Unidad 3:  Planificación de
Las compras

Introducción

Cuando la empresa necesita comprar bienes o contratar servicios tiene
Que realizar:

•Estudio de
Mercado.

•Localizar
Fuentes de suministro.

•Comprobar
Precios y servicios,

•….

Estas, entre otras, son las funciones del departamento de compras.

La gestión de compras es un proceso complejo y va más allá de
La negociación y burocracia.
Con una buena gestión se consigue:

•Ahorrar
Costes.

•Satisfacer
Al cliente, en tiempo y cantidad.

•Obtener
Beneficios directos.

•…

En definitiva, la gestión de compras es decisiva para que la
Empresa obtenga el éxito o el fracaso.

Objetivos de la unidad didáctica:

•Conocer
Las funciones del departamento de compras y los objetivos que debe
Conseguir.

•La organización
Del departamento dependiendo de la actividad principal de a empresa.

•Fases del
Proceso de compras y localizar los proveedores          que puedan provisionar a la empresa.

•Confeccionar
Solicitudes de ofertas y presupuestos , analizar y comparar las  ofertas y los presupuestos recibidos de
Varios proveedores. 

3.1. Organización comercial

Independientemente de la actividad que desarrolle la empresa, esta
Cuenta dentro de su organización con un departamento comercial.
Este, a
Su vez, puede estar subdividido en varios departamentos (compras, almacén,
Fabricación, ventas, márketing, …).
En estos casos, el departamento
Comercial asume las actividades relacionadas con las ventas y la función del
Departamento de compras es cubrir las necesidades de la cadena de fabricación.

El departamento de compras es el encargado de adquirir los
Productos y contratar los servicios necesarios para el buen funcionamiento de
La empresa y para que se puedan conseguir los objetivos programados.

Figura 3.1. Representación del departamento de compras de una empresa
Industrial y la conexión con otros departamentos o secciones.

Como se puede observar en el organigrama anterior:

•Dpto.
Técnico (fabricación) se relaciona con el Dpto. De compras para comprar las MP
Que necesita la empresa.

•El
Personal de almacén conoce los niveles de existencias e informa al jefe de
Compras cuándo realizar el pedido, y el jefe de producción debe comunicar las
Carácterísticas y la calidad de los materiales que se utilizan.

•El centro
De fabricación debe trabajar al ritmo de la demanda, cuya información llegará
Desde el dpto. De ventas.

•El dpto.
Financiero conoce el capital disponible y decide el plazo de pago.

•El dpto.
De compras adquiere los materiales o productos necesarios, pero el dpto.
Financiero aprueba el presupuesto.

Una empresa debe gestionar sus recursos y
Realizar las actividades con el mínimo coste, para ello debe existir
Organización, conexión y flujos de información entre todos los departamentos de
La empresa.

Importante Cuando la empresa quiere mantener o incrementar su cuota de mercado Considera las compras como un arma estratégica; Optimiza las Funciones de compras para ganar competitividad cara a otras empresas. Con una buena Gestión de compras se consigue incrementar los beneficios en ventas, debido A la reducción de costes.

Figura 3.2. Representación del organigrama de una empresa
Comercial

Las empresas mayoristas  compran
Directamente al fabricante, por eso no necesitan personal cualificado. Sin
Embargo, el personal de ventas debe estar muy preparado y conocer el mercado
(puntos de venta que pueden ser clientes potenciales, productos que se
Demandan, tendencias … etc.).

En este tipo de empresas el presupuesto no es aprobado por el
Departamento financiero, ya que se puede pagar con los propios ingresos que
Genera la venta.

La información  entre
El departamento de ventas, almacén y compras debe ser fluida, para que
Siempre se pueda atender a la demanda.

3.1.1. Departamento de compras: objetivos y funciones

El dpto. De compras recibe las solicitudes de los materiales que
Necesitan en otros departamentos o secciones, busca proveedores y realiza las
Gestiones necesarias para que los productos adquiridos lleguen a los
Inventarios de la empresa.

Objetivos del departamento de compras:

• Buscar proveedores competitivos,
Que faciliten mejor calidad y garanticen el 
Plazo de entrega.

