Auditorías: Definición y Conceptos Clave

Auditoría: Actividad sistemática y documentada dentro de un sistema de gestión, para obtener evidencia y evaluarla objetivamente, con el fin de determinar el grado de cumplimiento de los criterios de auditoría.

Auditor: Persona con las competencias para llevar a cabo una auditoría.

Auditor Líder: Persona calificada para liderar y gestionar una auditoría.

Criterio de Auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos, requisitos y normas que sirven como base para la evaluación.

Hallazgos de la Auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia recopilada, comparados con los criterios de auditoría.

Programa de Auditoría: Conjunto de una o más auditorías planificadas para un período de tiempo determinado.

Plan de Auditoría: Descripción detallada de las actividades y los aspectos acordados para una auditoría específica.

Alcance de la Auditoría: Extensión y límites de una auditoría. Se basa en:

• Prioridades de la dirección.
• Propósitos comerciales.
• Requisitos del sistema de gestión.
• Requisitos legales y reglamentarios.
• Necesidad de evaluar a los proveedores.

Clasificación de las Auditorías

I. Según quien las realiza:

• Primera parte o interna: Realizada por la empresa en su propio sistema de gestión.
• Segunda parte o externa: Realizada por el cliente o una organización contratada en su nombre.
• Tercera parte o externa: Realizada por un organismo externo de certificación.

II. Según el propósito:

• Auditoría de adecuación: Determina si los procedimientos cumplen con los requisitos de la norma aplicable.
• Auditoría de no conformidad: Determina si el sistema documentado está implementado y aplicado por el personal.

III. Según el objetivo:

• Auditoría del sistema de calidad: Comprueba, mediante evaluación de evidencia objetiva, si el sistema de calidad es adecuado y cumple con los requisitos específicos.
• Auditoría de calidad del proceso: Evalúa los elementos de un proceso para determinar si las actividades y resultados satisfacen las disposiciones establecidas.
• Auditoría de cumplimiento: Determina el nivel de implantación del sistema de calidad y su conformidad con la normativa.

¿Para qué hacer una auditoría?

• Identificar hechos para la toma de decisiones.
• Evaluar la adaptación del sistema de calidad a los cambios.
• Mejorar la comunicación y motivación.
• Detectar necesidades de capacitación.

Principios de Auditoría y No Conformidades

No Conformidad: Incumplimiento de un requisito de la norma ISO 9001. Las no conformidades deben:

• Basarse en evidencia objetiva.
• Redactarse de forma clara y precisa.
• Evitar expresiones como: todos, algunos, varios.

Categorías de No Conformidad:

• Desviación menor: Incumplimiento puntual u ocasional de un requisito. Ejemplo: Falta de firma o fecha.
• Desviación mayor: No aplicación de varios requisitos de un párrafo de la norma. Ejemplo: Registros incompletos.
• Desviación crítica: No aplicación sistemática de un procedimiento. Ejemplo: Modificación de instrucciones sin autorización.

Auditoría Medioambiental (AMA)

El auditor ambiental: Debe proponer medidas para mejorar el desempeño ambiental, ser perceptivo, técnico, persistente, sociable, disciplinado, claro, tener buen criterio, liderazgo y una postura firme.

La AMA es un instrumento de gestión que evalúa la eficacia de un Sistema de Gestión Ambiental (SGA).

Su razón de ser es la supervivencia de la empresa, el conocimiento de la legislación, la mitigación de la presión pública y la prevención de sanciones.

Objetivos de la AMA:

1. Conocer la situación medioambiental de la empresa.
2. Determinar medidas correctivas.
3. Comunicar las actividades y sus impactos.

Alcance de la AMA:

• Organizativo: Aspectos legales, organizativos y financieros.
• Técnico: Análisis de materias primas, procesos e impactos.
• Medioambiental: Estudio de los efectos ambientales.

Equipo auditor: Expertos en temas técnicos, ambientales, de gestión y normativas.

Composición del equipo auditor: Expertos en medio ambiente, procesos de dispersión, protección ambiental, corrección de impactos y legislación ambiental.

Fases de una AMA:

1. Preparación: Asignación del equipo, definición del protocolo, recopilación de información, planificación de recursos y cronograma.
2. Ejecución (trabajo de campo): Recogida de datos in situ, entrevistas, inspecciones y registros.
3. Informe: Conclusiones, reunión con el auditado, presentación del informe final con introducción, objetivos, alcance, grado de cumplimiento, metodología, eficacia de medidas, cumplimiento de procesos, áreas de riesgo, plan de seguimiento, aspectos económicos y administrativos, recomendaciones y anexos.
4. Cierre: Evaluación de la respuesta, cierre definitivo y documentación.

Tipos de AMA:

• Interna: Realizada por personal de la empresa.
• Externa: Realizada por un equipo externo.
• Preliminar o diagnóstico: Evaluación inicial de aspectos e impactos ambientales.
• De verificación: Verifica el cumplimiento legal y de acuerdos (la más frecuente).
• De SGA: Evalúa el SGA y su efectividad.
• De riesgos ambientales: Identifica riesgos potenciales.
• Energética: Evalúa la eficiencia energética.
• De producto: Seguimiento del ciclo de vida del producto.
• De proceso: Evalúa el proceso de fabricación y su impacto ambiental.
• De vertidos: Verifica el cumplimiento de límites de emisiones.