4.1 Gestión DE LAS COMPRAS

Aprovisionar: abastecer o
Adquirir lo necesario.Comprar:
Adquirir un bien.

Diferencias entre las funciones
De aprovisionamiento y compras (dentro del proceso logístico):

Las palabras
Clave del aprovisionamiento son “coste”, “calidad” y “plazos”. Por eso, las
Compras se deben programar en coordinación con los objetivos y estrategias de
Otras áreas funcionales de la empresa; es decir, se deben tener en cuenta:

• Los presupuestos elaborados en el
  Departamento financiero.
• Las necesidades de materia prima y
  Servicios del departamento o de producción.
• Los cálculos realizados por los
  Responsables del inventario, o las existencias del almacén.
• Las
  Ventas previstas por el responsable del departamento comercial.

Una de las funciones logísticas
Del aprovisionamiento consiste en adquirir los materiales necesarios para la
Elaboración o comercialización de los productos, pero estas actividades las
Realiza el departamento de compras.

4.1.1 Departamento de compras: funciones y objetivos

Funciones:

• Recibir las solicitudes de los artículos
  Y materiales que se deben adquirir, buscar a los proveedores y gestionar
  Las compras.
• Analizar las tendencias del mercado,
  Anticipándose a los cambios de precios, modas, nuevos productos o las
  Técnicas utilizadas en las empresas de la competencia.
• Estudiar los envíos de los proveedores,
  Haciendo un seguimiento de los pedidos y los métodos de almacenamiento
  Utilizados en la empresa.
• Mantener con los proveedores relaciones
  Eficientes para obtener rápidamente el producto solicitado y aprovechar
  Las facilidades concedidas en el pago o en los gastos de transporte.
• Buscar
  Soluciones para mejorar los costes y actuar en coordinación con los otros
  Departamentos de la empresa.

Objetivos:

• Buscar proveedores competitivos

  Consiste en localizar fuentes de suministro que ofrezcan ventajas para
  Nuestros productos. La carácterística principal es operar con el proveedor
  Apropiado, que nos facilite materiales de mejor calidad y asegure el plazo
  De entrega.

• Adquirir materiales con la calidad
  Adecuada

  Debe asegurar la satisfacción tanto del cliente interno
  (fabricación) como del externo (empresa intermediaria o consumidor final).

• Conseguir la mejor relación
  Calidad-precio

  Cuando la calidad es el criterio principal de
  Elección, se ha de negociar con el proveedor las facilidades de pago o el
  Transporte, para intentar disminuir el coste global de adquisición.

• Obtener suministros a tiempo

  Just
  In Time, es decir, que los proveedores sirvan los pedidos en función de la
  Demanda. Para ello, el plazo de recepción ha de ser el oportuno para que
  Los materiales estén disponibles cuando se necesiten.

• Mantener los inventarios al mínimo

  Debe analizar los envíos, los métodos de almacenamiento y buscar
  Soluciones a la gestión del stock para minimizar los costes de almacenaje
  Pero sin que ello signifique perder las ventajas del precio o la calidad.

• Encontrar materiales estándar

  Debe
  Estudiar las tendencias del mercado; así, la empresa obtiene información
  Sobre los materiales estándar que existen y los puede conseguir a un coste
  Más bajo que si los compra diseñados a medida.

• Colaborar con otras áreas de la
  Empresa

  Debe intercambiar información con otras áreas o secciones para
  Fabricar productos de calidad y competitivos.

4.2 PROCESO DE COMPRAS

El proceso de compras consta de
Las siguientes fases:

• Planificar las compras

  Consiste
  En estudiar las necesidades de la empresa y buscar fuentes de suministro;
  Es decir, tener información de los productos que existen en el mercado y
  Estar preparados antes de que surja la necesidad.

• Analizar las necesidades

  Recibe
  Los boletines de solicitud de materiales emitidos por fabricación,
  Almacén, ventas, etc. Y estudia la prioridad de las peticiones para
  Tramitar su gestión.

• Solicitar ofertas y presupuesto

  Cuando se trata de una compra de alto coste o se adquiere por primera vez
  Un producto, la solicitud de ofertas y presupuesto es un requisito
  Obligado para evitar tomar decisiones que pueden afectar a la economía de
  La empresa.

• Evaluar las ofertas recibidas

  Una
  Vez recibidas las ofertas, hay que estudiarlas, analizarlas, compararlas y
  Examinarlas. Para que la evaluación resulte más fiable, evitaremos
  Solicitar un número excesivo de ofertas o realizar una preselección,
  Descartando aquellas que incluyan condiciones inadmisibles para los
  Objetivos de la empresa.

