Para que se produzca un proceso completo de comunicación, deben intervenir los siguientes elementos:

Emisor

Es la persona que transmite el mensaje, puede ser oral o escrito.

Receptor

Es la persona que recibe el mensaje, debe descodificarlo de una forma eficiente para comprender la información contenida en él.

Mensaje

Información que el emisor transmite al receptor.

Código

Sistema de señales y signos que nos permite entender y comprender el mensaje.

Canal

Medio a través del cual el mensaje enviado por el emisor llega al receptor.

Retroalimentación (feedback)

Es la respuesta del receptor que nos asegura que ha recibido el mensaje.

En todo proceso de comunicación se debe: decidir qué queremos comunicar; identificar a las personas a las que nos dirigimos; establecer una estrategia; debemos disponer del tiempo suficiente para que nuestro interlocutor pueda comprender el mensaje y podamos aclarar aquellas dudas que pueda tener.

Clasificación de las comunicaciones

Según el lenguaje. Comunicación verbal (se utilizan palabras para codificar el mensaje), comunicación no verbal (la información nos llega a través de otros signos distintos a las palabras) y comunicación escrita (cuando se utiliza la escritura como medio de comunicación).

Según el fin que persigue el mensaje. Comunicación impersonal, expresiva, funcional o retroalimentaria.

Según el núcleo humano donde se genera. Comunicación intrapersonal, interpersonal y grupal.

Objetivos de la comunicación. Hay cuatro aspectos a tener en cuenta a la hora de fijar unos contenidos alcanzables:

Objetivo complementario. El resultado es igual de satisfactorio para nosotros que para nuestros interlocutores.

Plazos. Es importante conocer los plazos de los que disponemos para cumplir los objetivos.

Contar con los recursos necesarios.

Fijar los objetivos positivos. Hay que tener claro qué se quiere alcanzar.

Barreras de la comunicación (cualquier elemento que dificulte la correcta comunicación entre 2 personas, dptos. O empresas.

Barreras en el emisor (las más importantes). Mala vocalización; errores a la hora de usar el lenguaje; no expresar verbalmente el mensaje de una forma precisa; Usar un volumen de voz que no se adapte al entorno; usar un lenguaje muy técnico al que el receptor no esté acostumbrado; utilizar conceptos contradictorios; falta de coherencia entre el lenguaje verbal y el no verbal; existencia de varios emisores contradiciéndose entre sí.

Barreras en el receptor (asociadas a problemas de actitud o mal comportamiento). Sacar conclusiones de antemano; falta de atención; tendencia a ignorar lo que no queremos oír; tener prejuicios hacia el emisor; retener cosas de poca importancia y olvidarnos del mensaje principal; preguntar o responder a preguntas antes de que el emisor termine su exposición; deformar el mensaje por anteriores experiencias, estados de ánimo o suposiciones.

Barreras en la transmisión del mensaje

Demasiada información provoca un exceso de mensajes por parte del receptor, llegando a provocar una descodificación errónea.

Barreras en la retroalimentación

Cuando el emisor no recibe respuesta, la comunicación se vuelve unilateral, aun cuando en su inicio no lo fuese.

Barreras en el lenguaje

Las palabras pueden significar cosas diferentes a distintas personas. La edad, los estudios y el nivel cultural son variables que influyen en el lenguaje que utiliza cada persona, así como el significado que se asigna a las palabras.

Barreras fisiológicas

Impiden emitir o recibir con claridad y precisión un mensaje, debido a los defectos físicos tanto del emisor como del receptor del mismo.

Barreras psicológicas

No tener en cuenta el punto de vista de los demás; sospecha o aversión ante lo que se transmite; preocupación o emociones ajenas al trabajo; timidez; explicaciones insuficientes; sobrevaloración de sí mismo.

Barreras físicas

Se dan por motivos físicos como largas distancias, interferencias en la comunicación telefónica, etc.

Barreras administrativas

Las causadas por una estructura organizativa ineficaz que provoca una mala planificación y deficiencias en la utilización de los canales de comunicación. 

Protocolo es un conjunto d enormas o reglas establecidas por decreto o costumbre que se utilizan en los actyos oficiales o solemntes.

Tratamientos

Tuteo (si es de confianza), Usted (con los que tratamos por primera vez), Don (para personas de rango superior, mayores, etc.) y Señor (personas de igual o inferior rango).

Relaciones laborales

Conjunto de normas que tienen por objeto regular las relaciones entre los trabajadores, los empresarios y el Estado, dentro de un contexto socioeconómico determinado.

Normas de convivencia laboral

Modificar nuestra conducta. Para conseguir un ambiente de trabajo agradable. Proponer soluciones ante un conflicto. Evitar actitudes negativas. Dedica tiempo a tus compañeros.

Flujos de comunicación

Cuando hablamos de flujo de comunicación nos referimos a la dirección de la comunicación, cuando esta se transmite de arriba hacia abajo o de abajo hacia arriba se denomina comunicación vertical.

Descendente

Cuando la comunicación se produce de los puestos superiores a los inferiores.

Ascendente

Desde los puestos inferiores a los superiores.

Cuando la comunicación tiene lugar entre personas con puestos que están en el mismo nivel jerárquico hablamos de comunicación horizontal.

La comunicación empresarial es un conjunti de técnicas y actividades encaminadas a facilitar y agilizar el flujo de mensaje que se da entre los miembros de la organización, entre la organización y su medio; o bien, influir en las opiniones, aptitudes y conductas de los públicos internos y externos de la organización, todo ello con el fin de que esta última cumpla mejor y más rápido los objetivos.