Actualmente, la sociedad moderna busca la forma de organizarse para enfrentar retos y proyectos que permitan mejorar su calidad de vida y sus nuevos emprendimientos. El éxito que puede tener una organización al alcanzar sus objetivos, y también al satisfacer sus obligaciones sociales, depende en gran medida de sus gerentes. El proceso de administración se refiere a planear y organizar la estructura jerárquica y cargos que componen la empresa, dirigir y controlar sus actividades.

1. La Dirección

Para Fayol, dirigir es el arte de manejar a los hombres, es hacer funcionar el cuerpo social constituido, así como conocer los recursos de la empresa y realizar inspecciones periódicas del cuerpo social mencionado. La acción de dirigir implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales. Se puede decir también que dirigir es influenciar a los subordinados para que acepten voluntariamente la dirección y el control por parte de otra persona o jefe. Dirigir también es la función del proceso administrativo que consiste en guiar las acciones de los empleados y miembros de la organización hacia el logro de las metas y objetivos.

Los humanos no son máquinas; incluso estás requieren de la intervención de un ser humano para funcionar. La dirección es el elemento del proceso administrativo que tiene como finalidad coordinar los elementos humanos de la empresa. La dirección implica que un responsable con nivel de autoridad, genere liderazgo, así como motivación, comunicación, cambio organizacional e individual y creatividad. Si no se logra una buena ejecución dentro de la etapa de la dirección, el resto de los elementos aplicados no ayudarán al logro de las metas y objetivos.

Se considera que la dirección es trascendental por:

• Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la etapa de planeación y organización.
• Con la dirección se logran implementar las formas de conducta más deseables en los miembros de la estructura organizacional.
• La dirección es determinante en la moral de los empleados y, por ende, en la productividad de la organización.
• Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementación de métodos de organización, y en la eficacia de los sistemas de control.
• A través de ella se establece la comunicación necesaria para que la organización funcione.

1.1. Principios de Dirección

La función de la dirección consiste precisamente en el proceso administrativo que vigila el rumbo a donde se encamina la organización por medio de la autoridad, el liderazgo, la comunicación, la motivación adecuada, la negociación y los equipos de trabajo. Todo se logrará a través del empeño y fundación de principios básicos de dirección:

• Impersonalidad de mando: Se refiere a que la autoridad y su ejercicio (el mando) surgen como una necesidad de la organización para obtener ciertos resultados.
• Armonía del objetivo o coordinación de intereses: La dirección será eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos generales de la empresa.
• Supervisión directa: Se refiere al apoyo y comunicación que debe proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecución de los planes.
• Vía jerárquica: Postula la importancia de respetar los canales de comunicación establecidos por la organización formal, a fin de evitar conflictos, fugas de responsabilidad y debilitamiento de autoridad.
• Resolución del conflicto: Indica la necesidad de resolver los problemas que surjan durante la gestión administrativa.
• Aprovechamiento del conflicto: El conflicto es un problema u obstáculo que se antepone al logro de las metas de la organización, pero que, al obligar al administrador a pensar en soluciones para el mismo, ofrece la posibilidad de visualizar nuevas estrategias y emprender diversas alternativas.

1.2. Gerencia

La gerencia es un cargo que ocupa el administrador dentro de una empresa en el cual tiene múltiples funciones, como representar a la organización frente a terceros y coordinar todos los recursos a través del proceso de planeación, organización, dirección y control a fin de lograr las metas y objetivos establecidos.

La Necesidad de la Gerencia

La gerencia es responsable del éxito o del fracaso de un negocio. Por tanto, la gerencia es requerida siempre que haya un grupo de personas con metas y objetivos determinados.

Las Funciones de la Gerencia

Un gerente puede ejecutar simultáneamente, o al menos en forma continuada, todas o algunas de las siguientes cuatro funciones: Planificación, Organización, Dirección y Control.

