Planificación, Programación y Presupuesto

Planificación

Es la discretización del proyecto en operaciones o tareas de los trabajos necesarios para llevarlo a cabo con una determinada secuencia temporal que sigue la lógica constructiva propuesta por el jefe de obra.

Programación

Consiste en calendarizar la planificación a partir de las duraciones estimadas de las operaciones o tareas obtenidas a las mediciones y rendimientos previstos.

Presupuesto

Es la valoración económica asociada a estas tareas que agregadas y junto con otros costes asociados a la construcción y a la gestión darán el coste total del proyecto.

Previsión a Fin de Obra

Resultado a final de obra (beneficio = venta – coste total) se va actualizando y haciendo más fiables a medida que avanza la obra y se aportan datos.

Control Económico Mensual

Resultados parciales cada mes y a origen de la obra, asociados a operaciones parciales y acumuladas de coste de venta. Coste total: CT=CD+CI+GG

Previsiones

Las previsiones de costes, venta y beneficio/pérdida se realizan en función de los precios, plazos y mediciones.

Precios

Los precios de venta están fijados por contrato (salvo modificaciones – precios contradictorios). Los precios de coste se obtienen de los proveedores tras negociación o son costes internos.

Plazos

Los plazos estimados para la ejecución de la obra afectarán fundamentalmente a los costes indirectos.

Mediciones

Como referencia inicial vale la del proyecto pero los importes finales dependerán de la medición realmente ejecutada en obra o mejor dicho la que realmente se cobre/pague.

La previsión inicial irá variando a medida que transcurra la obra por:

1. Mejoras en los precios.
2. Modificación de las mediciones.
3. Modificación de la obra.
4. Modificación de los plazos.

Discretización

Se trata de realizar un listado que incluye todos los conceptos valorados económicamente (coste y venta) necesarios para desarrollar el proyecto. La mayor parte de estos conceptos corresponden a operaciones de producción (con o sin venta asociada directamente) y otros corresponden a los costes de gestión, implantación y otros (que no llevan venta directamente asociada).

Estructura de Venta

Esta discretización se realiza inicialmente por el proyectista en el proyecto (presupuesto) con una determinada estructura (las consabidas unidades de obra) a cada una de las cuales se les asigna una medición y un precio unitario. El sumatorio de todas las unidades de obra con su medición correspondiente por el precio unitario de contrato PEC determina el importe de venta final.

Estructura de Coste

La constructora a fin de gestionar su obra, desglosa el proyecto a efectos de coste de una manera diferente, añadiendo nuevos conceptos no incluidos en la estructura de venta (gestión, implantación) o modificando la discretización de las operaciones de producción respecto al proyecto por lo que no tienen que coincidir con las unidades de obra de este último.

Coste Total CT=CD+CI+GG

El coste total de una obra es la suma de varios conceptos en los que incurre una empresa constructora durante, antes y después del periodo de ejecución de la misma.

Coste de Estructura (No Productivos)

Para poder contratar y auxiliar a la ejecución de una obra la empresa debe existir como tal y disponer de una serie de recursos y medios que permitan:

1. La contratación.
2. La financiación de las obras.
3. La gestión de la empresa en todas sus áreas (Dirección, financiera, administrativa, RRHH, técnica, calidad-MA, PRL).

Coste de la Propia Obra (Productivos)

La ejecución física de la obra requiere de la aportación de unos medios en la misma y sufragar una serie de costes:

1. Personal gestor (técnico, administrativo).
2. Instalaciones de obra (casetas, consumos, equipos informáticos, talleres, almacenes).
3. Maquinaria propia o externa.
4. Medios auxiliares.
5. Mano de obra (propia o externa).
6. Materiales.
7. Otros (tasas, licencias, seguros, gastos de representación).

CD Costes Directos

Derivados de la ejecución de las unidades de obra u operaciones de producción (materiales, mano de obra, medios auxiliares) e imputables a las mismas.

CI Costes Indirectos

Costes de la obra que no son directamente imputables a una unidad de obra u operación al ser generalmente a la obra o intervenir en varias de ellas.

