Tema 2 La clasificación y ordenación de documentos
1.La clasificación documental: concepto y utilidad
1.1.Concepto
La clasificación documental es una actividad que, por su carácter, forma parte de una disciplina más amplia que es la taxonomía. La palabra taxonomía tiene dos acepciones:
1.Taxonomía como ciencia. La taxonomía es la ciencia de la clasificación. Según la DRAE es la “ciencia que trata de los principios, métodos y fines de la clasificación”.
2.Taxonomía como producto. Una taxonomía es la estructura jerárquica resultante de un proceso de clasificación (es decir el producto resultante).
En el ámbito de las ciencias de la información la clasificación se realiza de distintas maneras dependiendo del entorno en el que se lleve a cabo.
La clasificación es la operación que consiste en agrupar los documentos en grandes clases, relacionadas entre sí de forma jerárquica, de acuerdo a los principios de procedencia, respeto a la estructura y respeto al orden original. Es posible destacar las siguientes ideas:
1.El resultado de la actividad es la creación de una estructura jerárquica rigurosa (cuadro de clasificación-) es decir una estructura de clases que se dividen en subclases hasta llegar al nivel de clasificación más específico.
2.Las grandes clases son los niveles de organización documental. En esta estructura hay niveles superiores, intermedios e inferiores:
a)El nivel superior de la jerarquía puede ser:
•Un archivo
•Un grupo de fondos
•Un fondo
•Una colección
b)Los niveles intermedios son establecidos dependiendo del nivel superior (archivo, grupo de fondos, fondo o colección).
c)El nivel inferior será siempre una serie o una subserie.
3.Las clases son establecidas aplicando los principios teóricos de la Archivística:
•La aplicación del principio de procedencia permitirá definir los fondos.
•La aplicación del principio de respeto a la estructura permitirá definir las divisiones o secciones.
•La aplicación del principio de respeto al orden original permitirá definir las series documentales.
4.Las clases se relacionan entre sí aplicando el principio de respeto a la estructura original.
1.2.Alcance
1.Clasificación = creación de un cuadro de clasificación. Hace referencia al establecimiento del sistema de clases en que se agrupan los documentos y que tiene como resultado el cuadro de clasificación.
2.Clasificación = aplicación de un cuadro de clasificación. Hace referencia al proceso de asignación de una unidad o una agrupación documental a una clase determinada ya existente. Puede ser de diferentes tipos:
a) Inclusión de una unidad documental en una serie
b) Inclusión de una serie en una sección
c) Inclusión de una serie en un fondo
d) Inclusión de una sección en un fondo
3.Clasificación = cuadro de clasificación. Hace referencia al resultado (el cuadro de clasificación).
1.3.Utilidad
Mediante la clasificación se establece una estructura lógica o intelectual para los documentos que presenta varias utilidades:
1.El cuadro de clasificación muestra la información de forma integral y sintética y sistemática, por esa razón es considerado como el “primer instrumento de descripción de un archivo”.
2.En sistemas de descripción archivística automatizada de carácter multinivel la clasificación es necesaria para definir la estructura de la base de datos (PARES).
3.En algunos instrumentos de descripción (los inventarios y guías) la clasificación constituye una actividad previa para poder establecer su estructura.
4.Resulta de utilidad para planificar el resto de las actividades de tratamiento documental.
2.Sistemas de clasificación
2.1.Clasificación orgánica
Se basa en la estructura administrativa de las instituciones. Se trata de un sistema que presenta dos inconvenientes.
1.Las instituciones cambian de estructura con frecuencia y obliga a actualizar el cuadro de clasificación cada vez que se produce una reforma estructural.
2.En la actualidad las instituciones no son monojerárquicas, sino que son polijerárquicas (dentro de una institución una unidad puede depender de distintos niveles diferentes).
Presenta una ventaja: la elaboración de cuadros de clasificación de carácter orgánico es muy fácil, porque se basa en el organigrama de la institución productora (basta adaptar el organigrama al sistema de codificación correspondiente).
Se trata de un sistema apropiado para fondos documentales de instituciones con una estructura sencilla o que apenas sufren modificaciones estructurales a lo largo del tiempo. No resulta apropiada para archivos administrativos (por los cambios constantes).