• Planificación: Cuando la gerencia es vista como un proceso, la planeación es la primera función que se ejecuta. Una vez que los objetivos han sido determinados, los medios necesarios para lograr estos objetivos son presentados como planes.
• Organización: Con objeto de llevar a la práctica y ejecutar los planes, una vez que estos han sido preparados, es necesario crear una organización. Es función de la gerencia determinar el tipo de organización requerido para llevar adelante la realización de los planes que se hayan elaborado.
• Dirección: Esta función gerencial incluye los conceptos de motivación, liderazgo, guía, estímulo y actuación. Esta función gerencial tiene que ver con los factores humanos de una organización. La integración de estos factores representa el resultado de los esfuerzos de cada miembro de una organización de manera que se alcancen sus objetivos de la manera más óptima posible. Es una función fundamental del proceso gerencial.
• Control: Su propósito inmediato es medir cualitativa y cuantitativamente la ejecución en relación con las actividades planificadas, y como resultado de esta comparación, determinar si es necesario tomar acciones correctivas o para reencausar las tareas y actividades con las normas establecidas.

Un gerente debe tener la capacidad de estar enterado de todo. Además de poseer ciertos conocimientos de la industria o del mercado, debe tener sociabilidad para relacionarse y comunicarse con las personas. Tener un objetivo claro, el cual debe transmitir a sus subordinados. Eso implica saber delegar, trabajar en equipo, escuchar a las personas y hacerlas participar en la toma de decisiones. El gerente también debe ser capaz de motivar y promover la iniciativa.

Objetivos de la Gerencia

• Posicionar a la organización en el mercado.
• Plantear nuevas formas y técnicas de innovación en la organización.
• Mejorar la productividad de la empresa.
• Manejar adecuadamente los recursos físicos y financieros.
• Establecer y alcanzar niveles óptimos de rentabilidad (rendimiento de beneficios).
• Representar adecuadamente a la organización ante la comunidad interna y externa.
• Plantear y desarrollar sistemas de desarrollo de personal.
• Estar pendiente y cuidar de la responsabilidad social.

La Dirección por Objetivos

La administración por objetivos es una estrategia que consiste en motivar a los trabajadores a alcanzar los objetivos de la empresa a través de un sistema de recompensas. En otras palabras, se trata de estimular a los empleados para que sean más eficaces en la obtención de los resultados que la organización necesita. El establecimiento de un objetivo es, en efecto, la determinación de un propósito, y cuando se aplica a una organización empresarial, se convierte en el establecimiento de la razón de su existencia.

1.3. El Mando y sus Formas

El mando, inicialmente se define como el ejercicio de la autoridad, puesto que consiste en poner en acción las políticas y normas de la organización. Mando es la autoridad que tiene un hombre sobre los otros. Al que ejerce el mando se le llama director o gerente. Jefe es la persona que, por una parte, ejerce la mayor influencia sobre el grupo y, por otra, es designada para mandar un grupo. Definimos la dirección como la acción de mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales. En otras palabras, es un proceso dinámico de actuación de una persona (gerente) sobre otra u otras (empleados) con objeto de guiar su comportamiento hacia una meta u objetivo determinado. La persona que ejerce el mando debe ser una persona capaz de tomar decisiones, de asumir responsabilidades, perfectamente informada de su cometido y con capacidades suficientes.

Formas de Mando

Al respecto, se distinguen dos formas básicas en que puede ejercerse el mando:

• Órdenes: Consisten en el ejercicio de la autoridad por el que un superior transmite a un inferior. Los elementos básicos de la orden son: la emisión, la ejecución y la verificación. A estos deben añadirse los siguientes: recomendación del subordinado, reporte y la reacción humana.
• Instrucciones: La instrucción, a diferencia de la orden, se refiere a la norma o procedimiento que ha de aplicarse en una serie de casos idénticos o similares, que se presentan en forma repetida.

2. Toma de Decisiones

La responsabilidad más importante del administrador es la toma de decisiones. Para los administradores, el proceso de toma de decisión es sin duda una de las mayores responsabilidades. La toma de decisiones consiste en la elección de un curso de acción para tratar un problema concreto o aprovechar una oportunidad. Los gerentes y administradores, por definición, son tomadores de decisiones. Uno de los roles del gerente es precisamente tomar una serie de decisiones, ya sean estas de importancia o no.

Componentes de la Toma de Decisiones

Con frecuencia se dice que las decisiones son algo así como el motor de los negocios y, en efecto, de la adecuada selección de alternativas depende en gran parte el éxito de cualquier organización.

