1. Función de Planificación

Planificación: Consiste en fijar unos objetivos, marcar estrategias para conseguirlos, definir las políticas de la empresa y establecer criterios de decisión, siempre con la intención de conseguir los fines de la empresa

Pasos:

1. Analizar la situación de partida: Estudiar la situación actual de la empresa y su entorno con la intención de detectar las oportunidades existentes
2. Marcar el objetivo al que se quiere llegar y definir alternativas para conseguirlos
3. Analizar puntos fuertes y débiles y escoger la que se adapte mejor a las necesidades
4. Controlar y determinar las desviaciones que se produzcan

Para establecer los objetivos, hay que tener en cuenta que:

• Deben ser realistas: Todos los subsistemas de la empresa deben tener los recursos para alcanzarlos
• Deben establecer prioridades: Entre los diferentes objetivos y subobjetivos, valorando el coste de oportunidad
• Deben ser alcanzados con el menor número de consecuencias imprevistas (costes mínimos)

2. Función de Organización

Organización: Función que tiene como finalidad diseñar una estructura en la que queden definidas todas las tareas que debe realizar cada persona que forma parte de la empresa, así como su responsabilidad y autoridad

Tiene como objetivo ordenar el conjunto de relaciones que puedan surgir entre las diversas tareas y entre todas las áreas de funcionamiento de la empresa

Diseñar el sistema de organización

• Determinar niveles de organización: Definir quién controla y ejecuta las tareas
• Funciones/objetivos destinados a cada nivel de mando y a cada persona deben ser claros y concretos
• Cada persona debe saber a quién debe obedecer: Definir canales de autoridad
• Vías de comunicación entre departamentos, con cargos superiores e inferiores y hacia el exterior

División del trabajo: Hace referencia al número de tareas distintas en que se distribuye el trabajo necesario para la producción de un bien o servicio, tareas que han de ser realizadas por distintos trabajadores especializados en cada una de ellas con el objetivo de mejorar la eficiencia

Organización formal: Estructura intencional definida e identificada en la que la empresa sitúa cada uno de sus elementos en el lugar más conveniente

Organización informal: Conjunto de relaciones personales y sociales que no están preestablecidas por la dirección u organización de la empresa, pero que surgen espontáneamente cuando las personas se asocian entre sí

3. Función de Gestión o Dirección

Gestionar: Intentar que las personas que forman la empresa realicen las tareas necesarias para conseguir los objetivos marcados

Niveles de dirección → Responsables de tareas

• Alta dirección: Altos cargos de la empresa. Estos planifican los objetivos, además de supervisar el funcionamiento global de la empresa
• Nivel intermedio: Encargados de la ejecución y el control de la planificación general. Son jefes de departamentos
• Nivel bajo o de gestión: Directivos que tienen la responsabilidad directa sobre la ejecución de los planes, por lo que asignan tareas. Ejecutan y controlan procedimientos a seguir

Funciones del directivo

• Elegir tareas a realizar
• Transmitir tareas a los trabajadores (a su cargo)
• Dar instrucciones a los trabajadores para que puedan realizar las tareas con métodos y procedimientos correctos
• Crear situaciones de trabajo favorables, para motivar a los trabajadores

Liderazgo: Capacidad o habilidad que tiene una persona para influir, inducir, animar o motivar a otros a llevar a cabo determinados objetivos, con entusiasmo y por voluntad propia

Debe tomar decisiones → Convertir la información en acción (según experiencias, intuición, procesos…)

4. Función de Control

Controlar: Verificar que todo salga como se había previsto al hacer la planificación, tanto en objetivos generales, como en los subobjetivos más concretos

Debemos recoger de nuevo todo lo que habíamos planificado, organizado y gestionado

Si no se han cumplido los objetivos hay que analizar los motivos y corregir las desviaciones. Generalmente, los motivos son dos:

1. No se han ejecutado los planes como se había previsto, por falta de organización o por la poca rentabilidad de los recursos
2. Estos planes no eran los adecuados y se han marcado objetivos que no se pueden conseguir

Técnicas de control:

Auditoría: Verifica la planificación tanto en relación a la contabilidad, como a la rentabilidad de los recursos o la gestión global de la empresa, haciendo recomendaciones para mejorarla

• Puede ser interna (dentro de la empresa) o externa (personas ajenas a la empresa)
• Puede ser de cuentas (analizar estados financieros), operativa (analizar la estructura de la empresa con respecto a objetivos, políticas o planificaciones) y ecoauditoría (controla el impacto medioambiental)

Control de presupuesto: Se trata de controlar que la relación numérica de la planificación se cumpla

Estadística: Permite tratar los datos históricos de un problema, sacar conclusiones y realizar pronósticos