1.2.2 Planificación estratégica

Algunos autores consideran como la etapa más importante del proceso de planificación: la determinación de metas y objetivos a partir de una definición clara de la misión de la institución. David lo define como “un proceso emocionante que permite que una organización sea proactiva y no reactiva al dar forma a su propio futuro”. Analiza la situación actual y la que se espera para el futuro, determina la dirección de la institución y desarrolla los medios para lograr la misión.
Thompon y Strickland define la misión como visión que tiene la dirección de lo que la organización tiene que hacer y en lo que se quiere convertir a largo plazo, especificando las actividades que quiere desarrollar y la dirección que ha de seguir en un futuro. Respondería a las preguntas, quiénes somos, qué hacemos y hacia dónde nos dirigimos. Tres aspectos a tener en cuenta una organización: el primero entiende en qué actividad o sector se encuentra la organización considerando las necesidades de sus usuarios, la tipología de los mismos y las funciones realizadas para ello; el segundo reconoce cuándo se ha de producir un cambio o revisión de la misma en función del entorno cambiante; a la necesidad de comunicar la misión de manera clara y a todas las personas implicadas. Competencia, oportunidad y compromiso son entonces los requisitos indispensables para el éxito de la concreción de la misión en una organización.
Los manuales de calidad en su glosario se refieren a estos términos de la siguiente manera:
– Misión, declaración que describe el propósito o razón de ser de una organización, la justificación de su existencia continuada o lo que la sociedad espera a cambio de su pervivencia
– Visión, declaración que describe la realidad futura, deseable y alcanzable de la organización
–
Meta, nivel de resultados debe ser alcanzado. Pueden incluir fines y objetivos.
–
Objetivo, formulación más concreta en el nivel de la unidad. Un objetivo político es el dirigido a los órganos políticos y administrativos, no orientado al cliente. Un objetivo operativo puede ser transformado automáticamente en actividad.
“Gestión por objetivos” o “administración por objetivos” considerada como herramienta de evaluación, una técnica de motivación o un dispositivo de planificación. Koontz y Weihrich lo definen como “un sistema administrativo completo que integra muchas actividades administrativas fundamentales de manera sistemática, dirigido al logro eficaz y eficiente de los objetivos organizacionales e individuales”. Los objetivos se basan en el análisis y juicio de lo que puede y debe lograr la organización en un periodo determinado de tiempo. Se formulan teniendo en cuenta la estructura de la organización y el nivel de competencia de las personas en cada uno de los niveles asignados. Como resultado se establece una red de objetivos cuantificables y medibles vinculando a las necesidades de recursos humanos, materiales.
McClure la misión expresa el propósito y las prioridades de la biblioteca para el ciclo de la planificación. Se asienta sobre las funciones seleccionadas, refleja las prioridades establecidas y permite justificar la existencia de la organización. Los objetivos son revisados anualmente, la misión definida durante todos los años que dure el ciclo de planificación y constituye la referencia más general de lo que una organización es.
Una vez que hemos seleccionado las funciones y redactado la Misión, siempre en función de éstas procedemos a formular las Metas. Un proceso completo de planificación a 3-5 años constará de 1 misión, 4 metas, 8 objetivos y 16 proyectos.
Las metas formuladas deben ayudar a cumplir la misión descrita y estarán en consonancia con las funciones seleccionadas. Son de carácter general y a largo plazo. Indican hacia dónde nos dirigimos, qué queremos hacer para mejorar la organización.
Para cada una de las metas formuladas se ha de proceder a identificar los objetivos apropiados para cumplirlas. Los objetivos no aparecen formulados completos. Criterios para su formulación:
– relacionado con una meta
– Comenzar por un verbo en infinitivo que implica acción
– Ser un fin en sí mismo
– Incluir una fecha límite para su cumplimiento
– Especificar un único resultado a conseguir
– Estar formulado de forma clara y simple
Todos los objetivos han de ser medibles, una vez formulados podremos ya especificar qué indicadores se pueden utilizar para su evaluación final. Una vez elegido el objetivo debemos pensar en las posibles alternativas para cumplirlo con la finalidad de llegar a la toma de decisiones, siempre en función de los datos obtenidos en el análisis de la situación.
Toma de Decisiones, selección de un curso de acción entre varias alternativas. Este paso consiste en la decisión de la acción que se va a emprender de forma definitiva. Se considera núcleo de la planificación ya que supone la identificación de alternativas, la evaluación y la elección de la más conveniente.
La importancia de una toma de decisiones adecuada que concrete un plan estratégico para la organización a largo plazo y con directrices generales se sustenta en el conocimiento y aplicación de las políticas, los procedimientos y las normas, consideradas como las orientaciones que guían el pensamiento para la toma de decisiones.
Elegimos la estrategia que nos llevará a cumplir cada uno de los objetivos. Para poner cada uno de los objetivos en acción, necesitamos conocer las políticas, procedimientos y normas de la organización.
Una cultura corporativa sólida contribuye a que el plan estratégico se implemente sin dificultad. La misión, la visión (metas) y objetivos deben estar en consonancia con los valores de la organización.

1.2.3 Planificación operativa

Se establece a corto plazo, es específica y está orientada a la consecución de objetivos determinados expresados en cifras, pasos concretos y plazos determinados. MacClure supone la elaboración de un plan de acción a fin de que se cumpla cada uno de los objetivos propuestos en un ciclo anual. Adoptar una postura pragmática más que un planteamiento abstracto.
Se trata de establecer una relación causal entre los objetivos y los cursos de acción. Mientras la etapa de definición de la estrategia se puede considerar como una actividad directiva, la etapa de implantación de la misma se considera como una actividad administrativa interna fundamentalmente. Para ello con el objetivo de convertir el plan estratégico en acciones y resultados se elaboran programas de acciones específicas y presupuestos.
Como parte de un programa, un conjunto de proyectos relacionados y coordinados donde cada uno posee sus propios objetivos, los proyectos son planes de acción pero con directrices precisas y finalidad única, acotados en el tiempo y en la asignación de recursos. Varios tipos:
– Del sector estratégico, proyectos de investigación y desarrollo, expansión de mercado
– Del sector productivo, proyectos de nuevos productos y servicios
– Del sector de las tecnologías, proyectos de informatización, uso de redes y tecnologías digitales
– Del sector organizativo, proyectos de adopción de nuevas técnicas de gestión y modelos organizativos, formación de recursos humanos.
En los programas se detallan los recursos humanos, materiales y presupuestarios que se van a utilizar, los métodos y procedimientos que se adoptan, los pasos a seguir en la puesta en marcha, los plazos establecidos y el calendario de actuación. Para cada uno de los objetivos propuestos se desarrolla un Programa de acción. Cada programa consta de dos Proyectos máximo.
La fase de planificación operativa termina con la elaboración del Presupuesto, que aporta el conocimiento de los recursos económicos disponibles y los necesarios para llevar a cabo los programas.
A cada programa se le asigna un nombre y se explica brevemente el contenido. A continuación se enumeran las acciones o proyectos de que consta. Se elabora un cuadro resumen con la asignación de recursos que facilitará el recuento al final de recursos que se necesitan y la elaboración del presupuesto.
Cada uno de los proyectos que conforman el programa precisan de la consignación de una serie de elementos. Se elabora una tabla en donde aparecen:
– La descripción secuencial de todas las tareas
– La asignación de recursos humanos
– La asignación de los recursos económicos
– La asignación de recursos materiales
– La asignación de tiempo total para todo el proyecto dividido en tareas