2.2.Clasificación funcional
Se basa en las funciones y actividades del productor. Los inconvenientes:
1.Se trata de un sistema más subjetivo que el anterior.
2.La dificultad de elaboración de los cuadros de clasificación funcionales, es muy complicado identificar y estructurar las funciones de las instituciones y de las personas. Para facilitar el trabajo de identificación, descripción y establecimiento de jerarquías de funciones el Consejo Internacional de Archivos ha elaborado la norma ISDF. Según la norma ISDF la información de cada función se organiza áreas:
– Área de identificación. Se incluye el nombre de la función y las variantes del nombre.
– Área de contexto. Se describe la función y se indica su historia y las fuentes existentes.
– Área de relaciones. Para indicar los nombres de otras funciones con las que existe algún tipo de relación.
– Área de control. Se indican los datos relativos a la creación del registro.
Presenta una ventaja: las funciones permanecen en el tiempo, por tanto los cuadros de clasificación de carácter funcional tienen mayor vigencia temporal que los cuadros de carácter orgánico.
Es la más apropiada para fondos institucionales contemporáneos y para archivos. Es el sistema apropiado para archivos personales y familiares.
2.3.Clasificación mixta
Se basa en la combinación de clases orgánicas y clases funcionales.
Presenta te una ventaja: permite reflejar los cambios estructurales ocurridos en una institución a lo largo del tiempo, tanto de forma general, como de forma detallada:
En la práctica la clasificación mixta u orgánico-funcional es, junto con la funcional, el tipo de clasificación más empleado. Un ejemplo es el Cuadro de clasificación de Archivos Municipales, donde se combina la estructura y las funciones de los ayuntamientos en las grandes divisiones.
2.4.Clasificación por materias
Se basa en los asuntos o materias de los que tratan los documentos. No refleja la estructura ni las funciones del productor y a menudo entraña el incumplimiento de los principios de respeto a la procedencia y al orden original.
Su uso sólo se encuentra en el caso de colecciones de documentos, por ser agrupaciones artificiales de documentos sobre un tema, una persona, una época… y por las dificultades para dividir los documentos de una colección por otro criterio.

3.El cuadro de clasificación
3.1.Concepto y tipología
Es el esquema que refleja la estructura intelectual de los documentos que forman un archivo, un fondo documental, un grupo de fondos o una colección. Distintos tipos de acuerdo a los siguientes aspectos:
1.Dependiendo del criterio usado para elaborar el cuadro distinguiremos:
a.Cuadros orgánicos. Basados en la estructura orgánica del productor
b.Cuadros funcionales. Basados en la estructura funcional del productor
c.Cuadros orgánico-funcionales o mixtos. Basados en la unión de los dos criterios anteriores.
d.Cuadros de clasificación por materias. Basados en las materias de los documentos.
2.Dependiendo del objeto al que se dedique diferenciaremos entre:
a.Cuadros de clasificación de archivos. Se trata de cuadros que presentan “de forma sistemática los fondos y colecciones integrados en un centro de archivo, un sistema o una red de centros de archivo”. El nivel más bajo del cuadro es el fondo documental.
b.Cuadros de clasificación de fondos. Se presentan de forma sistemática las series que componen un fondo, un grupo de fondos o una colección. Se trata de “cuadros de series”, el nivel más bajo será una serie documental.
3.Dependiendo de la estructura se distinguen dos tipos:
a.Cuadros monojerárquicos. Cuadros establecidos de acuerdo a un único criterio de clasificación.
b.Cuadros polijerárquicos. Son cuadros establecidos de acuerdo a varios criterios de clasificación.
4.Dependiendo del alcance distinguimos entre los siguientes tipos:
•Cuadros de clasificación específicos. Cuadros creados para un archivo, un fondo, un grupo de fondos o una colección determinada.
•Cuadros de clasificación uniformes. Cuadros creados de forma cooperativa para archivos de un mismo tipo.
