Contabilidad Básica: Técnica de la Administración de Empresas

La contabilidad es una técnica de la administración de empresas que registra los hechos económicos en que se ve involucrada la empresa, con el objetivo de entregar información financiera a quien la solicite.

1.1 Principios Contables

La contabilidad, como ciencia que interpreta los hechos económicos de los negocios y los ordena en forma de cuentas para su control y presentación, descansa en principios que son la base:

1. Equidad: La equidad entre intereses opuestos debe ser una preocupación.
2. Entidad Mercantil: Los estados financieros se refieren a entidades económicas específicas que son distintas al dueño o dueños de la misma.
3. Empresa en Marcha: Se presume que no existe un límite de tiempo en la continuidad operacional de la entidad económica y, por consiguiente, las cifras presentadas no están reflejadas a sus valores estimados de realización. En los casos que existan evidencias fundadas que prueben lo contrario, deberá dejarse constancia de este hecho y su efecto sobre la situación financiera.
4. Bienes Económicos: Los estados financieros se refieren a hechos, recursos y obligaciones económicas susceptibles de ser valorizados en términos monetarios.
5. Moneda: La contabilidad mide en términos monetarios, lo que permite reducir todos sus componentes heterogéneos a un común denominador.
6. Periodo de Tiempo: Los estados financieros resumen la información relativa a períodos determinados de tiempo, los que son conformados por el ciclo normal de operaciones de la entidad, por requerimientos legales u otros.
7. Devengo: La determinación de los resultados de operación y la posición financiera deben tomar en consideración todos los recursos y obligaciones del periodo, aunque estos hayan sido o no percibidos o pagados, con el objeto que de esta manera los costos y gastos puedan ser debidamente relacionados con los respectivos ingresos que generan.
8. Realización: Los resultados económicos sólo deben computarse cuando sean realizados.
9. Costo Histórico: El registro de las operaciones se basa en costos históricos (producción, adquisición o canje), salvo que para concordar con otros principios se justifique la aplicación de un criterio diferente (valor de realización).
10. Objetividad: Los cambios en activos, pasivos y patrimonio deben ser contabilizados tan pronto sea posible medir esos cambios objetivamente.
11. Criterio Prudencial: Tomar una decisión prudente, conservadora entre dos alternativas.
12. Significación o Importancia Relativa: Pasan situaciones que no estaban dentro de lo pronosticado, pero el efecto no distorsiona a los estados financieros en su conjunto.
13. Uniformidad: Los procedimientos de cuantificación utilizados deben ser uniformemente aplicados de un periodo a otro. Avisar si cambian.
14. Contenido de Fondo sobre la Forma: La contabilidad pone énfasis en lo económico de los eventos, aun cuando la legislación puede requerir un tratamiento diferente.
15. Relación Fundamental de los Estados Financieros: Los resultados del proceso contable son informados en forma integral mediante un estado de situación financiera y por un estado de cuentas de resultado, siendo ambos necesariamente complementarios entre sí.
16. Exposición: Los estados financieros deben contener toda la información y discriminación básica y adicional que sea necesaria para una adecuada interpretación de la situación financiera y de los resultados económicos del ente a que se refieren.
17. Objetivos Generales de la Información Financiera: Servir necesidades comunes de todos los usuarios, también se presume que los usuarios están familiarizados con operaciones y lenguaje contable.
18. Dualidad Económica: La estructura económica descansa en:
    • Recursos disponibles para el logro de los objetivos establecidos como meta.
    • Las fuentes de estos, las cuales son demostrativas de diversos pasivos contraídos.

1.2 Ecuación Contable

ACTIVOS = PASIVOS + CAPITAL

Cuando la empresa genera utilidades: ACTIVOS = PASIVO + CAPITAL + UTILIDAD

Cuando la empresa genera pérdidas: ACTIVOS = PASIVO + CAPITAL – PÉRDIDA

1.3 Proceso Contable

DATOS —- PROCESO —- INFORMACIÓN

HECHOS ECONÓMICOS —- ESTADOS FINANCIEROS

1.4 Registro Contable

DEBE —- Nombre de la cuenta —- HABER

_________________________________________________________________

DÉBITOS O CARGOS | CRÉDITOS O ABONOS

_________________________________________________________________

TOTAL DÉBITOS O CARGOS —- TOTAL CRÉDITOS O ABONOS

• SI TOTAL DÉBITOS > TOTAL CRÉDITOS => LA CUENTA TIENE SALDO DEUDOR
• SI TOTAL DÉBITOS < TOTAL CRÉDITOS => LA CUENTA TIENE SALDO ACREEDOR
• SI TOTAL DÉBITOS = TOTAL CRÉDITOS => LA CUENTA ESTÁ SALDADA O BALANCEADA