• Información: Se recogen si la información no puede obtenerse, la decisión entonces debe basarse en los datos disponibles.
• Conocimientos: Quien toma la decisión tiene conocimiento, ya sea de las circunstancias contextuales del problema o de una situación similar. En caso de no contar con los conocimientos, es necesario buscar consejo en quienes están mejor informados o tienen mayor experiencia.
• Experiencia: Cuando un individuo soluciona un problema en forma particular, ya sea con resultados buenos o malos, esta experiencia le proporciona información para la solución del próximo problema similar. Si carecemos de experiencia, entonces tendremos que experimentar.
• Análisis: No puede hablarse de un método en particular para analizar un problema. En ausencia de un método para analizar matemáticamente un problema, es posible estudiarlo con otros métodos diferentes. Si estos otros métodos también fallan, entonces debe confiarse en la intuición.
• Juicio: El juicio es necesario para combinar la información, los conocimientos, la experiencia y el análisis, con el fin de seleccionar el curso de acción apropiado.

2.2. Tipos de Decisiones en Gerencia

En la administración moderna, pueden identificarse una gran variedad de tipos de decisiones, sin embargo, estas deberán ser especificadas de acuerdo con la circunstancia y evento:

• a) Decisiones de rutina: Se toman cuando los eventos o circunstancias recurrentes llevan a seleccionar un curso de acción ya conocido.
• b) Decisiones de emergencia: Estas decisiones se dan cuando existen situaciones sin precedentes. Pueden tomar la mayor parte del tiempo de un gerente.
• c) Operativas: Este tipo de decisiones son necesarias para la operación de la organización. Estas decisiones son las que demuestran el mando.
• d) Decisiones estratégicas: Los gerentes y administradores deben decidir sobre metas y objetivos, y convertirlos en planes específicos.

3. La Comunicación

La comunicación puede conceptualizarse como el conjunto de procesos por los cuales se reciben y transmiten hechos, actitudes, ideas, sentimientos, pensamientos, conocimientos e información, que constituyen la base del entendimiento, compresión y/o acuerdo común. Es importante saber que para que las empresas funcionen eficazmente, es necesario que la información fluya rápidamente, al igual que también se necesita definir el tipo de información que necesita el gerente, según la situación que se esté desarrollando. En ese sentido, existe la comunicación administrativa, definiéndose como el proceso en donde se intercambia información entre los departamentos que conforman una institución.

Clasificación de la Comunicación Administrativa

• Comunicación interna: Es aquella que se genera entre los miembros de una misma organización o empresa.
• Comunicación externa: Se origina entre uno o varios miembros de la empresa y personas que no pertenecen a la misma.

Formas de Comunicación Administrativa

• Comunicación de persona a persona.
• Comunicación de persona a grupo de personas.
• Comunicación de grupo a grupo.

División de la Comunicación Administrativa

• Comunicación escrita: Entre las que más se utilizan están la carta, las circulares, los memorandos, los boletines, los manuales, los periódicos, las revistas de información de la empresa y los tableros. En todos los casos, la comunicación escrita tiene más dificultades que la oral, porque un autor de una comunicación como esa no sabe hasta qué grado le están entendiendo y no puede apoyarse con gestos y ademanes.
• Comunicación oral: Se pueden subdividir en dos clases: la comunicación cara a cara, que supone la presencia simultánea de dos o más personas en un lugar convenido, como las charlas, reuniones, entrevistas; y la comunicación apoyada con un aparato mecánico o eléctrico, como el teléfono, los megáfonos y las grabaciones.
• Comunicación por señales: Pueden ser audibles (hechos con silbatos o campanas), visibles (hechas con imágenes) y las audiovisuales (como las películas o circuito cerrado de televisión, donde se pueden proyectar palabras o imágenes).

Elementos Básicos de la Comunicación

La comunicación tiene tres componentes principales: el emisor, el mensaje y el receptor. Sin embargo, es necesario identificar todos los componentes del proceso de comunicación:

• Emisor
• Mensaje
• Receptor
• Decodificación
• Retroalimentación
• Medio o canal
• Ruido

Barreras de la Comunicación

Muchos conflictos en la dinámica de un grupo de trabajo surgen por esquemas inadecuados de comunicación: se desea una cosa y se dice otra. No todos los elementos tienen acceso a toda la información, se presentan o se propician barreras, se mantiene una comunicación unilateral, se provocan interpretaciones erróneas, se distorsionan los mensajes a lo largo de su transmisión, etc. Estas barreras se pueden dividir en:

• a) Físicas
• b) Fisiológicas
• c) Semánticas
• d) Paradigmas
• e) Psicológicas
• f) Administrativas

La Comunicación Formal e Informal en la Organización

En la organización, ya con el desenvolvimiento normal de actividades, encontraremos dos formas de comunicación: la comunicación formal y la informal.

