Concentración Y Anotación POR PERIODOS

Es válida, sin embargo, la anotación conjunta de los totales de las operaciones por períodos no superiores al mes, siempre que su detalle aparezca en otros libros o registros auxiliares, de acuerdo con la naturaleza de la actividad de que se trate. En este caso se consideran parte integrante del Diario.

INVENTARIOS Y BALANCES

El libro de Inventarios y Balances se abrirá con el inventario y balances iniciales y, según el ejercicio anual o semestral, contendrá el inventario final y el balance general, incluyendo la cuenta de resultados. Estos estados financieros serán elaborados, según la clase de actividades de que se trate, con criterio contable uniforme que permita conocer de manera clara, completa y veraz, la situación del patrimonio y las utilidades obtenidas, o las pérdidas sufridas, durante el ejercicio.  El estado de resultados reflejará los conceptos por los cuales se hubieran obtenido beneficios y los gastos o pérdidas que deberán deducirse para determinar las ganancias o pérdidas netas del ejercicio y para distinguir en éste los resultados corrientes propios de la explotación de los originados en las operaciones de carácter extraordinario.  

Valoración DE PARTIDAS DEL BALANCE

Sin perjuicio de lo establecido por las leyes especiales, las Partidas del balance se valorarán, cuando corresponda, siguiendo criterios objetivos que garanticen los intereses sociales y de terceras de acuerdo con los principios que exige una ordenada y prudente gestión económica. Adoptado un criterio de valoración, habrá de mantenerse y no podrá ser alterado sin causa justificada. Deberá indicarse además en los balances e inventarios, o en hoja separada, el método de determinación del costo u otro valor aplicado.

BALANCES DE BANCOS Y ENTIDADES FINANCIERAS Y DE SEGUROS

Sin perjuicio de lo establecido en este Capítulo, los bancos y otras entidades financieras o de crédito, así como las entidades de seguros, se sujetarán a las normas que sobre información, contabilidad y otros aspectos concomitantes, establezca el respectivo órgano administrativo de fiscalización.

FIRMAS Y RESPONSABILIDADES

El propio comerciante o sus representantes legales autorizados, firmarán el balance del ejercicio y la cuenta de resultados, conjuntamente con el profesional interviniente. En cuanto a la responsabilidad por la veracidad de los mismos, se estará a lo dispuesto por las normas legales aplicables.

PLAZO DE Elaboración Y Revisión DE BALANCES

Los comerciantes deben presentar el balance y demás estados financieros a las autoridades señaladas por ley y a los organismos de dirección y control internos si los hay, en los plazos señalados por las respectivas disposiciones, bajo su propia responsabilidad o la de sus representantes legales autorizados. Además, en las sociedades por acciones, los síndicos pueden examinarlos en un plazo de quince días, para presentar su informe a la junta.

ARCHIVO DE CORRESPONDENCIA

El comerciante, al dirigir correspondencia en relación con sus negocios, debe dejar copia fiel de ésta utilizando cualquiera de los medios que asegure la exactitud y duración de la copia. Igualmente, conservará la correspondencia que reciba en relación con sus actividades comerciales, con anotación de la fecha de recepción, contestación o nota de no haberse dado respuesta. Asimismo, conservará archivados y ordenados los documentos que respalden los asientos en sus libros de contabilidad, de manera que se facilite su verificación en cualquier momento. Si los libros están formadas por hojas removibles o tarjetas, éstas deberán estar numeradas y conservarse archivadas para su posterior encuadernación.

Conservación DE LIBROS Y PAPELES DE COMERCIO

Los libros y papeles, deberán conservarse cuando menos por cinco años, contados desde el cierre de aquellos o desde la fecha del último asiento, documento o comprobante, salvo que disposiciones especiales establezcan otro período para cierto tipo de documentos. Transcurrido este lapso podrán ser destruidos, previo el cumplimiento de las normas legales. 

Obligación DE MANTENER LIBROS Y PAPELES AUN EN CASO DE CESE DE ACTIVIDADES O MUERTE DEL COMERCIANTE

El cese de. Las actividades comerciales no exime al comerciante del deber referido en el articulo anterior, y si éste hubiera fallecido, la obligación recae sobre sus herederos. En caso de disolución de la sociedad, serán sus liquidadores los obligados a cumplir lo prevenido precedentemente. 

AUDITORIA

EL balance del ejercicio y la cuenta de resultados serán sometidos a verificación y dictamen por auditor legalmente habilitado, en los siguientes casos: 1) Cuando la Ley, el reglamento o los estatutos lo establezcan expresamente; 2) A solicitud de persona o entidad que ostente derecho reconocido por la Ley; 3) Cuando se trate de emisión de valores de oferta pública o cotizables en Bolsa de Valores;  4) A solicitud fundada ante juez o autoridad contralora, por quien acredite un interés legítimo. La verificación comprenderá una comprobación del balance y cuenta de resultados por el auditor bajo su responsabilidad y, en la medida que resulte indispensable, de la contabilidad y sus documentos. A quienes realicen la auditoría, se aplicarán las normas que, reglamentariamente, se dicten sobre responsabilidad, incompatibilidad, retribución y régimen de actuación, en el que se exigirá la guarda de la reserva profesional.