido con esta. Las personas pueden percibir una empresa por
Tres fuentes, ya sean directas o indirectas:

1).
Experiencia directa

2).
Relaciones con otras personas

3).
Medios de comunicación

Los tres tipos de imagen
Corporativa que se
Pueden considerar son:

Imagen deseada

Aquella que posee la dirección de
La empresa y que es el ideal que pretende transmitir

Imagen difundida

Aquella que es transmitida por la
Empresa a su publico

Imagen percibida

Es la imagen realmente percibida
Por el público objetivo

Otra
Forma de clasificar la imagen corporativa se hace en función del objeto
Percibido. Así tenemos:

·Imagen
Del producto.

·Imagen
De marca.

·Imagen
Del sector.

·Imagen
Del país.

·Imagen
Del punto de venta.

·Imagen
Del consumidor/usuario.

·Imagen
De empresa.

Es
Muy importante no confundir imagen
Corporativa con identidad corporativa.

La
identidad corporativa va ligada a dos
Elementos:

-Nombre
De la empresa. (Es la identidad verbal)

-Identidad
Visual es el conjunto de todos los datos visuales que componen una marca e
Identifica a la empresa visualmente

1.2.LA
GUÍA O LIBRO DE ESTILOS

La guía o libro de estilos es el
Conjunto de reglas que rigen la forma en que se construye la identidad
Corporativa de una empresa. Esta es una de las maneras más eficaces que tienen
Las empresas para definir sus bases y sus normas de comunicación y marketing,
Haciéndolo de manera unificada y coherente, transmitiendo los valores de la
Empresa y de la marca, y consiguiendo que destaque o se diferencie de la
Competencia.

Los elementos
Que forman una guía de estilos y
Que ayudan a “crear marca” son los que componen la identidad corporativa.

1.El nombre de la empresa/marca

2.El logo o logotipo

Es
La representación gráfica del nombre de la marca sin la necesidad del uso de
Letras, en la guía de estilos se indica cómo utilizar el logotipo, el tamaño,
El lugar donde debe aparecer…etc

Dentro del logotipo hay que hacer
La siguiente clasificación:

Logotipo

Representación gráfica solo con
Letras del nombre de la marca 

Isotipo

Icono, dibujo, o pictograma que
Identifica la marca sin necesidad de utilizar letras o tipografías

üMonograma:
Es la uníón de 2 o más letras que forman un símbolo

üAnagrama:
Varias silabas que se unen para formar un emblema generando una palabra nueva
(suele provenir de nombres largos)

üSigla:
Uníón de 2 o más letras de tal forma que mantiene su condición de lectura
Deletreándolas

üInicial:
Solamente la primera letra de la marca

üFirma:
Es un símbolo en el que se pretende plasmar la firma autobiográfica del autor

üPictograma:
 símbolo que pude resumir el nombre de la
Marca o representar sensaciones o ejemplificar la silueta del producto

-Imagotipo:
Conjunto formado por el logotipo y su isotipo pero espacialmente separados. Ej.
: Amazon etc..

-Isologo:
El texto y el icono se encuentran unidos formando un elemento indivisible Ej.:
BMW, FORD, BURGER KING, letras chupa chups, etc

-Descriptor
De la marca: el logo define a lo que se dedica la marca. Ej.: reales seguros,
Halcón viajes, etc.

-Claim:
Una frase pegadiza que transmite los valores de la marca de forma temporal.
Ej.: El corte ingles cada vez que se empieza una temporada, NIKE escribe tu
Futuro etc.

-Eslogan:  también es una frase pegadiza que transmite
Los valores de la marca de forma permanente. Ej.: BMW te gusta conducir, LOREAL
Porque nosotras lo valemos, etc.

3.Los colores

Las
Grandes empresas suelen elegir sus propios colores, aportando personalidad,
Diferenciándose de otras empresas y de su competencia. Por ejemplo, el azul es
El color empresarial por excelencia, ya que su percepción psicológica se asocia
A la tranquilidad, la confianza, la seriedad y la constancia.

A
La hora de elegir los colores
Corporativos, las empresas recurren a varios métodos:

Pantone

Se utiliza para diseño gráfico.
Ej.: PMS 286 #0038a8

Código CMYK

Son 4 letras y combinando esos 4
Colores se forman nuevos colores, (cian, magenta, yellow, y black)

Código RGB

Se utiliza en las pantallas de
Ordenadores, móviles, pantallas digitales. 
Ej.: red (255,0,0), Green (0,255,0), blue (0,0,255), black (0,0,0),
White (255,255,255)

HTML

Código formado por 6 cifras y
Letras sirve para especificar los colores en diseño web.

4.La fuente y tamaño de letra

5.Las fotografías e imágenes

6.El diseño de la página web

2.CALIDAD
DEL SERVICIO DEL ASISTENTE DE DIRECCIÓN O SECRETARÍA

El
código deontológico del asistente de
Dirección es el conjunto de principios, valores y normas que indican cómo
Debe comportarse en el desempeño de sus tareas y mostrar su grado de
Profesionalidad. Este código se debe tener presente en todo momento y se asume
Automáticamente al aceptar el puesto de asistente.

