Control Organizacional

Control: Toda tarea puede ser efectuada con defectos, por lo que su control debe ser necesariamente efectuado para evitar que pequeños problemas originen situaciones conflictivas. Control significa inspección, comparación, verificación, vigilancia, examen.

El control organizacional es el método utilizado para constatar que las actividades empresariales concuerden con las programadas.

En base a sus objetivos generales, las organizaciones establecen metas a alcanzar. Para ello, confeccionan programas de acción que se concretan a través de distintos proyectos. La concreción de esos proyectos se realiza mediante las distintas actividades empresariales, a través de las cuales se obtiene un resultado.

Principios del Control Organizacional

• Ayudar a alcanzar objetivos: Alcanzar los objetivos propuestos es también responsabilidad de la gerencia intermedia, en la que se incluyen las funciones de control.
• Evaluar métodos y procedimientos: Los métodos y procedimientos propuestos por la gerencia pueden contener errores o simplemente no prever situaciones que pueden implicarlos.
• Controles rutinarios y sorpresivos: A los controles rutinarios deben agregarse los sorpresivos para evitar que se trabaje correctamente solo cuando se prevé una inspección.
• Posibles desviaciones: El control no sirve solo para detectar fallas, sino también para prevenirlas.
• Determinar responsables: Es importante investigar qué y quiénes son los responsables de las situaciones problemáticas para que no se vuelvan a producir en el futuro.

Tipos o Niveles de Control

• Directivo: La gestión de los directivos también está sujeta a controles. El o los síndicos elegidos por la asamblea de accionistas o asociados y auditores externos son quienes normalmente tienen a su cargo el control de la gestión de los directivos. Los auditores externos son contratados por las mismas organizaciones para que las fiscalicen.
• Gerencial: Los gerentes también están sujetos a controles sobre su gestión y el rendimiento de los departamentos o divisiones a su cargo. Además de los síndicos y los auditores externos, este control es ejercido por la auditoría interna de la empresa, departamento que debe tener la suficiente independencia para poder controlar al personal de alto rango dentro de la compañía.
• Operativo: Se basa en las tareas que se realizan, buscando obtener calidad y los rendimientos requeridos. Además de la auditoría interna, cada departamento realiza su propio control para evitar que se produzcan desviaciones, corrigiendo todo aquello que puede perfeccionarse.

Los Procesos del Control

• Normas: Son las pautas fijadas para la realización de las distintas actividades organizacionales. La cantidad, el tiempo de realización, el costo operativo y la calidad del trabajo efectuado son patrones que deben tenerse en cuenta.
• Medición: La medición de las desviaciones que pueden producirse entre lo proyectado y lo realizado difiere según el tipo de tareas que se controla: si se trata de fiscalizar procesos productivos o administrativos, la medición puede ser una tarea simple; en cambio, si se quiere tratar de mensurar los resultados del sector comercial, el proceso será más arduo.
• Comunicación de resultados: Una vez evaluadas, las conclusiones deben ser comunicadas a las autoridades que correspondan para que se tomen las medidas correctivas necesarias y los problemas detectados no se repitan.
• Medidas correctivas: Todo problema que se presenta debe ser solucionado apenas detectado para evitar que se siga produciendo, con las consiguientes dificultades que ello puede traer aparejado. Determinar los responsables de las fallas también es fundamental a la hora de establecer responsabilidades.

Funciones del Control

• Anticipantes: Controles preventivos.
• Simultáneos: Controles que van detectando y corrigiendo en forma inmediata.
• De Resultados: Corregir desviaciones detectadas.

Áreas de Control

• Comercial: Penetración en el mercado, ventas por línea de producto, ventas por zonas, ventas por vendedor, tasa de crecimiento del mercado.
• Financiera: Rentabilidad, proporción de crecimiento interno y externo, rotación de inventarios, costo de financiamiento, independencia financiera.
• Personal: Rotación, ausentismo, capacitación, sistema de salario, sistema de promoción.
• Productividad: Rendimiento de equipos, de mano de obra, de los materiales, estructura de costos.
• Relación con el entorno: Imagen corporativa, relaciones con los proveedores y sindicato.

Control Presupuestario

Los presupuestos son los resultados esperados expresados en términos monetarios. Cuando asignamos recursos a un programa, este se transforma en un presupuesto. Se aplica en el planeamiento, en la coordinación y en el control. Presupuesto implica transformar una planificación dada en unidades valorizadas, en términos monetarios.

No es necesario que sea aplicado en forma integral, sino que puede parcializarse su aplicación en las áreas donde se haya demostrado su utilidad. Presenta ventajas: puede ser aplicado a la empresa como un todo, tiene expresión homogénea, acepta la aplicación de técnicas modernas, sin variar su estructura esencial.

Gráfico de Gantt

Es muy utilizado para la programación y control de trabajos rutinarios y repetitivos. Este método indica en forma gráfica qué actividades deben cumplirse simultáneamente en relación al tiempo total disponible. Se descompone el plan o proyecto en tareas simples y luego se enumeran. Después se trazan estas tareas en una línea de tiempo. El diagrama de Gantt muestra el trabajo planeado y el ejecutado en sus mutuas relaciones con el tiempo.

Se puede utilizar para: el control de funcionamiento de las máquinas de un taller, control de la mano de obra, la carga de máquinas disponible y utilizadas en un taller y controlar el avance de un proyecto.

Gráfico de Pert

Estudia la evolución de los procesos y permite comprobar su cumplimiento. El método Pert se utiliza en el planeamiento y el control de proyectos. Es un diagrama que relaciona tiempos con los procesos de un proyecto. Determina el tiempo total para concluirlo. Es un caso de control anticipante; se puede aplicar en el lanzamiento de un nuevo producto. Es un sistema de planificación integral y control para los programas.