• Seleccionar al proveedor

  Los
  Factores que se comparan durante la fase de selección son el de precio,
  Calidad, plazo de entrega y pago, además de otras condiciones y garantías
  De la empresa que suministrará el producto.

• Negociar las condiciones

  Se trata
  De pactar algunos puntos de la oferta que pueden ser negociables, como la
  Cantidad mínima y máxima de la venta establecida por el proveedor, forma
  De pago, embalaje, plazo de entrega, servicios postventa, reposiciones,
  Etc.

• Solicitar el pedido

  Cuando el
  Comprador y el vendedor han llegado a un acuerdo, deben formalizar un
  Documento que comprometa a ambas partes. Este puede ser el contrato de
  Compraventa o un pedido en firme.

• Realizar un seguimiento del pedido y
  Los acuerdos

  El seguimiento se hace para verificar que hemos recibido
  Todo el material solicitado, que se corresponde con las carácterísticas
  Detalladas en el pedido y que se ha suministrado a tiempo. También debemos
  Comprobar que el proveedor mantiene las condiciones pactadas o los
  Acuerdos que figuran en el documento, respecto a reposición de suministro
  O precios.

4.2.1 Clasificación de las compras

Compras especiales

Se producen cuando se deben
Adquirir bienes de uso, por ejemplo, máquina, vehículos, mobiliario, etc.; es
Decir, no compramos materiales para transformar o artículos para la venta. La
Carácterística general es que la inversión es grande y la decisión de compra se
Consulta con los usuarios del bien. Cuando la empresa necesita adquirir una
Máquina para la sección de fabricación, las decisiones las toman entre el
Director comercial, un representante del departamento técnico y otro del
Departamento financiero.

Compras anticipadas

Son las que se realizan antes de
Que surja la necesidad, que tendrá lugar a medio o largo plazo. La compra
Anticipada es una estrategia que se puede aplicar en artículos básicos o con
Ciertas mercancías; el comprador se anticipa a la necesidad cuando conoce qué y
Cuánto necesitará adquirir en el futuro. Por ejemplo, antes de iniciar la
Construcción de una finca de pisos, podemos conocer aproximadamente los
Distintos materiales y las cantidades que necesitaremos.

También podemos anticipar la compra
Cuando se anuncia la subida del precio de un producto; en este caso se consulta
La cantidad máxima y mínima que pueden estar almacenados y, en función de esta
Información, se realiza la compra aunque la venta de dichos artículos no tenga
Lugar hasta pasado un tiempo.

Compras estacionales

Son compras de productos de
Temporada; su finalidad es atender la demanda estacional de ciertos artículos.
La previsión se realiza partiendo de las ventas realizadas en el mismo periodo
Del año anterior; calculamos cuánto necesitaremos y hacemos los pedidos con
Anticipación. Es el caso de las librerías que solicitan con anticipación los
Libros de texto que venderán a principio del curso escolar o de los
Comerciantes que se dedican a productos, como trajes y equipos de nieve o de
Playa, juguetes y artículos navideños.

Muchas veces las compras
Estacionales se convierten en anticipadas; son una iniciativa o estrategia de
Los fabricantes que conceden a sus clientes ventajas como precios especiales,
Descuentos o aplazamientos del pago hasta que se realicen las ventas. El
Fabricante entrega la mercancía al mayorista o detallista con antelación a la
Temporada; de esta forma evita incrementar los costes de almacenaje.

Compras rutinarias

Son compras de pequeñas
Cantidades, con entrega diaria o semanal de mercancía; su carácterística es
Atender las necesidades del “día a día” con una inversión de bajo riesgo. El
Comprador gestiona el aprovisionamiento estableciendo unas existencias máximas
Y mínimas y, antes de llegar al stock de seguridad, se realiza un pedido
Rutinario.

Las compras rutinarias son muy
Frecuentes en los establecimientos que se dedican a la venta de artículos de
Consumo constante como pan, leche o carne. Cuando se establecen las relaciones
Comerciales con el proveedor, se pactan las condiciones y no se revisa el
Contrato hasta que se producen cambios en los precios, el transporte, la
Entrega, el pago, etc.

Compras de oportunidad

Tiene lugar cuando encontramos
Artículos a precios de “ganga”. La inversión supone un riesgo, pero, si el
Resultado es positivo, dará un beneficio extra. Estas ocasiones se originan
Cuando el fabricante se encuentra saturado de ciertas mercancías, necesita
Dinero inmediatamente o tiene artículos de fin de temporada o que dejará de
Fabricar.

