Objetivo de la Función de Compras

• Mantener un flujo ininterrumpido de materiales y servicios.
• Mantener los niveles de stock lo más bajos posible.
• Mantener los precios de compra lo más bajos posible.
• Mantener los niveles de calidad necesarios para los insumos y productos terminados adquiridos.
• Mantener una búsqueda continua de nuevos proveedores y fuentes alternativas de aprovisionamiento.

Inicio de la Operación de Compras

El proceso comienza con el envío de la requisición, que es una solicitud enviada al departamento de compras por el departamento emisor para comunicar una petición de un producto o servicio.

La Requisición

Las requisiciones deben incluir:

• Departamento solicitante
• Fecha
• Descripción del producto o servicio a adquirir
• Especificaciones que deben cumplir el producto o servicio solicitado
• Cantidad
• Garantía y servicio postventa
• Plazo de entrega
• Lugar de recepción
• Firma

Solicitud de Oferta

Una vez realizada la requisición, el departamento de compras debe estudiar el mercado para proporcionar a la empresa los productos necesarios. Para ello, se realizan solicitudes de oferta a proveedores potenciales.

Elección y Control de Proveedores

Este proceso consta de tres pasos:

• Lista de proveedores potenciales
• Solicitud de oferta
• Recepción y evaluación de las ofertas

Pedido

Es una orden de compra de productos en firme que debe servir al comprador en la cantidad, precio y fecha convenidos. El departamento de compras envía el pedido al proveedor utilizando diversos medios.

Albarán

Es el documento que acompaña a las mercancías en su recepción. Sirve como soporte para comprobar la coincidencia de los géneros solicitados con los recibidos.

Diferencia entre Nota de Gasto y Factura

• La nota de gasto lleva el IVA correspondiente según su naturaleza, mientras que los seguros están exentos de IVA.
• La factura lleva el mismo IVA que la mercancía.
• En la factura se incluyen los productos y descuentos, mientras que en la nota de abono no.

Copias y Duplicados

Solo se puede emitir una factura, pero se pueden expedir copias y duplicados cuando concurran varios destinatarios o se pierda el original.

Documentos Equivalentes

En operaciones cuyo importe no exceda de 3005,06 €, las facturas pueden sustituirse por talonarios de vales numerados o tickets.

Conservación

Los empresarios y profesionales están obligados a emitir facturas y conservar la copia o matriz de las mismas durante 4 años. Las facturas recibidas también deben conservarse durante 4 años.

Rectificación

El importe de la factura puede modificarse por error, variación de las cuotas impositivas repercutidas, variación de la contraprestación o anulación total o parcial de las operaciones sujetas al IVA.

Nota de Cargo

Se realiza cuando se debe imputar al comprador algún concepto no incluido en la factura.

Nota de Abono

Se realiza en las siguientes situaciones:

• Descuentos efectuados fuera de la factura
• Devolución de mercancías o envases y embalajes reutilizables
• Cualquier otro concepto que implique una devolución del importe al comprador

Facturas de Repaso

Cuando la empresa recibe pedidos frecuentes junto con las mercancías un albarán valorado, al final de cada periodo se realiza una factura de repaso que contiene una relación de los albaranes valorados.

Factura Pro-Forma

Se utiliza en el comercio internacional para solicitar permisos de importación o para que el cliente conozca el importe exacto de una operación.

Libro Registro de Facturas Emitidas

Se pueden sustituir las anotaciones individualizadas de las facturas por asientos resumenes cuando sean facturas numeradas correlativamente y expedidas en la misma fecha.

Libro Registro de Facturas Recibidas

Cuando las facturas sean de importe inferior a 450,76 €, se puede hacer un asiento resumen global de las recibidas en la misma fecha.