• Adquirir los materiales con la
Calidad adecuada, para asegurar la satisfacción del cliente.

• Conseguir la mejor relación
Calidad-precio y negociar para disminuir 
El coste global de adquisición.

• Conseguir los suministros a
Tiempo (Just-in-time) y que los materiales estén disponibles cuando
Se necesitan.

• Mantener los inventarios al
Mínimo, y minimizar así los costes de almacenaje

• Colaborar con otras áreas de la
Empresa, intercambiando información para obtener productos de calidad y
Competitivos.

Funciones del departamento de compras:

• Recibir las solicitudes de
Los artículos y materiales que se deben adquirir, buscar los proveedores y
Gestionar las compras.

• Analizar las tendencias del
Mercado y la competencia, anticipándose a los cambios.

• Hacer el seguimiento de los
Pedidos y los métodos de almacenamiento de la empresa.

• Mantener con los proveedores
Relaciones eficientes, para que los envíos lleguen a los inventarios de la
Empresa cuando se necesitan.

• Buscar soluciones para mejorar
Los costes y actuar en coordinación con otros departamentos o secciones.

RRHH del departamento de compras

Cuando la dirección de la empresa tienen que decidir el personal
Que se necesita en el departamento de compras lo hace en función de factores
Como: Tamaño de la compañía y actividades asignadas a esta sección.
Generalmente,
El personal de compras está formado por el jefe de compras y un equipo de
Compradores que actúan bajo sus ordenes.

El jefe de compras se encarga de la organización,
Coordinación y control de todas las actividades relacionadas con la gestión del
Servicio a cargo.

Sus funciones son:

•Fijar
Objetivos a conseguir en cada período y confeccionar el presupuesto.

•Organizar
Su departamento de forma eficaz y eficiente, controlar y  evaluar la consecución de objetivos y aplicar
Medidas correctoras.

•Recibir
Las solicitudes de material; buscar las fuentes de suministros que mejor se
Adapten a las necesidades y evaluar lar ofertas eligiendo los proveedores más
Adecuados.

•Comunicar
Las compras realizadas y transferir al dpto. De administración la
Documentación.

•Informar
Sobre los cambios que puedan afectar a la calidad, los precios o continuidad
Del servicio y controlar que los proveedores cumplan los plazos de entrega.

Jerarquía del departamento de compras

3.2. Proceso de compras

Fases del proceso de compras:

• Planificar las compras.
Estudiar las necesidades y buscar
Fuentes de suministro antes de que surja la necesidad.

• Analizar las necesidades.
Establecer las prioridades de
Las peticiones emitidas por el personal de almacén o ventas.

• Solicitar ofertas y presupuestos (cuando el una compra de
Alto coste, se adquiere por primera vez el producto o el proveedor es nuevo)

• Evaluar las ofertas y seleccionar al proveedor.

• Negociar las condiciones de compra (cantidad mínima o
Máxima de compra, forma de pago, gastos de embalaje, fecha de entrega,
Reposiciones o devoluciones de excedentes)

• Solicitar el pedido (pedido en firme o contrato de
Compraventa o suministro, para realizar entregas periódicas)

• Hacer seguimiento del pedido y los acuerdos.
Comprobar la
Cantidad, calidad y tiempo de entrega.

En ocasiones el proceso de compra es largo y complejo, necesitando
Información o respuesta de otras empresas. 
En cambio, cuando se adquieren bienes o suministros repetitivos el
Proceso de compras no pasa por todas las etapas.

Clasificación de las compras:

Las compras tienen su origen en las necesidades, y según estas
Podemos establecer la siguiente clasificación:

• Especiales

Cuando se adquieren bienes de uso. No se
Destinan a la reventa. Por ejemplo, máquinas, vehículos, mobiliario, etc.
(normalmente se consulta con los usuarios).

• Anticipadas

Se realizan antes de que surja la necesidad,
Que tendrá lugar a medio o largo plazo. Son una estrategia aplicable a los
Productos básicos o con ciertas mercancías .

