Estructura Organizacional

Definición: Sistema formal que permite a los administradores asignar trabajo, coordinar tareas y delegar autoridad y responsabilidad.

Modelo de Mintzberg

Este modelo muestra el diseño de las organizaciones eficientes y consta de cinco partes interrelacionadas:

• Tecnoestructura y Staff de Apoyo: Se encuentran separados de la autoridad principal, pero influyen directa e indirectamente sobre ella.
• Autoridad formal: Constituida por la cumbre estratégica, el nivel medio y el núcleo operativo. Ej: Dueños, jefes y trabajadores.
• Información y comunicación: Crean relaciones de coordinación e integración.

Diseño de la Organización

El diseño de la organización se da de dos maneras:

Según cuatro elementos:

• Especialización: Se identifican las tareas particulares.
• Estandarización: Sistematización de los circuitos de información.
• Coordinación: Determinación de procedimientos e integración de actividades.
• Autoridad: Derecho a decidir y actuar.

Según las funciones (básicas y de orden superior):

Funciones Básicas (8):

• Compras
• Recursos Humanos
• Ventas a Clientes
• Producción
• Depósito
• Distribución
• Promoción y Publicidad
• Créditos y Cobranzas

Funciones de Orden Superior (4):

• Producción: Transformación de la materia prima.
• Marketing: Conocer las necesidades y gustos de los clientes.
• Ventas: Desde la detección de la necesidad hasta la venta, facturación y entrega de productos.
• Administración y Finanzas: Relacionada con los Recursos Humanos, información, dinero y custodia de bienes.

Niveles Jerárquicos

Se dividen en:

• Horizontal: Variedad y tipos de departamentos.
• Vertical: Cantidad de niveles jerárquicos (3 niveles).

1. Nivel Político, Directivo o Estratégico

Máxima responsabilidad mediante objetivos, estrategias y metas. Se toman decisiones a corto, mediano y largo plazo. Su principal objetivo es mantener el funcionamiento de la organización como una unidad, negociar con los actores y recibir información. Los integrantes pueden ser:

• Directivos: Accionistas, gerentes, directores, etc.
• Asesorías Profesionales: Analistas, marketing o contabilidad. En casos sin recursos para contratar especialistas, se recurre al Staff de Apoyo para tercerizar actividades.

2. Nivel Intermedio, Táctico o Gerencial

Su función es coordinar, programar y controlar las actividades del nivel inferior y actúa como nexo entre ambos niveles. Además, se recopila información y se ponen en marcha los objetivos planteados en el primer nivel. Los integrantes son individuos que actúan como intermediarios entre los máximos directivos y los trabajadores. Ej: Supervisores, gerentes. Sus funciones son:

• Mantener contacto con personas ajenas al área.
• Desarrollar los caminos para cumplir los objetivos.
• Asignar recursos.
• Recibir y procesar información externa a su área.

3. Nivel Operativo, Inferior o de Ejecución

Opera sobre tareas concretas. Los empleados generan una dinámica organizativa, aplicando procedimientos e instrucciones. Este nivel está organizado en dos sentidos:

• Físico: Opera en la fabricación y transformación de materia prima para la obtención de productos.
• Administrativo: Participan en trámites para incorporar transacciones. Ocupan este cargo: empleados, obreros, peones, etc.

Departamentalización

Departamentalizar: Agrupación de actividades homogéneas en departamentos.

Departamentos: Sectores donde se agrupan actividades iguales. Allí se elige qué trabajo se debe realizar, de qué manera, con quiénes, etc.

Criterios de Departamentalización (8):

• Agrupación por tiempo: Según el tiempo que tardan las actividades. Ej: empresas que trabajan 24 hs.
• Agrupación por funciones: Según funciones que aparecen en todas las organizaciones, como comprar, pagar. Facilita la especialización y planificación de tareas.
• Agrupación por área geográfica: En empresas con sedes en muchos lugares. Ej: Bancos.
• Agrupación por proceso: En relación con la secuencia del proceso de fabricación, haciendo un mejor uso de las instalaciones.
• Agrupación por producto: Vinculando las actividades con los productos que brinda la organización. Ej: empresa de shampoo (diferentes líneas).
• Agrupación por tipo de cliente: Para responder a demandas específicas de los clientes. Ej: fábrica de ropa (línea de mujer y línea de bebé).
• Agrupación material: Sistema de mando múltiple, donde los empleados pasan de una actividad a otra y tienen varias obligaciones.
• Estructuras múltiples: Se utilizan todas las estructuras o agrupaciones anteriores.

Centralización y Descentralización

Centralización: Decisiones, autoridad e información se concentran en la cúspide de la organización.

Descentralización: Autoridad, información y poder de decisión se distribuyen entre los niveles de la organización. Se consideran factores como políticas, costo de decisión y tamaño. Ventajas: decisiones rápidas, actitudes positivas, mayor experiencia.

Organigrama

Instrumento para facilitar las tareas organizacionales, analizar y comprender la organización, detallando en un gráfico los niveles de responsabilidad. Presentan líneas verticales y horizontales que se unen. Las horizontales muestran la igualdad de los niveles jerárquicos. Líneas entrecortadas indican relación con el Staff (ubicados en el mismo lugar que el asesorado). Si la relación es funcional, las líneas pueden ser oblicuas. Los rectángulos indican la jerarquía de la estructura y su tamaño indica la importancia del cargo o la información que presenta (nombre del cargo, función, número de cuenta, etc.).