3.2.Aplicación del cuadro de clasificación
Se lleva a cabo en los siguientes pasos:
1.Análisis de la unidad documental a clasificar. Se centrará en la identificación de los siguientes aspectos:
a. La función por la que se genera la unidad documental.
b. La unidad administrativa que genera el documento o el expediente.
c. La materia del documento o del expediente.
d. La tipología documental a la que pertenece.
2.Asignación de la unidad documental a la serie a la que pertenezca (directamente del índice o tesauro del cuadro de clasificación).
3.Identificación de la serie en la jerarquía del cuadro de clasificación.
4.Verificación del proceso. Para comprobar que el proceso se ha ejecutado correctamente, es decir que la unidad documental pertenece a la serie seleccionada y que la serie tiene su lugar en la jerarquía.
5.Asignación del código de clasificación. Se indicará en el campo correspondiente de la base de datos de descripción y en la carpetilla.
4.Ordenación de documentos
Con la ordenación establecemos un orden dentro de esos conjuntos. Se aplica:
– a los documentos y expedientes dentro de cada serie documental
– a los documentos dentro de cada expediente
Existen tres tipos de ordenación: alfabética, cronológica y numérica. Cada serie precisa un tipo de ordenación específico, teniendo en cuenta dos principios:
1.La simplicidad: debe ser un sistema sencillo
2.La expansión: en series abiertas debe permitir la inclusión de nuevos documentos.
La ordenación alfabética es recomendable para expedientes o documentos relativos a personas, instituciones o lugares. Puede ser tanto secuencial como jerárquica. Presenta las siguientes ventajas:
– Es un sistema sencillo.
– Tiene una amplia difusión
– Facilita la localización directa del expediente o del documento, sin instrumentos intermedios
Hay que tener en cuenta los siguientes inconvenientes:
– Al aumentar la documentación aumentará también el número de separaciones subalfabéticas, lo cual provoca errores en la ordenación y en la búsqueda de documentos.
– En archivos abiertos hay que hacer previsiones de espacio para los nombres más comunes
– En nombres formados por varios términos puede haber varias interpretaciones de ordenación.
– No es un método universal
La ordenación cronológica se basa en la fecha de los documentos, interpretando los tres elementos temporales siempre de mayor a menor (año, mes y día). Es un procedimiento de ordenación apropiado para documentos financieros. Presenta una gran ventaja: es un sistema universal. Cuenta con inconvenientes:
– Problemas para la búsqueda: hay que conocer la fecha exacta del documento que se necesita.
– A menudo la fecha de varios documentos es la misma, por eso es necesario usar otro sistema de ordenación complementario.
La ordenación numérica consiste en adjudicar a cada documento o expediente un número de forma correlativa, sirve como elemento localizador. Exige elaborar una base de datos complementaria con los asuntos, personas, instituciones o lugares de los documentos, con el fin de permitir su localización.
Su principal ventaja es la universalidad. Presenta varios inconvenientes:
– Es un sistema que no se puede usar solo
– Plantea problemas de lectura cuando se llega a números excesivamente grandes.
– Puede provocar problemas de localización cuando se dan de baja documentos y se vuelven a emplear los mismos números
5.Operaciones complementarias a la clasificación y la ordenación
Durante la ordenación de los documentos, es preciso llevar a cabo varias actividades de carácter físico destinadas a controlar y conservar la documentación:
•Desdoble o despliegue. Con documentos históricos de determinadas épocas en las que era común el doblado de los documentos.
•Sellado. Tiene los siguientes fines: garantizar la propiedad de los documentos, evitar las falsificaciones y reconocer los documentos extraviados. Se hará con un sello de impronta pequeña y legible. En los documentos cosidos se sellará sólo el primer folio. Los mapas y planos se sellarán al dorso.
•Agregación. Si se detecta algún documento que no está en el lugar correcto es necesario restituirlo al lugar adecuado.
•Foliación. La numeración secuencial de los folios de cada expediente se hará con lápiz en la parte superior izquierda de los mismos.
•Instalación. La instalación física no debe dañar la documentación y se debe asegurar su conservación.
•Signaturación. De diversos tipos:
– Signatura numérica correlativa.
– Signatura representativa, formada por códigos o expresiones que permiten identificar el fondo, las divisiones de fondo y la serie a la que pertenece.