Justificación del Plan de Relaciones Públicas

Las acciones y los objetivos deben estar en consonancia con las estrategias. Un plan bien estructurado, con una asignación adecuada de tiempo y recursos, maximiza su rendimiento.

Esqueleto del Plan

1. Antecedentes: Conocer a la organización que nos contrata, sus planes y su competencia. Si se trata de una crisis, es fundamental entender las causas.
2. Propuesta:
   • Análisis de la situación
   • Definición del target
   • Objetivos primarios y secundarios
   • Herramientas: DAFO, análisis cualitativo y cuantitativo, investigación descriptiva, entre otras.
   • Mensaje clave
   • Vehículos de comunicación
   • Equipo de proyecto
   • Presupuestos
3. Descripción de acciones, calendario y evaluación: Evaluación global, cualitativa y cuantitativa de eventos, ruedas de prensa, encuestas, análisis de situación, etc.

Conducta de la Organización con sus Públicos

Los profesionales de Relaciones Públicas (RRPP) y los representantes de la organización interactúan con diversos tipos de públicos. Por ello, es crucial conocer a la perfección al público objetivo. Los públicos involucrados son más tolerantes al lenguaje técnico, mientras que los no involucrados pueden desconectar. Nunca se debe ofrecer un discurso aburrido.

Oficina de Oradores

Las organizaciones envían oradores a hablar en público. Lo ideal es que sean los altos directivos quienes asuman este rol. Es importante adaptar el discurso a sus características para que se sientan cómodos y se pueda aprovechar al máximo sus intereses y los de la organización. En Estados Unidos, existe una oficina dedicada a esta función.

Preparación de Directivos para Contactos con la Prensa

Los directivos deben estar preparados para enfrentar situaciones de presión y preguntas difíciles. Se recomienda:

• Documentarse a fondo
• Evitar respuestas evasivas
• Mantener una actitud cordial y una buena imagen
• Ser breve y educado

Planificación de una Rueda de Prensa

Para una rueda de prensa exitosa, se debe:

• Convocar solo cuando sea necesario
• Invitar a todos los medios relevantes
• Especificar el tema a tratar
• Realizarla a mediodía
• Ofrecer aperitivos, evitar el alcohol
• Facilitar la toma de fotos
• Gestionar las preguntas de forma adecuada
• Elegir una habitación apropiada
• Cuidar la vestimenta

Planificación de Discursos

Antes de elaborar un discurso, es necesario:

• Planificar
• Redactar
• Supervisar
• Conocer al orador para adaptar el discurso
• Ensayar

Pasos para un Discurso Efectivo

1. Investigación
2. Desarrollo de una gran idea
3. Organización y esbozo
4. Trabajo conjunto con el orador
5. Importancia de la introducción: Evitar palabras rutinarias y disculpas innecesarias. Utilizar preguntas, conectar con los intereses del público, emplear citas, estimular la imaginación, evitar chistes y bromas, usar estadísticas y combinar consejos.
6. Conclusión efectiva: Resumir el contenido principal, ofrecer una propuesta o resolución, incitar a la acción y pronunciar palabras de agradecimiento.
7. Técnicas de oratoria
8. Duración adecuada
9. Adaptación al contexto y al interés del público
10. Entrenamiento y ensayo del discurso
11. Uso de ayudas visuales
12. Feedback y evaluación: Verificar la preparación de la sala, la claridad de la introducción, la adecuación del vestuario, el volumen y la entonación, la credibilidad, la ausencia de guion, la claridad del tema principal, la calidad del resumen, el feedback recibido y la efectividad de las ayudas visuales.
13. Maximizar el impacto del discurso adaptándolo a los medios de comunicación.

Responsabilidad Social y Relaciones Públicas

Importancia de la Responsabilidad ante los Problemas

Las organizaciones con problemas suelen recurrir a la administración pública, la cual debe actuar en consonancia con la sociedad. Organizaciones como FACUA velan por los derechos de los consumidores. Para sobrevivir, una organización debe ser responsable con sus públicos y el entorno, además de tener una buena organización y un buen departamento de RRPP.

Contribución de los RRPP a la Responsabilidad Organizacional

Los profesionales de RRPP cumplen una función de comunicación. Aunque no son los responsables directos de la responsabilidad social de la organización, comunican internamente las conductas irresponsables y, a los públicos, la manera de actuar, responsable o no, de la organización. La formación interna sobre la percepción de los públicos es un desafío clave.

Gestión de conflictos potenciales: Definir el tema, realizar un análisis, establecer estrategias y ejecutar acciones. Un buen balance implica consistencia, objetividad, una naturaleza comparativa y preocupación por la valoración social.

Líderes de Opinión como Catalizadores

Los líderes de opinión actúan como catalizadores de la opinión pública. La información se cristaliza y puede ser estudiada mediante encuestas. Personas conocidas influyen en la opinión sobre temas específicos. Los sociólogos definen a los líderes de opinión como individuos interesados en un tema, con mayor conocimiento que el promedio, bien organizados y que utilizan las redes sociales. Pueden ser formales (por su posición) o informales (por sus características). Hatz y Lazarsfeld propusieron la teoría del doble flujo de la comunicación: la opinión pública se forma a partir de la información publicada, una vez que ha sido contrastada, verificada, supervisada y corregida por expertos.

Profesionalización de las Relaciones Públicas

Características de un Buen Profesional

Una ocupación se convierte en profesión cuando la mayoría de sus miembros son profesionales. Esto implica un conjunto de valores profesionales, pertenencia a organizaciones sólidas, cumplimiento de normas, una tradición y conocimientos adquiridos, y una formación impartida por otro profesional.

Organizaciones Profesionales

1. PRSA (Public Relations Society of America): Fundada en 1947 en Nueva York, cuenta con un código ético, ofrece el examen APR, patrocina a estudiantes de la PRSSA y promueve el estudio y la investigación en RRPP.
2. IABC (International Association of Business Communicators): Fundada en 1970 en San Francisco, otorga el diploma ABC y patrocina seminarios.
3. EUPRERA (European Public Relations Education and Research Association)
4. AIRP (Asociación de Investigadores en Relaciones Públicas)

Código Ético del Profesional de RRPP

La ética debe ser una constante. Se requiere la voluntad de ser ético y el compromiso de no perjudicar a terceros voluntariamente. Ante la violación de derechos, la PRSA sugiere la dimisión, pero se debe luchar por la ética, ya que la inacción permite que otros también la vulneren. La PRSA tiene códigos de conducta y su incumplimiento puede derivar en acciones legales. La mejor estrategia es formar a las futuras generaciones en ética.

Ética en la Resolución de Crisis

Una crisis mal gestionada puede arruinar a una organización. Burson Marsteller recomienda:

• No especular
• Evitar el bloqueo informativo
• No mentir
• Dar la cara y mostrar empatía
• No impedir el acceso a los medios
• Establecer canales de información directa
• Compartir información
• Mantener a todos informados
• No eludir la responsabilidad