Supervisión y Control del Taller

Un taller de reparación necesita ser controlado y supervisado para conseguir un nivel de eficacia adecuado. Esta eficiencia interna establece la calidad técnica del servicio, el coste y la rentabilidad de proporcionarlo. Esta aplicación está destinada a conseguir los siguientes resultados:

1. Continuidad del negocio a través de un servicio eficiente y económico.
2. Tratamiento eficiente de las solicitudes en reserva.
3. Trabajo con una alta relación prestación-costes.
4. Trabajos realizados por mecánicos adecuados en el momento correcto, en el plazo correcto y de la manera correcta.
5. Trabajo de calidad (correcto la 1ª vez).

Necesidades del Personal

La estructura y descripción de los trabajos recomendados se encontrará en la sección de procedimientos de sistemas de talleres.

• Personal productivo (produciendo en horas de trabajo que se pueda cargar).
• Personal no productivo (supervisión, tareas administrativas, tareas de mantenimiento y otras funciones de apoyo).

El director de servicio necesita estar muy motivado y deberá tener las siguientes aptitudes:

1. Saber gestionar los recursos humanos para controlar y motivar a su mano de obra.
2. Conocimientos organizativos para planificar, supervisar y controlar la carga de trabajo.
3. Conocimiento de las aptitudes técnicas de su mano de obra.
4. Conocimiento a fondo de las instalaciones y equipos útiles disponibles.
5. Conocimiento práctico y capacidad para realizar estimaciones de tiempos de trabajo adecuados en ausencia de trabajos programados.
6. Conocimiento y capacidad para relacionarse con otros sistemas dentro de la organización del establecimiento.

Sistemas de Cargas de Citas de Trabajo

Sin un sistema de carga de citas de trabajo, un taller no puede gestionarse efectivamente para asegurar que todos los mecánicos tengan un suministro constante de trabajo, con lo que se reduce al mínimo el tiempo que está el vehículo parado. La hoja de carga de citas de trabajo es el medio con el que el trabajo previamente reservado se equilibra con respecto a las horas disponibles de los mecánicos. Su propósito es reducir:

• Reservas excesivas (insatisfacción del cliente).
• Reservas insuficientes (desperdicio de: mano de obra pagada, recursos, pérdida de ingresos).

Control del Taller

Para asegurar que se cumplan los plazos prometidos y se haga el mejor uso de las aptitudes de los mecánicos, se debe elaborar un plan para completar el trabajo.

La hoja de control de taller:

• Cubrirá la actividad de un día, promocionará el mejor uso de las aptitudes de los mecánicos.
• Planificará y controlará la carga de trabajo de cada mecánico.
• Destacará los trabajos en retención.
• Se basará en tiempos de trabajo reales y no en horas programadas.
• Resumirá el tiempo inactivo sobre una base diaria.
• Mostrará la actividad de cada mecánico como un plan, registrando los tiempos inactivos cuando se produzcan.

Sistemas

El uso correcto de un sistema para supervisar o planificar la actividad de los mecánicos, significa la diferencia entre el control real de una situación y pensar que el departamento está en el camino correcto.

Lista de control general:

1. ¿Aplica recepción un sistema efectivo de carga de citas de trabajo?
2. ¿Se cargan los trabajos utilizando tiempos programados del fabricante?
3. ¿Planean el encargado y el recepcionista la cuestión de los trabajos antes de que lleguen los vehículos?
4. ¿Están todos los mecánicos enterados de sus trabajos 10 minutos antes de iniciarlos?
5. ¿Se pierde el tiempo mínimo entre trabajos?
6. ¿Están los trabajos de conformidad con: plazos de entrega fijos, disponibilidad de útiles y equipos, aptitudes del mecánico, potencial para trabajo adicional?.

Lista de control del encargado o recepcionista:

1. ¿Utiliza un sistema de control del taller efectivo?
2. ¿Mantiene un sistema de avance de trabajo actualizado?
3. ¿Supervisa el trabajo en curso de una manera sistemática?
4. ¿Mantiene una vigilancia cuidadosa sobre los trabajadores retenidos y la disponibilidad de repuestos?
5. ¿Comprueba los trabajos con una ejecución tardía?
6. ¿Modifica la carga diaria para atender consultas aceptadas, reservas canceladas, etc.?
7. ¿Mantiene a recepción al corriente con información sobre los trabajos en curso y la capacidad disponible de una manera sistemática?.

Beneficios del Sistema

A corto plazo:

• Distribución más uniforme del trabajo diario.
• Mejor uso de personal e instalaciones.
• Más oportunidad para completar trabajo en el tiempo previsto.
• Reducción en los picos de demanda en los lunes, viernes, primeras horas de la mañana y últimas horas de la tarde en la recepción.
• Menos trabajo precipitado.

A largo plazo:

• Reducción de los costes.
• Aumento de las ventas de repuestos y mano de obra.
• Tarifas de las ventas de repuestos más competitivos.
• Capacidad para ofrecer citas de trabajo de hora fija.
• Mayor satisfacción de los empleados.
• Mayor satisfacción de los clientes.

Criterios

• Debe permitir citas de trabajo de hora fija.
• No debe exigir a los clientes llevar sus vehículos solamente al inicio de su trabajo.
• Debe contener este sistema: nombre, dirección y teléfono del cliente.
• Registrar el nº de vehículo, la matrícula y el kilometraje.
• Especificar detalles de todo el trabajo requerido.
• Mostrar la capacidad de repuestos, indicar la cantidad de trabajo ya reservado, cargar los trabajos para los tiempos predeterminados.
• Proporcionar el avance de cada trabajo.
• Indicar el trabajo pendiente.
• Adaptar los trabajos a las aptitudes.

Tarjetas en T

• Marca, modelo, tipo y nº matrícula.
• Nombre, dirección y nº teléfono cliente.
• Fecha inscripción.
• Datos del ciclo de mantenimiento.
• Historial del servicio.
• Disposiciones de pago.