Tipos de cuentas:

• CUENTAS DE ACTIVO: AL DEBE AUMENTAN, AL HABER DISMINUYEN
• CUENTAS DE PASIVO: AL DEBE DISMINUYEN, AL HABER AUMENTAN
• CUENTA DE CAPITAL: AL DEBE DISMINUYE, AL HABER AUMENTA
• CUENTAS DE PÉRDIDAS: SIEMPRE AL DEBE
• CUENTAS DE GANANCIAS: SIEMPRE AL HABER

1.5 Proceso Contable

ASIENTOS CONTABLES – CUENTAS DEL MAYOR – BALANCE DE COMPROBACIÓN Y SALDOS

Operaciones (hechos económicos) => Estados Financieros

1.6 Asientos Contables

Es el registro básico cronológico de las operaciones que suceden en la Empresa, en cada asiento solo se anotan las cuentas afectadas por la operación. Todos los asientos se llevan en el LIBRO DIARIO.

FECHA — DETALLE — DEBE — HABER

Cuenta de cargo — XXX

Cuenta de abono — XXX

Glosa Explicativa

1.7 Cuentas del Mayor

Corresponde a la agrupación de las operaciones de una empresa, segmentadas por categoría de recursos o de obligaciones en cuentas independientes. Se llevan en el libro mayor extrayendo los datos contenidos en el libro diario. La función de este registro es la de clasificar y agrupar las operaciones realizadas mediante el uso de las cuentas.

1.8 Balance de Comprobación y Saldos

Consiste en un resumen de todas las cuentas del LIBRO MAYOR, con sus respectivos débitos, créditos y saldos.

1.9 Principales Ajustes que Deben Efectuarse al Final de un Periodo Contable

Partidas | Asientos

1. Activos fijos | Depreciación – Depreciación acumulada

2. Activos Intangibles | Amortización – Activo Intangible

3. Cliente | Deudas Incobrables – Estimación de deudas incobrables

4. Gastos anticipados | Gasto – Gasto anticipado

5. Provisiones | Impuesto a la renta – Provisión Impuesto a la renta

6. Ingresos anticipados | Ingresos anticipados – Ingresos

7. Gastos Acumulados | Gastos – Gastos Acumulados

1.9.1 Asiento de cierre de cuentas de resultado:

Se efectúa al final del periodo contable, y tiene dos efectos:

• Cierra todas las cuentas de resultados, para que así empiecen en cero el próximo periodo contable.
• Genera la cuenta «utilidad del ejercicio» o «pérdida del ejercicio», cuenta de patrimonio que representa el aumento (o disminución) en la participación de los dueños, por los resultados del periodo contable.

1.10 Estados Financieros

1. Balance General

Es un estado que muestra la situación económica-financiera de la empresa en un momento dado.

ACTIVOS | PASIVOS

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Activos circulantes | Pasivos circulantes

(activos liquidables en menos de un año) | (deudas exigibles en un año o menos)

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Activos fijos | Pasivos de largo Plazo

(Activos físicos a usar en plazos mayores a un año, sin ánimo de enajenación) | (Deudas exigibles en más de un año)

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Otros Activos | Patrimonio

(criterios que no entran en las anteriores) | (Responsabilidad con los dueños)

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2. Información que Entrega el Balance General

A) Sobre la liquidez, B) Sobre la eficiencia, C) Sobre el endeudamiento, D) Sobre la rentabilidad, E) Otras.

1.11 Estado de Resultado o Estado de Pérdidas y Ganancias

Es un estado económico que revela el resultado de la gestión económica y cómo se genera la utilidad o pérdida de la empresa en un determinado período de tiempo.

INGRESO POR VENTAS

Menos Costo de ventas

Utilidad Bruta

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Menos Gastos de Administración y/o gastos generales

Menos Gastos de ventas

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Utilidad Operacional

Mas o Menos Resultados no Operacionales

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Utilidad antes Impuestos

Menos Impuestos

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UTILIDAD DESPUÉS DE IMPUESTO

1. Información que Entrega el Estado de Resultados

A) Composición de los gastos, B) Comportamiento de los gastos, C) Fuentes internas de fondos que genera una empresa. D) Otras.

2. Impuesto al Valor Agregado (I.V.A)

1. Principales Hechos Gravados

a) Las ventas de bienes corporales muebles, b) las prestaciones de servicios, c) las importaciones.

