CAP
14: Administración de Proyectos: establecimiento del valor de negocios de los
Sistemas y la administración del cambio.

14.1 LA IMPORTANCIA DE
LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

Es fundamental tener conocimientos sobre
La manera en que se administran los proyectos de sistemas de información y
Acerca de cómo y por qué tienen éxito o fallan.

PROYECTOS
DESCONTROLADOS Y FALLA DE SISTEMAS

Como se ilustra en la figura 14-1, es muy
Probable que un proyecto de desarrollo de sistemas sin la
Administración apropiada sufra las consecuencias siguientes:

• Costos que
Exceden en gran medida los presupuestos.

• Demoras inesperadas.

• Desempeño
Técnico inferior al esperado.

• Falla en la obtención de los
Beneficios previstos

Con frecuencia,
Los
Sistemas producidos por proyectos de información fallidos no se utilizan en la forma
Que se pretendía originalmente, o no se usan en absoluto. Es común que los usuarios
Tengan que desarrollar sistemas manuales paralelos para hacer funcionar estos sistemas.

La interfaz
De usuario es la parte del sistema con la cual interactúan
Los usuarios
Finales.

CONSECUENCIAS
DE UNA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS DEFICIENTE

-Exceso de gastos.

-Ampliación de plazos.

-Deficiencias técnicas que alteran el
Desempeño.

-Falla para conseguir los beneficios previstos.

OBJETIVOS DE LA
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

PROYECTO:

consiste en una serie
Planeada de actividades relacionadas cuya finalidad es alcanzar un objetivo de
Negocios específico. Los proyectos de sistemas de información comprenden el
Desarrollo de nuevos sistemas de información, mejora a los sistemas existentes
O proyectos para reemplazar o actualizar la infraestructura de tecnología de
Información (TI) de la empresa.

ADMINISTRACIÓN
DE PROYECTOS:

se
Refiere a la aplicación de conocimiento, habilidades, herramientas y técnicas
Para alcanzar objetivos específicos dentro de un presupuesto y un tiempo
Determinados. La administración de proyectos para sistemas de información debe
Ocuparse de cinco variables principales:

El alcancedefine
Qué trabajo corresponde a un proyecto o está fuera de él. Por ejemplo, el
Alcance de proyecto para un nuevo sistema de procesamiento de pedidos podría
Incluir nuevos módulos para ingresar pedidos y transmitirlos a producción y
Contabilidad pero omitir cambios a los sistemas relacionados de cuentas por
Cobrar, manufactura, distribución o control de inventarios.

Tiempo

: cantidad de tiempo requerido para realizar el
Proyecto

Costo:

tiempo para terminar un proyecto, multiplicado
Por el costo de los recursos humanos requeridos para este fin.

Calidad

:
indicador
De qué tan bien satisface el resultado final de un proyecto los objetivos
Especificados por la
Administración

Riesgo:

problemas potenciales que podrían amenazar el
éxito de un proyecto.

14.2 SELECCIÓN DE
PROYECTOS

Elegir de los proyectos que
Prometan los mejores beneficios para el negocio.

ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA PARA PROYECTOS DE
SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Elementos de una estructura
Administrativa para proyectos de sistemas de información en una corporación
Grande:

– En la cima de esta
Estructura se encuentran el grupo de planeación
Estratégica de la corporación y el comité
De dirección de sistemas de información.
El grupo de planeación estratégica
De la corporación es responsable de desarrollar el plan estratégico de la
Empresa, el cual podría requerir el desarrollo de nuevos sistemas.

– El comité de dirección de sistemas de información
Es el grupo de directivos responsables del desarrollo y la operación de los
Sistemas. Está conformado por los encargados de departamentos de las áreas
Tanto de usuarios finales como de sistemas de información. El comité de dirección
Revisa y aprueba los planes para sistemas de todas las divisiones, se encarga
De coordinar e integrar los sistemas y en ocasiones participa en la selección
De proyectos específicos de sistemas de información.

–
El equipo de proyecto es supervisado por un grupo de administración
De proyectos integrado por gerentes de sistemas de información y gerentes de
Usuarios finales, responsables de vigilar varios proyectos específicos de
Sistemas de información.

– El equipo de proyecto es
Responsable directamente de un proyecto de sistemas individual. Este equipo
Está conformado por analistas de sistemas, especialistas de las áreas de
Negocios relevantes para los usuarios finales, programadores de aplicaciones y,
En algunos casos, especialistas de bases de datos.

ENLACE DE
PROYECTOS DE SISTEMAS CON EL PLAN DE NEGOCIOS

Con el fin de identificar los proyectos
De sistemas de información que reporten el mayor valor de negocios, las
Organizaciones necesitan desarrollar un plan de sistemas de información que
Apoye su plan de negocios general y en el cual los sistemas estratégicos se
Incorporen en la planeación de alto nivel. El plan funge como guía que indica
La dirección del desarrollo de sistemas (el propósito del plan), los
Fundamentos, la situación de los sistemas actuales, nuevos desarrollos a considerar,
La estrategia administrativa, el plan de implementación y el presupuesto

ANÁLISIS
EMPRESARIAL Y FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO

Comprender requerimientos de información
Tanto de largo como de corto plazo. Dos de las principales metodologías para
Establecer los requerimientos de información esenciales de la organización Como
Un todo son el análisis empresarial y los factores críticos de éxito.

A.Análisis empresarial
(planeación de sistemas de negocios)

sostiene que los
Requerimientos de información de una empresa sólo se pueden entender al
Examinar toda la organización en términos de sus unidades organizacionales,
Funciones, procesos y elementos de datos. El análisis empresarial puede ayudar
A identificar las entidades y atributos clave de los datos de la organización.

Método
Central:

tomar
Una muestra de gerentes y cómo utilizan la información, de dónde la obtienen,
Cuáles son sus objetivos, cómo toman decisiones y cuáles son los datos que
Requieren.

b.Factores críticos de éxito sostiene que los
Requerimientos de información de una organización están determinados por una pequeña
Cantidad
De
factores críticos de éxito (FCE)
de los gerentes. Si es factible obtener
Estas metas, el éxito de una empresa u organización
Está asegurado.

Principal
Método:

son las entrevistas
Personales-tres
O
Cuatro- con
Algunos gerentes de alto nivel para identificar sus metas y los FCE resultantes.

El enfoque de FCE se apoya en entrevistas
Con
Gerentes clave para identificar sus FCE. Los FCE individuales se acumulan
Para desarrollar FCE para toda la empresa. A
Partir de esto se pueden construir sistemas para
Suministrar información acerca de estos FCE.