El comprador, cuando recibe
Ofertas de este tipo, tiene que valorar si los productos cumplen los requisitos
Que exige el departamento técnico, si son similares a los que vende su empresa
O si se ajustan a la calidad exigida por los clientes. Cuando las mercancías
Que nos ofrecen no cumplen estos requisitos, es preferible dejar pasar la
Oportunidad antes que arriesgarnos con artículos que no gozan de buena demanda
Y que pueden ocasionar problemas y pérdidas.

Compras de urgencia

Se realizan para cubrir necesidades
Urgentes, como la falta de existencias de unos materiales concretos en el
Departamento de fabricación. Otras veces, se recurre a la compra de urgencia
Como solución estratégica para satisfacer la demanda cuando la empresa debe
Readaptarse a cambios rápidos en la moda.

Generalmente, el proceso de estas
Compras se realiza de forma rápida, dado que no se dispone de tiempo para
Comparar presupuestos. Suelen ser de pequeño volumen y presentan el
Inconveniente de no poder obtener descuentos y otras ventajas que suelen
Conceder a los clientes que compran grandes cantidades.

4.3 Búsqueda DE PROVEEDORES

El personal encargado del
Aprovisionamiento debe planificar las compras antes de recibir el encargo. Los
Proveedores potenciales o fuentes de suministro se pueden encontrar en:

• Guías telefónicas, páginas web.
• Organismos oficiales. (Cámara de
  Comercio)
• Asociaciones empresariales y
  Profesionales.
• Prensa y revistas especializadas.
• Ferias y exposiciones del sector.
• Bases
  De datos, cedidas por empresas especializadas en estas gestiones.

Cuando el comprador necesita
Tener contacto directo con el proveedor para obtener información o, incluso,
Solicitar la compra, los métodos que más se utilizan son:

• Entrevista con representantes del
  Proveedor

  El comprador se reúne con vendedores o representantes de la
  Empresa suministradora; de esta forma cuenta con abundantes registros
  Sobre ventas o existencias y, además, puede consultar con el personal de
  Producción, ventas o financiero antes de decidir la compra de un
  Determinado producto.

• Visitar mercados centrales

  Estos
  Mercados se encuentran ubicados en los polígonos industriales de grandes
  Ciudades; son zonas geográficas que concentran las fábricas de
  Determinados productos. Por ejemplo, de las fábricas de calzado en la zona
  De Alicante, las de cerámica y azulejos en Castellón, las industrias
  Textiles de Cataluña, las lonjas de pescado en la costa gallega, etc. En
  Estos mercados el comprador puede visitar varios proveedores y observar
  Las exposiciones permanentes de algunos fabricantes.

• Visitar ferias y exposiciones

  Estos eventos ofrecen la oportunidad de conocer los avances de la moda, lo
  último que se fabrica o la tecnología más puntera. En los encuentros entre
  Fabricantes y comerciantes (mayoristas y detallistas) se pueden adquirir
  Los productos de varios fabricantes y localizar nuevas fuentes
  Suministradoras. Conocidas son la Feria Internacional del Mueble, la Feria
  Internacional del Helado Artesano o el Salón Internacional del Transporte
  Y sus Medios.

• Acudir a oficinas de compra

  Son
  Centros de venta que establece el fabricante en una ciudad, cuando la
  Empresa está a muchos kilómetros y quiere tener una representación en el
  Mercado central. Los servicios que ofrecen las oficinas de compra son:
  Información sobre precios y presupuestos, información sobre cambios o
  Actualizaciones en el diseño del producto; gestión de pedidos y
  Verificación de la entrega.

• Reunirse con importadores mayoristas

  Son empresas que, dentro del país, ofrecen productos de una marca
  Extranjera a precios razonables. Estos proveedores, normalmente, se ubican
  En las grandes ciudades o zonas costeras y venden a comerciantes y
  Consumidores los artículos que importan del extranjero.

4.5.1 ¿Qué información debemos solicitar?

Condiciones económicas

• Precio por unidad y por lotes.
• Descuentos y su aplicación.
• Gastos de envases y embalajes.
• Costes de transporte y seguro.
• Forma de pago.
• Recargo
  Por aplazamiento del pago. (fecha y forma)

Condiciones técnicas

• Carácterísticas técnicas y calidad.
• Embalajes especiales.
• Instalación y montaje.
• Tiempo de garantía.
• Formación de los usuarios.
• Repuestos
  Y mantenimiento posventa.

Servicios posventa

• Plazo de entrega y reaprovisionamiento.
• Devolución de excedentes.
• Revisión de precios.
• Otros
  Servicios.