Elección de Proveedor

1. Proveedor

Un proveedor es una persona o empresa que suministra productos o servicios. Es importante distinguir entre los diferentes tipos de empresas que requieren proveedores:

• Empresa industrial: Necesita un proveedor de materia prima.
• Empresa comercial: Requiere un proveedor de productos terminados.

2. Situaciones que originan la necesidad de buscar proveedores:

• Cuando una empresa inicia su actividad.
• La empresa no está satisfecha con sus proveedores actuales.
• La empresa quiere mejorar su gestión comercial.
• La empresa desea ampliar la gama de productos que ofrece a sus clientes.

3. Departamento encargado de elegir proveedores:

El departamento de Compras o Comercial suele ser el responsable de la elección de proveedores.

4. Importancia de elegir buenos proveedores:

Una empresa que quiera tener éxito en sus ventas, antes debe comprar bien. La elección de buenos proveedores tiene un impacto directo en la calidad del producto final, la eficiencia de la producción y la satisfacción del cliente.

5. Proceso en la búsqueda de proveedores:

1. Búsqueda:
   • Internet
   • Revistas especializadas
   • Anuncios publicitarios
   • Páginas amarillas
   • Ferias y exposiciones
   • Cámaras de comercio
2. Solicitar información:
   • Carta solicitándola
   • Solicitar que el representante comercial nos visite
   • Visita del jefe de compras al proveedor
3. Recepción de ofertas:
   • Rellenar la ficha de proveedor
   • Ficha de producto
   • Cuadro comparativo
4. Elección de proveedor:
   • Criterios económicos
   • De calidad
   • Mixtos
5. Emisión del pedido: Confección de la nota de pedido

6. Cálculos:

• Importe bruto
• Descuento comercial
• Importe líquido
• Coste total

El Pedido

1. Concepto:

Documento en el que se relacionan los artículos que el comprador solicita al vendedor. Es el documento que inicia toda relación de compraventa.

2. Departamento encargado:

El departamento de Compras o Comercial se encarga de formular el pedido. Sin embargo, el departamento de Almacén tiene que detectar la necesidad de aprovisionarse de un determinado artículo y este le pasa a Compras la orden.

3. Documentos para hacer un pedido:

• Orden de compra
• Ficha de producto
• Ficha de proveedor
• Cuadro comparativo

4. Formas de realizar un pedido:

• Por carta
• Por teléfono
• Fax o correo electrónico
• Impreso del comprador
• Agente comercial o representante
• Con una nota de pedido

5. Datos que contiene un pedido:

• Datos identificativos del comprador
• Datos identificativos del vendedor
• Número de pedido y fecha
• Condiciones de venta
• Artículos solicitados
• Firma

6. Número de ejemplares que se hacen:

Lo normal es hacer 3 copias:

• Una se la queda el departamento de Compras (justificante de compraventa).
• Otra se la damos a Almacén del comprador (para cuando llegue, comparar).
• La última se envía a Ventas del vendedor (para que sepan lo que tienen que mandar).

7. Control de los pedidos realizados a los proveedores:

Se anotan en el libro de registro de pedidos emitidos.

Control de los pedidos:

Las empresas establecen un sistema para controlar de la forma más rigurosa posible lo que ha sucedido con los pedidos que se han realizado a los proveedores, así como el estado de tramitación de los pedidos que les han realizado sus clientes.

Control de los pedidos realizados a los proveedores:

Evitar que la empresa sufra desabastecimientos que provoquen paradas del proceso productivo. Se puede conocer:

• Si los pedidos se han entregado en el plazo establecido.
• Las mercancías han llegado en buenas condiciones.
• Se ha producido alguna incidencia.
• Se ha efectuado alguna reclamación.

Control de los pedidos realizados por los clientes:

Control de los pedidos que reciben de los clientes para conocer:

• Si se tienen las existencias suficientes.
• El pedido ha salido.
• El transporte del pedido.
• El pedido ha sido recibido.
• Alguna incidencia.

8. Recepción del pedido por el vendedor:

Llega a Ventas:

• Si es un cliente nuevo, se abre una ficha.
• Verificar el pedido.
• Mirar la ficha de existencias.
• Si se puede servir, Ventas avisa a Almacén para que den salida al producto.
• Si no se puede servir, se envía una carta de devolución del pedido.

9. Clases de pedidos:

Pedido en firme:

El documento utilizado para realizar pedidos en firme es el pedido o nota de pedido.

Pedido condicional:

El documento que se utiliza para realizar este tipo de pedidos es la propuesta de pedido.

La nota de pedido:

Es un impreso en el que se detallan los artículos solicitados, así como las principales condiciones de la operación, salvo que ya estuviesen pactadas en un contrato de compraventa o de suministro.

Realización de pedidos mediante cartas comerciales:

Se especifican la mercancía, el precio de las mercancías, el descuento comercial, el medio de transporte a utilizar, el lugar y fecha de entrega, y la forma de pago.

10.

a) Incidencias:

Las modificaciones de los pedidos se notificarán a los proveedores con la máxima urgencia. Las anulaciones pueden deberse a múltiples causas, unas atribuidas al proveedor o al comprador.

b) Denegación de los pedidos:

• Carecer de existencias y que resulte imposible conseguirlas para la fecha indicada por el cliente.
• No poder cumplir las condiciones exigidas por el comprador.
• Tener conocimiento de informes poco favorables sobre el comprador.