2. Sujetos que Cobran el Impuesto a Nombre del Fisco

a) Vendedores de bienes, b) Los prestadores de servicios, c) Los importadores.

3. Base Imponible

A) El valor de la venta o de la prestación del servicio.

B) El monto de los reajustes, intereses y gastos de financiamiento de las operaciones a plazo.

C) El valor de los envases o los depósitos que por ellos se hagan.

D) Otros impuestos, por ejemplo: los aranceles.

4. Principales Exenciones

A) Las especies que se entregan a los trabajadores de las empresas como regalías y que no son de su giro.

B) El suministro de bebidas alcohólicas al personal de las empresas, durante la jornada de trabajo.

C) Los pensionados cuya finalidad exclusiva sea el hospedaje y comida para alumnos universitarios.

D) Las materias primas nacionales que se destinan a la producción de bienes para la exportación.

E) Las importaciones de bienes bélicos efectuadas por el ministerio de defensa y sus instituciones.

F) Las importaciones para representaciones diplomáticas.

G) Las importaciones menores, no afectas a derechos aduaneros, efectuadas por pasajeros.

5. Tasas del Impuesto

Es del 19% de la base imponible.

6. Mecanismo del Impuesto

– Crédito fiscal: Cuando una empresa compra bienes corporales muebles, o recibe un servicio, debe pagar tanto el valor de lo adquirido como el 19% correspondiente al IVA.

* Para la empresa compradora constituye un activo, dado que es un derecho que ha adquirido.

– Débito fiscal: Cuando la empresa vende los productos, o proporciona los servicios, debe recargar la base imponible del producto o servicio en un 19% por concepto de IVA.

* Para la empresa vendedora constituye un pasivo, dado que se ha cobrado a nombre del fisco, se tiene obligación con él.

DÉBITO FISCAL => Lo que la empresa cobró

CRÉDITO FISCAL => Lo que la empresa pagó.

• Si el débito fiscal > El crédito fiscal (COBRADO) (PAGADO) => La empresa debe enterar la diferencia en arcas fiscales, junto con la declaración, dentro de los 12 primeros días del mes siguiente.
• Si el débito fiscal < El crédito fiscal (COBRADO) (PAGADO) => La empresa tiene saldo a favor, que constituye un activo, el que se expresa en U.T.M y se guarda para el próximo mes.

1. En las facturas se especifica:

• El RUT del que compra y del que vende.
• El valor neto de la transacción.
• El monto del IVA.
• El valor bruto = valor neto + IVA.
• La dirección del que compra y del que vende.
• El giro de ambos.
• Las facturas son numeradas en forma correlativa por el SII.

* Las compras que se hagan con boleta no dan derecho a crédito fiscal.

* Todas las ventas que se hagan, tanto con factura como con boleta si generan débito fiscal.

2.7 Registro de la Información Referente al IVA

3. Intereses y Descuentos

3.1 Interés

Es el pago por el uso de un determinado monto de capital por unidad de tiempo. Hay 2 tipos:

a) Interés Simple

Es el interés que se calcula sobre el capital inicial sin considerar los intereses ganados en los periodos anteriores.

I = C x i x n

I => Interés

C => Capital

i => Tasa de interés

n => Periodo de tiempo

Monto final simple: (capital + Intereses) => M = C(1 + in)

b) Interés Compuesto

Es el interés que se calcula sobre el capital inicial más los intereses percibidos en los periodos anteriores.

Monto final compuesto => M = C(1 + i)ⁿ

2. Modalidad de Pago de los Intereses

a) Forma anticipada

b) Forma vencida

Interés anticipado:

Interés vencido:

3. Tipos de Interés

a) Interés Percibido

Aumentos en el valor de las facturas o boletas cuando el cliente no las cancela en el plazo convenido o por el valor del crédito. Son ganancias para la empresa.

b) Interés Pagado

Aumentos en el valor de las facturas, letras o créditos otorgados por los proveedores, son un gasto para la empresa.

3.2 Descuentos

3.2.1 Descuentos Concedidos

Son las sumas que se rebajan de las facturas o boletas extendidas a los clientes. Hay 2 tipos:

a) Descuentos comerciales: Lo utilizan las empresas para interesar a los clientes y colocar sus artículos en el mercado.

b) Descuentos de caja: Son aquellos que se conceden al momento de pagar la factura por el pronto pago de ella. Este descuento no aparece en la factura, sólo las condiciones de él.

3.2.2 Descuentos Obtenidos

Son rebajas que efectúan los proveedores para promover sus ventas o por pronto pago.

a) Descuento comercial: Está considerado en la factura, implica pagar menos impuestos. La compra debe registrarse por el monto rebajado.