Operaciones Características en la Hotelería

2.1 Compras e IVA Acreditable

El control contable de las compras se basa en su registro, por lo que es necesario aceptar que éste debe hacerse invariablemente con su asiento de cargo al almacén de que se trate. Normalmente se consideran tres almacenes: de alimentos, de bebidas y de suministros generales, aunque se estima que deben ser cinco, a saber:

1. De alimentos.
2. De bebidas.
3. De suministros de papelería, para controlar toda la papelería utilizada en el hotel como: facturas, remisiones, notas de entrada, requisiciones, comandas, cheques, vales, recibos, etcétera.
4. De suministros de mantenimiento, para controlar los materiales que se usan para reparación y mantenimiento como: serrotes, martillos, pericos, llaves de tuercas, palas, picos, etcétera.
5. De suministros generales, que controlan todos aquellos artículos que no entren en otros almacenes como: blancos, mantelería, plata y cuchillería, loza y cristalería, uniformes, utensilios de cocina, etc.

2.2 Equipo de Operación

En la industria hotelera, el registro contable de la depreciación del equipo de operación tiene el enorme problema de que no se conoce, ni en forma estimada, la duración de dicho equipo, ya que en ocasiones esta duración es de días, incluso de horas, porque el equipo está expuesto al mal uso o sustracciones por parte de los huéspedes.

2.3 Costo de Ventas

Costo de Ventas de Alimentos y Bebidas

2.4 Conciliación de Alimentos y Bebidas

Ventas totales – ajustes y descuentos = ventas netas.

Ventas netas + comidas y bebidas a funcionarios y empleados maquinadas a precio de venta = ventas aparentes.

Inventario inicial + compras netas (igual a suma) – inventario final = costo de ventas.

Costo de ventas bruto – deducciones = costo de ventas aparentes.

Costo de ventas aparentes – otras deducciones = costo de ventas neto.

Auditoría Nocturna a las Diferentes Áreas Básicas del Hotel

6.1 Consideraciones Respecto a la Realización de la Auditoría

La función de auditoría de ingresos se conceptualiza como la revisión total o selectiva del registro y cobro de los servicios que proporciona el hotel, mediante el análisis y verificación de los cortes de caja departamentales y otros reportes.

6.2 Funciones del Auditor Nocturno

El auditor nocturno es la persona encargada de revisar diariamente los cortes de cajas departamentales y otros reportes que le permiten cerciorarse de que los ingresos del día se hayan determinado, cobrado, clasificado y registrado conforme a las políticas establecidas.

6.2.1 Perfil Ideal del Auditor Nocturno

Escolaridad: Estudiante o egresado de administración hotelera, contaduría pública, administración de empresas, mínimo preparatoria o vocacional.

Conocimientos técnicos: Nociones básicas de contabilidad, auditoría, contabilidad y administración hotelera.

Experiencia laboral: De preferencia 1 año como auxiliar de contabilidad o auditoría de ingresos; o en la industria hotelera, formando parte de la administración, cajero departamental, recepcionista, etc.

Características personales: Dinámico, buena presentación, trato agradable, discreto, responsable, disponibilidad para trabajar en jornada nocturna, habilidad analítica y de juicio, meticuloso.

6.2.2 Principales Labores del Auditor Nocturno

• Revisión de los cortes de caja departamental por turno.
• Verificar que los servicios se hayan cobrado conforme a las listas de precios y tarifas autorizadas por la administración.
• Comparar los cortes de caja con los totales de las tiras de auditoría.
• Determinar diferencias, analizarlas y corregirlas.
• Separar los ingresos por departamento: lavandería, restaurante, bar, room service, teléfono, concesionarios, misceláneas, rentas, no shows, reservaciones, anticipos, banquetes y eventos.
• Obtener el balance de todos los movimientos del día.

6.3 Revisión de los Ingresos de Alimentos y Bebidas

Control de Cheques. Control de cortesías. Propinas. Reporte de banquetes.

6.4 Revisión de Habitaciones, Teléfonos, Lavandería, Tintorería y Otros Servicios

Fundamentos y Funciones del Puesto de Auditor de Congresos

7.1 Perfil del Auditor de Ingresos

El auditor de ingresos ideal debe contar con las siguientes características personales:

• Honesto
• Puntual
• Responsable
• Organizado

De relaciones humanas:

• Don de mando
• Consciente de lo que su labor representa dentro del hotel.

Técnicas y experiencias:

• Estudios de contabilidad
• Mente analítica
• Facilidad para investigar desviaciones
• Conocimiento del manejo de la máquina calculadora

7.2 Posición Dentro de la Organización

El puesto de auditor de ingresos, de acuerdo con la categoría, capacidad y necesidad del hotel, se ubica en diferentes áreas funcionales y por su dependencia jerárquica varía.

7.3 Funciones

El auditor de ingresos desempeña una serie de actividades, contenidas en las funciones que a continuación se enlistan:

• Revisión de la auditoría nocturna.
• Arqueo de caja.
• Elaboración de informe de ingresos.

8.1 Procedimiento

Las características específicas para poder realizar una auditoría nocturna, esto no es más que la aplicación del proceso administrativo, haciendo especial énfasis en el que es el control o medición de resultados con el fin de corregir, detectar todas aquellas anomalías y establecer un control correctivo y preventivo.