4.1.FUNCIONES
Y CarácterÍSTICAS PROPIAS DE LAS TAREAS DEL ASISTENTE DE DIRECCIÓN

Todo asistente ha de saber dominar
Las funciones básicas del cargo que
Desempeña para alcanzar su máxima eficacia. Y, sobre todo, ha de saber
Reaccionar ante las situaciones que le propongan desde dirección, ya que esto
Influirá directamente en la eficiencia a la hora de tomar decisiones.

Algunas de las funciones básicas de un asistente de dirección son:

1).
Atención y filtro de llamadas telefónicas

2).
Gestión de la agenda de superiores inmediatos

3).
Gestión del archivo

4).
Gestión de la documentación

5).
Recepción y atención de vistas

6).
Elaboración de informes

7).
Funciones administrativas vinculas a la secretaria

8).
Organización de reuniones

9).
Organización de eventos

10)Organización de desplazamientos y
Viajes

11). Soporte técnico y administrativo
Del resto de compañeros

12). Apoyo en la preparación de las
Presentaciones corporativas

13).  manejo y análisis de bases de datos

14). Elaboración de documentos de
Contabilidad y tesorería

Pero las funciones del asistente de
Dirección han cambiado bastante en los últimos años y ya no se limitan solo a
Las funciones que antes eran propias de un/a secretario/a. La figura del
Asistente de dirección es cada vez más valorada, llegando incluso a asumir
Responsabilidades propias de la dirección. Estas tareas han de realizarse
Eficazmente facilitando el trabajo del director, y así, le aportan al asistente
Mayor credibilidad y reconocimiento por parte de la empresa.

     Algunas de las nuevas carácterísticas que ha de saber desarrollar todo asistente
Son:

1)Iniciativa

A
La hora de sugerir ideas y de iniciar nuevas tareas

2)Discreción

Por
Ocupar un cargo de máxima confianza y además por tener acceso a información
Confidencial

3)Disponibilidad y buena voluntad

Para
Realizar sus funciones propias en cualquier momento del día

4)

Saber estar

Aplicable
A cualquier trabajador, pero más aún a un asistente de dirección por dos
Motivos, transmitir una buena imagen de la empresa y por representar a la
Empresa

5)Amabilidad, simpatía y buena imagen

Con
Todos los stakeholders y con los compañeros

6)Buen criterio

Habilidad
Para recopilar la información necesaria y saber tomar decisiones

7)Tranquilidad y paciencia

8)Espíritu de servicio y cooperación

No
Solo con los directivos si no con todos los compañeros

9)Saber escuchar

            Escucha
Activa con los stakeholder

10)

Dedicación
A su trabajo durante la jornada laboral

Evitando
Todo tipo de interrupciones personales

11)

Sinceridad
Y honestidad

A
La hora de transmitir información correcta y veraz

4.2.NIVELES
DE AUTONOMÍA Y RESPONSABILIDAD EN LA GESTIÓN. DELEGACIÓN DE FUNCIONES

De
Todos es sabido que, antes, el rol de un asistente de dirección (o
Secretario/a) era el de una persona que hacía lo que le pedían, es decir, una
Persona que cumplía las indicaciones y órdenes que le marcaba su dirección.
Tenía lo que se conoce como “rol reactivo”. Hoy en día, el asistente de
Dirección debe tener un “rol proactivo”, esto es, no espera a que le pidan
Cosas, se anticipa a lo que se pueda necesitar de él/ella aplicando su propia
iniciativa y criterio. Y esto sucede por dos razones:

-Está
Más inmerso en el core business de la
Empresa.

-Se
Informa mucho más, incluso sobre aspectos de la realidad económica y política.

Un
Asistente de dirección es el brazo
Derecho del director, de su jefe inmediato. Ahora tiene mucho más protagonismo
Ya que puede llegar a sustituirle en reuniones, solucionar conflictos,
Organizar las tareas o actividades cotidianas, e incluso, sustituirle en viajes
De negocios. Podríamos decir que el asistente tiene un perfil, hoy en día, más
De ejecutivo que de administrativo, ya que se ha convertido en un colaborador
Directo de dirección.

Por
Todo ello, el asistente tiene hoy unas necesidades
Formativas o habilidades directivas reconocidas relativas a conocimientos
En:

-.  Gestión de datos

-.
Gestión documentación y archivos

-.
Protocolo

-.
Organización de eventos

-.
Idiomas

-.
Marketing

-.
Contabilidad

-.
Tesorería

-.
Derecho

-.
Técnicas de dirección

-.
Economía de empresa

-.
Ofimática

Pero
No solo se requiere de estas nuevas habilidades, sino que también se busca que
Demuestre su buen carácter, su comportamiento responsable, su responsabilidad y
Su compromiso con la empresa. Se busca, en definitiva, sentido común y buen
Trato.

            Por último, recordamos cuáles son
Los principios básicos con los que
Ha de contar todo asistente de dirección:

Secreto profesional

La confidencialidad es un deber
De todo asistente. La información sobre la empresa y sus stakeholders es siempre confidencial y privada.

Dignidad

Todo asistente de dirección debe
Abstenerse de comportamientos que supongan una infracción o un descrédito, y
Desenvolverse en el ejercicio de su profesión con honor y dignidad.

Integridad

Actuar con honradez, lealtad y
Buena fe.

Honestidad y ética profesional

·
Lealtad a la empresa y al jefe a quien se
Reporta.

Responsabilidad en el trabajo