Manual de la funciones:

es el conjunto de normas que rigen y establecen las relaciones entre los miembros de la organización. Es una guía especial de la organización.
Las relaciones pueden ser verticales, (jerárquicas) y horizontales, (la división por funciones).
En él se hallan definidos los objetivos de la organización y las funciones básicas de la conducción.
El manual sirve para que cada miembro de una organización sepa lo que se espera de él en materia de funciones, tareas, responsabilidad, autoridad, comunicaciones e interrelaciones dentro y fuera de la empresa, de modo que puedan comprender la organización y sus partes.
Elementos a tener en cuenta en la confección de un manual de organización:
1) Naturaleza y objeto del manual de organización.
2) Características de la organización:
– Antigüedad de la organización

– Tamaño de la organización
– Estado patrimonial económico-financiero
– El producto
– La posición en el mercado
– La rama de actividad
– La evaluación de los recursos humanos y materiales
– La forma jurídica
– El volumen de actividad
– El sistema de comercialización
– La personalidad de los directivos
– La tecnología que emplea la firma.
3) Las características del medio:
– Las variables políticas, económicas, culturales y sociales
– El tipo de mercado
– La organización de la competencia
– La situación geográfica.
4) Los patrones administrativos:
– Las políticas generales
– Los objetivos globales y departamentales
– Las asignaciones de tareas
– Las relaciones de autoridad lineal y funcional
– Los sistemas decisorios
– Las bases de la planificación
– Las características sociales de la organización
– El sistema de comunicaciones.
5) La organización formal es una de las partes del sistema. La comunicación es uno de los procesos que une las partes.
Los manuales son parte de ese proceso ligante y consecuencia inmediata de los organismos.

El manual tiene que indicar:

1) La designación formal del cargo.
2) El enunciado de las funciones.
3) La designación de las tareas habituales.
4) Las características de su trabajo y los distintos tipos de vinculaciones, dentro y fuera de la empresa.
5) Quiénes dependen de cada cargo y quién depende de él.
6) La información que se recibe, la que se procesa y la que se emite.
7) Los distintos tipos y niveles de autoridad.
8) Organigramas.

El manual cumple la función de integrar a cada uno de los miembros de la organización. El manual de organización lo hace sistemáticamente de un modo permanente en cuanto hace a la estructura de la organización.
Es necesario reconocer que no existe la posibilidad de que funcione un grupo humano sin norma alguna. En último caso, las personas son la organización. De cómo se elaboren las normas, cómo se divulguen y cómo se controlen, dependerá el éxito del manual.
La existencia del Manual de Organización es el resultado del avance tecnológico que invade a las organizaciones, de la diversidad de funciones y tareas existentes. A mayor complejidad organizacional, mayor es la necesidad de difundir los objetivos, la estructura, las funciones y las normas y procedimientos administrativos.
El Manual de Organización no es una obra que se inicia y se termina. Al contrario, se va haciendo con la vida de la empresa y atendiendo a su misma evolución.
¿Los manuales son sólo instrumentos para la gran empresa? No hay un límite exacto de tamaño de empresa que lo justifique. En general, la necesidad del manual es independiente del tamaño de la empresa. Dependerá del grado de complejidad y burocratización de la organización. También podríamos afirmar que en la pequeña empresa, por su característica social de pequeño grupo, no sería necesario como prioridad de la organización.
Si es necesario fijar algunos criterios, que justifiquen la incorporación del manual de organización, se pueden mencionar los siguientes: cantidad de personal, la pérdida de visión de conjunto de la organización, imposibilidad de conocer los objetivos y funciones de las diferentes áreas, dudas con respecto a la autoridad, responsabilidad y cuando la organización crece como parte de un plan de desarrollo.
Entonces, los deberes, las responsabilidades, el sentido de cada tarea y las atribuciones, estarán claros en todos los niveles..
El Manual de la Organización, como cualquier otro manual, es sólo una herramienta y por lo tanto no resuelve «per se», todos los procesos que se puedan presentar en una organización. Por su naturaleza no es flexible porque representa sólo la organización formal. De lo que se deduce que no representa las relaciones informales ni a la verdadera vida social de la organización.
Las ventajas que supone un manual pueden convertirse en desventajas. Los problemas que pueden presentarse son: los cambios lo convierten en obsoleto y frenan la iniciativa.
«En última instancia, podemos decir que aun cuando fuera para resolver situaciones conflictivas, el manual es útil. La civilización y la cultura adquieren verdadera fuerza; cuando comienzan a tener la forma de documentos escritos, debido a que recién entonces puede transmitirse a las generaciones siguientes bajo la forma de legado».

En resumen, los alcances y limitaciones de los Manuales son:

1) Los manuales constituyen parte del proceso de comunicaciones en la empresa; sirven para cumplir la función unificadora de las partes de la organización y, preponderantemente, una de ellas: la organización formal.
2) En todas las organizaciones se producen casos conflictivos, situaciones de crisis; el manual es útil para dirimir problemas de jurisdicción, superposición de funciones, responsabilidades y autoridad.
3) El legado de experiencia, habilidad y capacidad de los jefes encuentra una vía natural de transmisión en los manuales.
4) Los manuales ayudan a la planificación, coordinación y control de la empresa y, en la medida que tal ayuda adquiera importancia, son instrumentos para la dirección de la firma.
5) Proveen una información para todas las prácticas de la empresa.
6) Aseguran la continuidad de prácticas aceptadas por los jefes.

7) Normalizan o establecen un estándar de trabajo.
8) Proveen un elemento de base para la revisión del sistema en forma periódica, ordenada y permanente.
9) Establecen un medio para coordinar la recepción y emisión de informaciones.
10) Ayudan a que todos los jefes tengan una mejor comprensión de las necesidades totales de la empresa, y de cómo se llevan a cabo las funciones en cada una de esas agrupaciones arbitrarias de especialidades, que hemos calificado de «áreas de actividad».