• Estacionales

Se utilizan para productos de temporada, cuyas
Compras se planifican partiendo de las ventas en el mismo período del año
Anterior (Ejemplo: libros de texto)

Muchas
Compras estacionales se convierten en compras anticipadas. Son estrategias de
Los fabricantes que conceden a sus clientes ventajas (precios especiales, descuentos
O aplazar el pago hasta que se realicen las ventas). El fabricante entrega la
Mercancía al mayorista o detallista con antelación a la temporada, de esta
Forma evita incrementar los costes de almacenaje.

• Rutinarias

Son compras de artículos con entrega diaria
O semanal en pequeñas cantidades. Son para atender las necesidades del “día a
Día” con una inversión de bajo riesgo (ejemplo: pan, leche … ).

• Oportunidad

Cuando 
Encontramos artículos a precios “ganga”; la inversión es arriesgada,
Pero si el resultado es positivo dará un beneficio extra.

• De urgencia

Son para cubrir necesidades urgentes, como
La falta de existencias y en ocasiones como solución estratégica para
Satisfacer la demanda cuando la empresa debe adaptarse a cambios rápidos en la
Moda. Suelen ser de poco volumen y no se benefician de descuentos de las
Compras grandes.

Una ventaja
De las compras de urgencia es que cuando el producto no se vende bien las
Pérdidas no son grandes, pues el comerciante invierte pequeñas cantidades.

3.2.1. Búsqueda de proveedores

El personal encargado del aprovisionamiento debe planificar las
Compras antes de recibir el encargo; es decir, mantener actualizado un fichero
Con las empresas cuyos productos y servicios puedan ser de interés.

Fuentes
De suministro o proveedores potenciales, se pueden encontrar:

•Internet,  utilizando buscadores como Google o páginas
Web especializadas.

•Asociaciones
Empresariales y profesionales.

•Bases de
Datos de Organismos Oficiales y Cámaras de comercio.

•Prensa,
Revistas especializadas, que se difunden por suscripción.

•Guías
Telefónicas (aunque en desuso).

•Información
De empresas especializadas en gestión de bases de datos.

•Anuncios
En prensa, radio y televisión.

Cuando se necesita el tener un contacto directo con el proveedor
Para obtener más información o, incluso, solicitar la compra, los métodos
Más utilizados son:

•Entrevista
Con representantes del proveedor.
El comprador se entrevista con los
Vendedores o representantes de la empresa suministradora; de esta forma cuenta
Con información sobre ventas o existencias, y además, puede consultar con el
Personal de producción, ventas o financiero, antes de decidir la compra de un
Determinado producto .

•Visitar
Mercados centrales.
Ubicados en los polígonos industriales de
Grandes ciudades,  son zonas que
Concentran las fábricas de determinados productos. En estos mercados el
Comprador puede visitar a varios proveedores y observar las exposiciones
Permanentes de algunos fabricantes.

•Visitar
Ferias y exposiciones. 
Estos
Eventos ofrecen la oportunidad de conocer los avances de la moda, lo último que
Se fabrica o la tecnología más puntera. Además de para adquirir productos de
Varios fabricantes, se pueden localizar nuevas fuentes de suministros.

•Acudir a
Oficinas de compra.
Son centros de venta que establece el
Fabricante en una ciudad, cuando la empresa está a muchos kilómetros y quiere
Tener una representación en el mercado central. 
Los servicios que ofrecen las oficinas de compras o “Centrales de
Compra” son: información sobre precios y presupuestos; información sobre
Cambios o actualizaciones en el diseño del producto; gestión de pedidos y
Verificación de la entrega.

•Visitar a
Importadores mayoristas.
Son empresas que, dentro del país, ofrecen
Productos de una marca extranjera a precios razonables. Normalmente se ubican
En las grandes ciudades o zonas costeras y venden a comerciantes y consumidores
Los artículos que importan del extranjero.

3.3. El boletín de compras

Boletín de compras:

es un documento interno que
Confecciona el departamento o sección que necesita adquirir materiales. En él
Se detalla las carácterísticas de los productos que se necesita y cuándo
Tienen que estar disponibles y se pasa al departamento de compras para que
Realice las gestiones necesarias.

