Modernización del proceso

(Modernizar = mejorar el proceso de la empresa = efectividad, eficiencia y adaptabilidad) reducción de despilfarros y exceso mejoramiento del rendimiento y de la calidad.

DEF mejoramiento:

Mejorar un proceso significa cambiarlo para hacerlo más efectivo, eficiente y adaptable.

4 etapas

– Modernización: La aplicación de las herramientas hacen cambios iniciales en el proceso.

– Prevención: En esta etapa debe cambiar el proceso para asegurarse de que los errores nunca lleguen hasta el cliente. (así se puede evitar corrección)

– Corrección: Si la prevención no funcionó, usted debe corregir las equivocaciones del proceso. – Excelencia: (es decir, funciona, tiene estabilidad y satisface las necesidades del cliente).

Existen 12 herramientas básicas de la modernización (solo modernización 1/4), que se aplican en el orden:

1.ELIMINACIÓN DE LA BUROCRACIA:

burocracia significa largas demoras en el procesamiento, mientras los documentos pasan por múltiples canales y niveles de revisión

Esta burocracia proviene de características individuales u organizacionales que tienen como causa factores psicológicos como:  Paranoia ante la posibilidad de ser culpado por los errores- Entrenamiento deficiente- Falta de autoestima- Manía de revisar y encontrar errores pequeños- Necesidad de controlar en exceso Deben evaluarse y minimizarse todas las demoras, tramitaciones, documentaciones, revisiones y aprobaciones. Si estos pasos no son absolutamente necesarios, proceda a eliminarlos.
¿Se requiere más de una firma?, ¿Se necesitan múltiples copias?, ¿Se almacenan las copias sin alguna razón aparente?, ¿Se envían copias a personas que no precisan la información?

2ELIMINACIÓN DE LA DUPLICACIÓN:

Si se realiza la misma actividad en diferentes partes proceso o si la llevan a cabo diferentes individuos dentro de éste, debemos analizar si ambas actividades son necesarias (por ejemplo, dos bases de datos similares)

3.EVALUACIÓN DEL VALOR AGREGADO (EVA):

Cuando las materias primas subensambladas u otros materiales de subetapas avanzan dentro de un proceso de fabricación, éstos acumulan aquello que se podría denominar valor agregado. Usualmente, las empresas aplican un método contable para hacer seguimiento al valor agregado, asignando o distribuyendo los costos en  que se incurrió durante la producción. Esto se denomina acumulación. La meta es asegurarse de que el valor del producto final (valor acumulado que generalmente se mide en dinero) sea superior a los costos acumulados.. La representación matemática podría ser la siguiente:

*La organización debe asegurarse de que cada actividad dentro del proceso de la empresa aporte valor real a la totalidad del proceso.

-Las actividades del valor agregado real (AVAR) son aquellas que, vistas por el cliente final, son necesarias para proporcionar el output que el cliente está esperando.

-Hay muchas actividades que la empresa requiere, pero que no agregan valor desde el punto de vista de las ventajas para el cliente (actividades de valor agregado en la empresa o VAE).

-existen otras actividades que no agregan valor alguno, por ejemplo, el almacenamiento.

4.SIMPLIFICACIÓN:

Es similar al bien conocido concepto de la simplificación del trabajo. Reducir la complejidad cada vez que sea posible. Esto nos conduce a menos etapas, a menos tareas, a menos interdependencias, etc. Esto quiere decir hacer todo más fácil de aprender y de comprender
5.

REDUCCIÓN DEL TIEMPO DEL CICLO DEL PROCESO:

El objetivo de esta actividad es reducir el tiempo del ciclo.  Esto se logra centrando la atención del EMP en las actividades que tienen ciclos de tiempo real prolongados y en aquellas que hacen lento el proceso. Con frecuencia, las actividades que se realizaban en serie pueden efectuarse en forma paralela
6.

PRUEBA DE ERRORES:

Le será de gran ayuda cuestionarse: «Si quisiera hacer mal este trabajo, ¿cómo lo haría?» Elabore una lista de las cosas que podría hacer mal y utilice luego métodos de prueba de errores para eliminar o minimizar la posibilidad de cometer un error. Esto se denomina análisis negativo. (evitar equivocaciones con tips o con errores cometidos antes)
7.

EFICIENCIA EN EL USO DE LOS EQUIPOS:

Reflexione acerca de esta situación. ¿Funciona su fotocopiadora bien o permanece descompuesta durante la mitad del tiempo?,
8.

LENGUAJE SIMPLE:

Mientras el ritmo acelerado en el mundo actual hace más importante que nunca la información precisa y oportuna. Determine el nivel de lectura y comprensión de su audiencia. El documento debe escribirse de manera que todos los lectores puedan comprender
9.

ESTANDARIZACION:

La estandarización de los procedimientos de trabajo es importante para verificar que todos los trabajadores, actuales y futuros, utilicen las mejores formas para llevar a cabo actividades relacionadas con el proceso.
10.

ALIANZA CON PROVEEDORES:

El cliente (usted) tiene la responsabilidad de suministrarle al proveedor unas especificaciones del input, debidamente documentadas, que definan necesidades y las expectativas. El proveedor debe revisar cuidadosamente las especificaciones y estar de acuerdo en que pueden cumplirse. Si no se satisfacen, usted necesita trabajar con el proveedor para comprender qué puede suministrarse
11.

MEJORAMIENTO DEL MARCO GENERAL:

existen oportunidades en las cuales estos enfoques no generan los resultados deseados. Normalmente, esto ocurre cuando el proceso ya ha sido mejorado, y hay poco que ganar de un refinamiento posterior. En estos casos, vale la pena dar un paso atrás y observar el marco general.

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AUTOMATIZACION Y/O MECANIZACION

-Operaciones repetitivas que mejorarían  si se realizan con mayor rapidez.

Los computadores prestan el mejor servicio en la pronto ejecución de las tareas rutinarias. Por otra parte, a las personas se les presentan oportunidades de variedad y de cambio de ritmo.