GG Gastos Generales

Costes de la estructura de la empresa constructora a repartir entre todas las obras que realiza. (El personal fijo directivo, técnico y administrativo no directamente vinculado a la ejecución de obras, en la central o delegaciones, medios materiales de la empresa (instalaciones, consumo etc.) financieros, impuestos, etc.) Suelen representar el 5% y 8% del valor de las obras adjudicadas.

Previsión del Resultado Final

La empresa necesita disponer de una estimación fiable del resultado económico final de la obra (lo que va a ganar/perder). Esta se plasma en un documento denominado Estudio de Ejecución. Refleja la comparación entre todos los costes en los que se prevé incurrirá el proyecto y la venta correspondiente, asignando relaciones entre ambos con el mayor nivel de desglose posible a fin de obtener resultados parciales (por operaciones) de: margen económico, rendimientos, costes unitarios, producción pendiente.

Características

1. Es el documento maestro del control económico de la obra. El EE (estudio de ejecución) es un documento de mucha importancia; suele estar firmado y aprobado por el jefe de obra, jefe de grupo y dirección o delegado.
2. La primera versión del estudio de ejecución EE-1 comienza preparándose nada más adjudicarse la obra y debe estar finalizada cuanto antes (máx. 2 meses) para poder tomar decisiones.
3. El estudio de ejecución se irá actualizando conforme avanza la obra (nuevos precios, rendimientos, contradictorios, modificados, nuevas mediciones etc.) periódicamente cada cierto tiempo.
4. El precio introducido en el Estudio de Ejecución de las diferentes unidades de obra será detallado y completo. Los precios se irán actualizando en función de los contratos y comparativos ejecutados.
5. Las mediciones de dicho estudio deberán ser las reales de la obra y no las del proyecto.
6. El formato de trabajo será preferiblemente el generado por un programa informático de presupuestos o un programa específico de control de obras.

Preparación del Estudio de Ejecución EE

Una vez se dispone de la planificación y la estructura de coste y venta del proyecto, hay que introducir los datos fundamentales que nos permitan obtener por un lado el coste total estimado y por otro la venta estimada y en base a ello obtener mucha otra información.

Medición Real de la Obra

La medición de una unidad de obra es única pero puede darse el caso de que la medición de coste sea diferente de la venta, por picaresca o previamente pactado.

Costes Directos / Precios

Costes unitarios de los diferentes conceptos. Hay costes ciertos ya contratados e incluso ejecutados y hay previsiones de coste, basadas en contratos o en costes actuales de la misma unidad, según el grado de avance de la obra. Algunos costes directos son estimados en base a rendimientos previstos de las operaciones. Los rendimientos se obtienen en base a la experiencia del jefe de obra o la empresa.

Costes Indirectos

En base a la programación de las obras los medios estimados para ejecutar las obras y otros conceptos, el jefe de obra hace una primera estimación de los costes indirectos.

Precios de Venta

Precios de venta de las unidades de obra. Los precios de venta son los contractuales derivados de la oferta y adjudicación o en caso de variaciones al proyecto, los precios contradictorios firmados.

Resultados

Con los datos anteriores y los precios de venta y certeza se llega al resultado previsto de la obra.

Variaciones en el Coste Previsto

Los contratos de los materiales, subcontratistas etc. no se realizan todos al inicio de las obras sino que siguen el plan de compras o programa de aprovisionamiento, por lo que hasta que no se realicen no son más que previsiones. Los precios pueden ir variando con el tiempo incluso los conceptos ya contratados pueden sufrir variaciones según el tipo de contrato con el proveedor.

Certidumbre en los Rendimientos

Conforme avanza se obtiene mayor certeza sobre los rendimientos previstos inicialmente que son la base de la previsión del coste de algunas operaciones, fundamentales aquellas con mano de obra o maquinaria propia y las contratadas por administración. Si se cometen errores suponen incrementos de coste y de plazo.

Variaciones de Plazo

El plazo de ejecución de las obras y los medios estimados para ejecutar y gestionar las mismas pueden variar respecto a lo estimado para ejecutar y gestionar las mismas pueden variar respecto a lo estimado inicialmente e incluso están sometidos a variaciones imprevistas durante la ejecución. La variación de plazo de una obra tiene repercusiones en los costes de la constructora y en determinadas ocasiones pueden tener repercusión también en la venta.