Comunicación Formal

La comunicación formal define el modo en que cada miembro de la organización ha de comportarse. Cumple dos funciones en la organización: la primera es la de permitir la toma de decisiones adecuadas; la segunda es motivar al personal de la empresa. La organización conforma estructuras que facilitan la transmisión de la información. Para que la información sea adecuadamente transmitida, es necesario que exista un flujo de comunicación que lo permita.

Comunicación Informal

Surge siempre que un miembro siente la necesidad de comunicarse con otro sin que exista ningún canal formal para ello. Este tipo de comunicación aparece donde la comunicación formal es insuficiente para las necesidades emocionales y de información de los miembros de la organización. La comunicación informal se produce de manera espontánea y no obedece a patrones de comportamiento establecidos por la organización.

4. Liderazgo

El liderazgo es el conjunto de habilidades gerenciales o directivas que un individuo tiene para influir en la forma de ser de las personas o en un grupo de personas determinado, haciendo que ese equipo trabaje con entusiasmo en el logro de metas y objetivos. Un líder es una persona que consigue todo lo que se propone. El liderazgo puede definirse también como la capacidad de materializar el potencial de los demás y orientar dirigiendo la atención del grupo a medios de satisfacción que sean similares a los objetivos conocidos o consecuentes con ellos.

4.1. Características del Líder

• Carisma
• Organización
• Visión de futuro
• Habilidades de comunicación
• Entusiasmo
• Capacidad resolutiva
• Disciplina
• Creatividad
• Habilidades de negociación
• Honestidad

5. Motivación

La motivación es uno de los aspectos psicológicos que se relaciona más estrechamente con el desarrollo del ser humano.

5.1. Qué es Motivación

La motivación está constituida por el conjunto de valores que hacen que un sujeto “se ponga en acción” para conseguir o lograr algo.

Qué es Automotivación

La automotivación se da cuando uno mismo planea regular la fuerza que le empuja a actuar, a partir del conocimiento que tiene sobre sí mismo.

Qué es Motivar

Motivar consiste en provocar en otros una energía que les mueva hacia un destino determinado y cuya fuerza o raíz está fuera, o dentro de ellos. Motivar es buscar que una persona haga lo que debe hacer porque ella misma quiera, no porque tenga una recompensa o un castigo.

6. Equipos de Trabajo

Es importante, en primera instancia, identificar la diferencia entre lo que es un grupo y un equipo de trabajo.

• Grupo de trabajo: Conjunto de personas que trabajan juntas de forma amistosa, pero sin coordinación ni objetivos en común. Conjunto de personas unidas con una finalidad común.
• Equipo de trabajo: Grupo de personas que persiguen un objetivo, que trabajan coordinadas y que contribuyen con su talento, sus aptitudes y su energía al trabajo. El equipo es un determinado tipo de grupo en el que se desarrollan unas conductas razonablemente eficientes. Así, un equipo de trabajo consta de un pequeño número de personas con habilidades complementarias que están comprometidas con un propósito común, utilizando parámetros de desempeño y métodos estructurados, siendo mutuamente responsables de su realización.

6.1. Pasos para la Creación de un Equipo de Trabajo

La conformación de un equipo de trabajo deberá ser una actividad que los administradores y gerentes deben tomar con seriedad. Se identifican los pasos que se deberían seguir:

• a) Formación: Los componentes del equipo evalúan las normas del equipo y definen los límites de sus tareas. Las relaciones son cordiales y todos ponen de su parte.
• b) Agitación: Aparecen las fricciones para situar qué posición tendrá cada uno en el equipo. Aparecen las primeras diferencias entre sus miembros.
• c) Normalización: Momento de cambio. Los participantes son conscientes de que están obligados a entenderse si quieren sacar el proyecto adelante, lo que obliga a superar los enfrentamientos personales.
• d) Realización: Es la etapa de madurez. Sus miembros han aprendido a trabajar juntos. El equipo entra en una fase muy productiva.
• e) Agotamiento: Buena parte del proyecto está acabado, aunque quedan pendientes cuestiones menores. Los miembros empiezan a perder ilusión.