Conceptos Fundamentales

Diferencias entre difundir y acceder:

Difundir: Propagar o divulgar información, conocimiento o datos de forma activa e institucional, donde los ciudadanos son receptores pasivos.

Acceder: Tener acceso a información por iniciativa del ciudadano, quien se convierte en un sujeto activo al solicitarla.

Diferencias entre conservación y preservación:

Conservación: Actividades que buscan evitar el deterioro de los documentos y mantenerlos en buen estado físico.

Preservación: Métodos y estrategias para garantizar que la información, especialmente la digital, sea accesible y usable en el futuro, pese a cambios tecnológicos.

¿Qué es un metadato?

Un metadato es información estructurada que describe, explica, localiza y facilita la recuperación, uso o gestión de un recurso. Son esenciales para la preservación digital y se crean a lo largo del ciclo de vida de los documentos.

¿Qué es la reutilización?

Es el proceso de aprovechar información pública para otros fines, garantizando el acceso y uso bajo un marco normativo como la Directiva Europea 2003/98/CE y su equivalente en España, la Ley 37/2007.

¿Qué es la publicidad activa?

Es la difusión proactiva de información por parte de entidades públicas, garantizando que sea veraz, comprensible, gratuita y accesible electrónicamente.

¿Qué es el OAI-PMH?

Es el protocolo Open Archive Initiative-Protocol for Metadata Harvesting, que permite la transferencia sincronizada de datos entre sistemas de repositorios digitales a través de metadatos organizados.

¿Cómo mitigar un desastre?

Implementando un Plan de Gestión de Desastres, que incluye: planificación, evaluación de riesgos, preparación del personal, mapas de riesgos y protocolos de actuación para la recuperación rápida de documentos y estabilización del entorno.

Fases del proceso de reproducción de documentos:

• Selección del material.

• Preparación del material.

• Realización de la copia.

• Almacenamiento de la(s) copia(s).

¿Qué es la ley de transparencia y para qué sirve?

La Ley 19/2013 de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Buen Gobierno garantiza el acceso a la información pública, fomenta la transparencia y regula el buen gobierno de las entidades públicas.

¿Qué es la obsolescencia tecnológica?

Es el proceso por el cual dispositivos, soportes y software se vuelven incompatibles o inutilizables debido a la rápida evolución tecnológica.

Elementos de Protección de Datos

La protección de datos en bibliotecas y archivos implica garantizar la seguridad y accesibilidad de la información. Los elementos esenciales son:

Soportes y hardware

• Durabilidad: Es crucial mantener los soportes físicos y digitales en condiciones óptimas. Esto incluye el uso de materiales resistentes y seguros, como discos ópticos de alta calidad, y realizar mantenimientos periódicos en servidores y equipos.

• Actualizaciones: Implementar programas de actualización para evitar la obsolescencia tecnológica.

• Sistemas de respaldo: Contar con equipos duplicados y redundantes para evitar pérdidas de información.

Software y formatos

• Estandarización: Utilizar formatos abiertos y ampliamente compatibles, como TIFF para imágenes y PDF/A para documentos.

• Migraciones periódicas: Transferir datos a sistemas modernos para prevenir el deterioro por obsolescencia.

• Metadatos: Incorporar metadatos descriptivos, de preservación y administrativos para garantizar una gestión adecuada de los documentos.

Gestión de riesgos

• Evaluación constante: Identificar posibles amenazas, como incendios, inundaciones y ataques cibernéticos.

• Respaldo: Realizar copias de seguridad en distintas ubicaciones físicas y en la nube.

• Formación del personal: Capacitar al equipo en la gestión de emergencias y manipulación segura.

Principios básicos de la publicidad activa

La publicidad activa busca garantizar la transparencia y el acceso público a la información. Se rige por los siguientes principios:

Transparencia y veracidad

• Toda información pública debe ser accesible, excepto cuando existan restricciones legales justificadas.

• La información debe ser cierta, exacta y estar respaldada por documentos verificados.

Libre acceso y reutilización

• Las personas tienen derecho a solicitar información sin discriminación.

• La información debe estar en formatos que permitan su reutilización, conforme a las leyes aplicables.

Comprensión y accesibilidad

• La información debe ser clara, estructurada y sencilla de entender.

• Debe garantizarse el acceso a personas con discapacidades o necesidades específicas.

Interoperabilidad y responsabilidad

• Los datos deben publicarse conforme al Esquema Nacional de Interoperabilidad.

• Las entidades responsables deben garantizar el cumplimiento de estos principios mediante sistemas adecuados y eficientes.

Manipulación de Soportes Sonoros Digitales

Para gestionar soportes sonoros digitales, es necesario:

Identificación y organización

• Clasificar correctamente los soportes y garantizar metadatos descriptivos que faciliten su localización y gestión.

• Establecer directrices claras para nombrar y catalogar los objetos digitales.

Conservación física y digital

• Usar estuches protectores y almacenarlos en entornos con condiciones controladas de temperatura y humedad.

• Realizar migraciones periódicas a nuevos formatos para prevenir la obsolescencia tecnológica.

Copias de seguridad

• Crear duplicados en soportes alternativos y en sistemas de almacenamiento en la nube.

Prevención de obsolescencia

• Mantener dispositivos y programas operativos para reproducir los soportes antiguos.

• Documentar los procesos y formatos utilizados.

Fases del Proceso Reprográfico

El proceso de reproducción de documentos incluye las siguientes etapas:

Selección del material

• Identificar documentos prioritarios considerando su estado de conservación y frecuencia de uso.

• Evitar reproducir materiales en mal estado.

Preparación del material

• Revisar y retirar elementos que puedan dañar los equipos (clips, gomas).

• Ordenar los documentos para facilitar su reproducción.

Realización de la copia

• Configurar correctamente los parámetros del equipo (resolución, formato, color o escala de grises).

• Manejar los originales con cuidado extremo.

Almacenamiento

• Guardar las copias en ubicaciones seguras, vinculadas a sus descripciones en bases de datos.

• Verificar periódicamente la calidad y legibilidad de las copias.

Plan de Conservación Preventiva

Objetivo: Garantizar la protección y el buen estado de los documentos a través de acciones anticipadas y sistemáticas.

Diagnóstico inicial

• Evaluar el estado actual de los documentos, instalaciones y prácticas de conservación.

• Identificar riesgos como incendios, humedad, plagas o fallos estructurales.

Planificación

• Diseñar un mapa de riesgos que identifique las áreas más vulnerables.

• Priorizar la conservación de documentos vitales (registros administrativos, bases de datos).

Protección y mejoras

• Implementar sistemas de control ambiental (temperatura, humedad).

• Mejorar las instalaciones para minimizar la exposición a factores de deterioro.

Formación del personal

• Capacitar al personal en manipulación segura de documentos y protocolos de emergencia.

• Establecer rutinas de inspección periódica.

Respuesta ante emergencias

• Crear un comité de emergencias y asignar responsabilidades claras.

• Desarrollar protocolos de actuación, como evacuación de documentos y estabilización del ambiente.

Evaluación y seguimiento

• Realizar auditorías periódicas para ajustar el plan a nuevas necesidades.

• Documentar todos los procedimientos para futuras referencias.

Este plan asegura la protección integral de los documentos y el patrimonio documental, garantizando su preservación a largo plazo.