Documentos Mercantiles:

Los documentos mercantiles suelen tomar forma en el momento en que la operación se realiza, y su objeto es el de certificar entendimiento que existe entre las dos partes que han efectuado un convenio. Puede ser el ticket que emite una caja registradora de ventas, el cual se entrega a el clienteque ha hecho una compra al contado, o bien un complicado contratode muchas páginas relativo al arrendamientode una costosa maquinaria; pero tanto en uno como en otro caso describe la operación en forma escrita, reduciendo así en gran parte las posibilidades de discrepancia futuras por parte de los interesados.

IMPORTANCIA DE LA DOCUMENTACIÓN MERCANTIL

La importancia de la documentación mercantil es tal que ha creado normasespeciales de caráctertécnico y disposiciones legales para impresión, archivo y conservación de los distintos documentos que se utilizan en las operaciones mercantiles. Aún los formulariosde simple orden interno para tramitación entre dependencias de una misma empresa constituyen elementos probatorios que permiten seguir el curso de un lote de mercancías, identificar un envío de dinero o exigir el cumplimiento de una norma o disposición interna cualquiera como pudiera ser la de reclamar al Departamento de Compras, haciendo mención de la fecha y número de una solicitud de compras, el que un pedido no se hubiera recibido dentro del plazo establecido.

TIPOS DE  REGISTROS CONTABLES

• El asiento de Apertura
  Este es el primer asiento que se hace en contabilidad. Se realiza al iniciarse las actividades o al inicio del ejercicio económico.

ASIENTOS OPERATIVOS.Recogen, en el orden cronológico en el que vayan acaeciendo, las operaciones con trascendencia contable que tienen lugar en la empresa a lo largo de un ejercicio.

• ASIENTOS DE AJUSTE. Son los que permiten corregir en la contabilidad las desviaciones y distorsiones que, al cierre del ejercicio, hayan sido detectadas, a efectos de alcanzar la imagen fiel de la situación económico-financiera y patrimonial en esa fecha

• ASIENTO DE CIERRE. Es también un registro formal de carácter técnico, cuya única pretensión es cerrar al finalizar cada ejercicio todas las cuentas que mantengan saldo (las cuentas de balance).

CLASIFICACIÓN

• NEGOCIABLE
• NO NEGOCIABLE: Se entiende por documentos Mercantiles no negociables aquellos creados para dar fe o dejar constancia de haberse realizado una operacion comercial.
• Cheque
• Certificado:
• AUTORIZACIONES: Proceso destinado a determinar que tipos de actividades se permiten. Normalmente, la autorización, está en el contexto de la autentificación.
• PAGARE:
• NOTA DE DEBITO:

SISTEMAS DE COMPROBANTES CORRIENTES O NO NEGOCIABLES.

A ) Comprobantes de compras: procedimientoque se adopte para las compras, como todo el sistemade contabilidad, deben adaptarse a la organización interna de la empresa. El departamento encargado de la compras ha de recibir aviso de las mercancías que necesiten él, o los departamentos de ventas, lo cual suele hacerse mediante solicitudes de compras o requisiciones de material, en virtud de las cuales se transmita la adquisición de las mercancías en las cantidades que dichos documentos indiquen. Teniendo como base estos documentos y una vez consultados los preciosa los distintos proveedores, se procede a enviar la orden de compra a aquél que ofresca, como es natural, las condiciones más favorables.

• Documentos corrientes

Solicitud de compra

Orden de compra

La factura

Las notas de debito

b) Comprobantes de ventas:Los procedimientosque se siguen para la venta de mercancías pueden ser mas muy simples o más complicados, según sea la magnitud y particularidades de cada empresa. En empresas de pequeñas de venta al por menor no se hace mas registroque el de ingreso a caja por el importe de las ventas, en otras de mayor importancia la maquina donde se registran las ventas produce un ticket, el cual se entrega a el cliente.

c) Comprobantes de operaciones bancarias:Los chequeshan ocupado el lugar del dinero efectivo en las operaciones mas importantes que requieren el cobro y pago del mismo. En contabilidad suelen considerarse a los cheques como numerario. Cuando una empresahace uso de los cheques, se da por sentado que previamente a depositado dinero en el banco sobre el cual libra sus cheques, y sus depósitos pueden estar constituídos en gran parte por cheque de sus clientes.

SISTEMA DE COMPROBANTES DE CRÉDITO O NEGOCIABLES

La letra de cambio,Es el instrumento negociable que constituye una orden escrita en virtud de la cual una persona manda a pagar a otra, a la orden de un tercero, la cantidad de dinero que exprese. Documento mercantil mediante el cual una persona (el librador) concede un crédito a otra (el librado) comprometiéndose esta última a pagar el importe señalado a la fecha de vencimiento acordada. Como documento mercantil es un instrumento negociable cuya propiedad puede transferirse, de forma que el librador puede diferir del tenedor de la letra. Asimismo, la letra de cambio puede presentarse en una entidad financiera al descuento, es decir, la entidad financiera paga al tenedor el importe de la letra antes de la fecha de vencimiento y se encarga de cobrársela al librado llegada la fecha del vencimiento.

El pagaré:,Es un documento de crédito en virtud del cual una persona promete formalmente pagar una deuda en determinada fecha posterior. Es un título valor o instrumento financiero; documento escrito mediante el cual una persona —el emisor— se compromete a pagar a otra persona —el beneficiario— una determinada cantidad de dinero en una fecha acordada previamente. Los pagarés pueden ser al portador o endosables, es decir, que se pueden transmitir a un tercero. los pagarés pueden emitirlos individuos particulares, empresas o el estado.

El cheque,Es un giro a nombre del Banco donde se tenga establecida la cuenta. Constituye una orden que el titular de la cuenta dirige a su banquero para que éste pague una determinada cantidad al beneficiario que se indique o al portador.

CARTA DE CRÉDITO: Es un instrumento de pago independiente del contrato que dio origen a la relación entre las partes negociantes, es decir, el comúnmente llamado contrato de compra-venta internacional.

REGISTROS CONTABLES

Es la afectación o asiento que se realiza en los libros de contabilidad de un ente económico, con objeto de proporcionar los elementos necesarios para elaborar la información financiera del mismo.

TIPOS DE  REGISTROS CONTABLES

• El asiento de Apertura
  Este es el primer asiento que se hace en contabilidad. Se realiza al iniciarse las actividades o al inicio del ejercicio económico.

ASIENTOS OPERATIVOS.Recogen, en el orden cronológico en el que vayan acaeciendo, las operaciones con trascendencia contable que tienen lugar en la empresa a lo largo de un ejercicio.

• ASIENTOS DE AJUSTE. Son los que permiten corregir en la contabilidad las desviaciones y distorsiones que, al cierre del ejercicio, hayan sido detectadas, a efectos de alcanzar la imagen fiel de la situación económico-financiera y patrimonial en esa fecha

• ASIENTO DE CIERRE. Es también un registro formal de carácter técnico, cuya única pretensión es cerrar al finalizar cada ejercicio todas las cuentas que mantengan saldo (las cuentas de balance).