Una vez recibidos los boletines se procede a su clasificación
Antes de iniciar los trámites del encargo. El proceso suele ser el
Siguiente:

1. Dar
   Preferencia a las solicitudes de materiales cuyas
   Existencias se encuentren bajo mínimos.
2. Comprobar si
   El artículo se utiliza con regularidad o se compra por primera vez .
   Cuando el material se ha comprado otras veces, se trata de una compra
   Rutinaria, pero si no es así hay que solicitar varias ofertas y elegir al
   Proveedor.
3. Clasificar
   Los boletines por materiales homogéneos o adquiridos
   Al mismo proveedor en exclusiva, materiales que suministran varios
   Proveedores o productos importados.
4. Consultar
   Con el futuro usuario antes de hacer el pedido, si se trata de
   Un bien para el uso de un departamento o sección.

Los siguientes pasos serian:

•Decidir
Qué calidad deben reunir los productos,

•Qué
Cantidad debemos solicitar.

•Plazo de
Entrega, condiciones financieras, etc.

Las decisiones que se toman respecto a la cantidad de pedido, o si
Conviene hacer un solo pedido en varias entregas, afectarán al resto del
Proceso de compras; por eso se utiliza información de los archivos de la
Empresa, junto con el sistema de almacenaje, la política de compras y la
Situación económica.

3.4. Solicitud de ofertas y presupuesto

La solicitud de ofertas y presupuesto se realiza cuando la empresa:

• Inicia por primera vez la actividad.
La empresa es nueva
Y debe buscar todo tipo de proveedores.

• Necesita comprar un producto nuevo

• No está contenta con los proveedores habituales

• Quiere ampliar la cartera de proveedores

La empresa
Trabaja con un número limitado de proveedores y quiere mejorar la gestión
Comercial o anticiparse a situaciones de desabastecimiento.

• Recibe publicidad de una empresa recién instalada

Sin embargo, el proceso de petición de ofertas tiene un coste, por
Lo que debemos evitar dirigirnos a los proveedores que puedan rechazarnos.

Información que debemos solicitar:

Una vez confeccionada el listado de proveedores, debemos contactar
Con ellos para solicitarles la información que necesitamos conocer. La
Información gira en torno a tres aspectos:

• Condiciones económicas:
precio unitario y por lotes;
Descuentos;  gastos de envases,
Embalajes, transporte y seguro; forma de pago; etc.

• Condiciones técnicas:
carácterísticas, calidad, garantía,
Formación de usuarios, instalación y montaje, 
Repuestos y mantenimiento.

• Servicios posventa:
plazo de entrega y
Reaprovisionamiento, devolución de excedentes, revisión de precios y otros
Servicios.

Además  de la información
Anterior, debemos pedir catálogos, muestras, presupuestos, etc., indicando la
Fecha límite para la respuesta. También es conveniente comunicarles que estamos
Solicitando la misma información a otros proveedores y el criterio a seguir
Para evaluar las ofertas recibidas.

3.5. Cálculo del presupuesto

El presupuesto enviado por el proveedor, generalmente indica el
Precio unitario por artículo o por lotes, pero refleja el importe global de los
Gastos y, para comparar las ofertas de varios proveedores, debemos conocer el
Coste unitario.

Métodos para el cálculo del coste unitario del presupuesto:

• Prorrateo de gastos comunes:
Consiste en repartir
Proporcionalmente envases, embalajes, portes, etc. Entre los distintos
Artículos. Para su cálculo exacto  se
Utilizan normas específicas para imputar cada tipo de gasto y repartos
Proporcionales mediante regla de tres.

Envases y embalajes se reparten entre las unidades o lotes, el
Gasto de transporte según peso o volumen de cada artículo; seguro según el
Precio o importe de cada artículo.

•
Aplicando la constante de proporcionalidad:

Importe bruto = C₁ x P₁ + C₂ x P₂ + … + Cn x Pn C₁ = cantidad del articulo uno            P₁= precio del artículo uno C₂=  Cantidad del artículo dos            P₂= precio del artículo dos Coste neto = importe bruto – Descuentos + Gastos (portes seguros, embalajes…) Una vez conocido el valor de K, el coste unitario de cada artículo Será igual a K por el precio de cada unidad.

• Método simplificado = Importe de los gastos / Número de
Unidades.

Solo puede ser utilizado cuando los artículos  son homogéneos.