Aparición de Imprevistos

Por una defectuosa planificación del jefe de obra inevitable o no pueden aparecer imprevistos que incrementen el coste previsto, además de los errores de ejecución ya comentados.

Actualización del Estudio de Ejecución

Para actualizar el EE se dispone de dos tipos de datos (coste y venta): Datos ciertos, previsiones por materializar. Los datos ciertos reflejan por un lado la medición y el coste unitario de cada uno de los conceptos considerados hasta el momento de la estimación y por otro la venta de los mismos. Estos datos pueden ser totalmente ciertos o estar sometidos a alguna incertidumbre, derivados de conflictos con proveedores, mediciones no consolidadas o precios contradictorios o reclamaciones al cliente en trámite. Las previsiones de materializar representa la estimación de los costes que se producirán para ejecutar lo que queda de obra que se obtienen de contratos ya firmados con proveedores u ofertas y de los datos de esas mismas unidades en ejecución.

Uso del Estudio de Ejecución

El estudio de ejecución aglutina y combina todos los datos de la gestión económica proporcionando toda la información necesaria sobre la obra al jefe de obra y a la empresa, tanto sobre el estado actual como las previstas de futuro. (previsiones de producción y certificación, de pagos, de cobros, de compras, movimientos de almacén, control de rendimientos, control de resultados por unidades/operaciones, control de las desviaciones certificación /producción, preparación relaciones valoradas y propuestas de certificación, escenarios)

Control Mensual

Además de las previsiones actualizadas es necesario general documentos para poder realizar una adecuada gestión económica/administrativa de la obra con carácter mensual. Documentos de carácter económico que se generan mensualmente son:

1. Producción.
2. Relación valorada de régimen interior.
3. Certificación de régimen interior.
4. Avance de resultados.
5. Previsión de tesorería.
6. Certificación.
7. Facturas de régimen interior.
8. Certificación proveedores.

Relaciones Valoradas

Producción mensual: Listado con las mediciones de las unidades de obra ejecutadas realmente a origen de la obra multiplicados por los precios unitarios de venta correspondientes. Restando de las RV del mes anterior se obtiene la RV del mes en curso. La relación valorada de uso interno se denomina relación valorada de régimen interior.

Certificación de Régimen Interior

Es el mismo concepto que la relación valorada del mes pero orientado a la certificación. Es una certificación de uso interno que sirve exclusivamente para que la empresa pueda disponer de datos mientras se aprueba la certificación real.

Avance de Resultados

Combina los datos de venta con los de coste del mes y a origen, proporcionando el resultado provisional de la obra en el mes y a origen.

Previsión Tesorería

Previsión temporal a fin de obra de la producción y sus costes asociados versus las certificaciones y sus fechas de cobro, todo ello mes a mes.

Certificaciones

Pagos a cuenta mensual del promotor al constructor por los trabajos realizados: Suma de las mediciones de las unidades de obra ejecutadas o aceptadas en el mes multiplicados por los precios unitarios contractuales correspondientes.

Producción

Es el importe de venta obtenido como sumatorio del producto de las mediciones de las operaciones realizadas en el periodo por el precio de venta correspondiente a cada una de ellas.

Certificación

Es el documento por el cual el cliente reconoce un derecho de facturación por parte del contratista. Es un documento de carácter normalmente mensual, que en general se entiende en el contrato como un pago a buena cuenta por las operaciones de producción realizadas en el periodo. Tiene dos partes:

1. La relación valorada desglosada pactada entre constructor y dirección de obra llamada»tripa».
2. Carátula o certificación llamada»sábana».

Diferentes Formas de Certificar

• Por medición y precio unitario.
• Por porcentajes.
• Por costes.
• Por hitos/topes.

Diferencias entre Producción, Obra Ejecutada y Obra Certificada

1. Diferencias de criterio entre DF/Contratista: En cuanto a las mediciones, en cuanto a la calidad de las operaciones de producción ejecutadas, por la aceptación total/parcial de operaciones inacabadas.
2. Contractuales: Modificaciones de proyecto ejecutadas sometidas a generación de precios contradictorios en trámite o discusión. Modificaciones o incrementos de obra no aceptadas por la DF y reclamaciones por el contratista.
3. Obra ejecutada no certificable: Obra que debe ejecutar el contratista sin derecho a abono, tienen coste pero no venta.