Registro de Solicitud de Ingresos

Procede de la lista de espera quirúrgica, de la lista de espera médica, o de derivaciones. El registro recoge los datos administrativos y clínicos para identificar y clasificar la solicitud: Datos de identificación del paciente, servicio en el que debe ingresar, patología y prioridad.

Programación de Ingresos

Es necesario programar los ingresos previstos para realizar la reserva de cama. La oferta de camas será adecuada a la demanda prevista por la presión de urgencias, de consultas externas y las programadas de pacientes en lista de espera. Admisión reserva la cama, programando y planificando las pruebas complementarias y los quirófanos.

Autorización de Ingresos

Para que el SADC (Servicio de Admisión y Documentación Clínica) pueda autorizar el ingreso:

• Asistenciales: Solo si el hospital dispone de la cartera de servicios adecuada a la patología.
• Administrativos: Según el área de salud, se pueda acreditar y garantizar que los gastos de asistencia están cubiertos.
• Organizativos: Según el nivel de ocupación, listas de espera y recursos técnicos necesarios.

Ingreso Administrativo

Consiste en la captura y registro de datos del paciente y sus circunstancias de ingreso. Solo puede producirse después de ser autorizado por el SADC. Admisión verifica la identidad del paciente comprobando la base de datos del fichero maestro de pacientes. Se genera la hoja clínico-administrativa y los datos del paciente que sean necesarios para completar el CMBD (Conjunto Mínimo Básico de Datos) y las necesidades informativas del hospital.

Control y Autorización de Traslados y Altas

Se deben actualizar y registrar las altas ocurridas para el mantenimiento del censo de camas. Se establecen circuitos para conocer en tiempo real las altas hospitalarias. El SADC autorizará el alta hospitalaria previa orden médica y la existencia del informe médico del alta. A partir de ese momento, el paciente podrá abandonar el hospital.

Alta Administrativa

Admisión registra a tiempo real los datos que permiten cerrar el episodio asistencial cuya alta ha sido previamente autorizada, que incluyen al menos: fecha y hora de salida, motivo, servicio y médico responsable del alta, y diagnóstico del alta. Cuando se cierra el episodio, se generan los documentos que sean necesarios. Es conveniente que al alta se pueda citar al paciente para consultas externas.

Gestión de la Documentación Clínico-Administrativa

El área de documentación clínica gestiona los documentos clínicos y administrativos generados en los diferentes episodios asistenciales, utilizando técnicas para:

• Diseñar y normalizar los documentos.
• Reunir, organizar y conservar la información en una historia clínica única del paciente.
• Indizar y codificar datos.
• Incorporar a la HC la documentación que va generándose a lo largo de los sucesivos procesos asistenciales.
• Custodiar los documentos garantizando su confidencialidad.
• Análisis documental, recuperación selectiva y difusión de la información.
• Facilitar el acceso de los usuarios finales.
• Digitalizar documentos.

Protocolos para Gestionar el Transporte

Las indicaciones de traslado para cada tipo de patología están claramente especificadas en cada centro hospitalario, consensuadas con los centros habitualmente receptores. El proceso se realiza en 5 fases:

1. Activación: Comprende desde que se recibe la comunicación hasta que se contacta con el paciente y el personal responsable. El objetivo es dar una respuesta organizada y en el menor tiempo posible.
2. Estabilización: Actuaciones protocolizadas necesarias antes de iniciar el traslado. Las medidas deben efectuarse de forma rápida y eficaz.
3. Traslado: Se instala al enfermo en el vehículo y termina con la transferencia.
4. Transferencia: Se transfiere al personal responsable en el hospital de destino.
5. Reactivación: Se procede al regreso al hospital y se prepara el material y el vehículo para una nueva activación.

Aplicación para la Gestión de Citaciones. Sistema de Información Ambulatoria (SIA)

Cada comunidad autónoma tiene una aplicación (SIA). El objetivo es centralizar datos del paciente y la gestión de citaciones ambulatorias (AP / AE). Las CCAA disponen de aplicaciones para solicitar cita en Atención Primaria. El SIA se comunica con la base de datos poblacional. El SIA dispone de diferentes módulos a los que tienen acceso los profesionales de la salud y los administrativos:

• Módulo Administrativo: Configuración y gestión de agendas y citaciones de pacientes (AP / AE).
• Módulo Asistencial: Los profesionales sanitarios pueden acceder a la agenda profesional, pacientes citados, HC de cada paciente, obtener informes oficiales, recetas, etc.
• Módulo Gestor de Peticiones Clínicas: Facilita solicitudes de citación a los servicios de apoyo al diagnóstico y servicios centrales del hospital.
• Catálogo de Recursos de Centros y Personas: Centros sanitarios y sus profesionales.
• Bases de Datos: Consulta de pacientes, indicadores.

Estructura de las Agendas

El servicio médico debe enviar el documento de solicitud de planificación al SADC. El SADC enviará a la dirección médica un informe técnico para solicitar su aprobación. La dirección médica autoriza y el SADC crea la agenda.